Документационное обеспечение управления в органах государственной власти

Документационное обеспечение управления определяется как важная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Т.е. делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Это процесс информационного обеспечения, охватывающий весь комплекс управленческой документации в организациях. Управленческая деятельность не может быть эффективной без хорошо организованной и отлаженной системы делопроизводства. В настоящее время идёт процесс административного реформирования государственных органов. В процессе реформ осуществляются изменения в структуре органов государственной власти и управления. Из истории делопроизводства известно, что административно - государственные реформы влекли за собой изменения в делопроизводстве. Эти изменения всегда начинались в государственных органах, и приводили к соответствующим изменениям в делопроизводстве негосударственных организаций. 1 Особенностью управления документооборотом является раздробленность нормативных предписаний в большом количестве законов, которые регламентируют различные направления и виды деятельности, относящиеся к органам государственной власти и управления. Российская модель документооборота в органах власти может быть совместима с современными подходами к процессам управления. Утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства. Можно выделить три особенности российского делопроизводства:

• 1.    контроль за документом начиная с момента его поступления;

• 2.    централизация контрольных функций;

• 3.    единые нормы документооборота.

Контроль за документооборотом предполагает, что документ сначала поступает к руководству, а лишь затем, в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям. Руководитель органа власти обязан владеть всей информацией о работе его подчинённых и вовремя принимать решения по устранению возникающих проблем и координации деятельности служащих. Это позволит вести работу упорядочено, эффективно и ответственно. С документами работают все государственные служащие, как и все сотрудники любой организации. Все документы создаются исключительно для каких-либо целей, например, для закрепления информации при выполнении поставленных задач, или же по требованию контролирующих 2 органов.

Существуют несколько видов документов, которые являются обязательными в работе любого органа власти, такие как:

• 1.    Законодательные, нормативно - директивные, информационно -инструктивные и информационно - методические документы высших государственных органов власти и управления.

• 2.    Собственные организационно - распорядительные документы, состоящие из трёх групп документов:

• 3.    Организационных

• 4.    Распорядительных

• 5.    Информационно - справочных

• 6.    Документы, связанные с оформлением трудовых отношений.

• 7.    Финансовая документация. ³

Таким образом, качество и своевременность подготовки документов влияют на показатели работы как отдельного служащего, так и органа власти в целом, следовательно определяют эффективность работы органа власти. Правила делопроизводства, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации, вновь принимаемые нормативные законодательные акты нацеливают органы власти всех уровней на кропотливую работу по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и всех действующих нормативных актов с учётом обязательного внедрения систем электронного делопроизводства. Инструкции по делопроизводству в органах власти должны быть всегда в актуальном состоянии.4