Информационная модель административно-управленческой системы вуза

О дна из основных задач вуза в современных условиях — управление деятельностью. Создание оптимальных условий организации этого процесса невозможно без эффективного информационно-аналитического обеспечения на базе современных информационно-телекоммуникационных систем, создающих техническую среду и технологические средства для решения функциональных задач обмена, анализа, обработки, хранения информаци [2]. Разработка информационно-телекоммуникационной систем вуза требует анализа информационных процессов его админстративно-управленческой системы и построения модели, направленной на совершенствование организационно-управленческой деятельности, повышение результативности принятия решений. В связи с этим разработка модели процессов информационно-аналитического обеспечения административной системы вуза является актуальной.

В состав предложенной информационной модели административно-управляющей системы вуза (см. рисунок) входят следующие основные элементы: объекты информационного обеспечения, источники информации, информационно- аналитические контуры и виды информации по результатам принятия решений.

На основании анализа информации, поступающей в систему администрации вуза, можно сделать вывод о том, что ее объекты могут быть внешними и внутренними. К внешним объектам информационного обеспечения можно отнести органы системы законодательной власти РФ; министерства и ведомства; органы системы региональной власти; организации, предприятия, вузы, НИИ и т. д.; международные представительства, организации и др.

Основными внешними источниками информации являются законы, стандарты, ГОСТы, патенты, диссертации, авторефераты, мнографии, сборники, журналы, справочники, договоры, электронные сайты, приказы, документы и др.

К внутренним объектам информационного обеспечения можно отнести студентов и аспирантов; преподавателей и сотрудников кафедр; научных и технических сотрудников центров, отделов, лабораторий и других подразделений вуза.

Основными внутренними источниками информации являются: заявления; документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

расчетные документы; служебные записки, отчеты, лабораторные работы; курсовые работы; дипломные работы; бакалаврские работы; научно-исследовательские работы и др.

На рисунке объекты информационного обеспечения и источники информации расположены в левой части. Виды информации, появляющейся в результате принятия решений административно-управленческой системой вуза, представлены в правой части рисунка.

В центральной части находятся пять информационно-аналитических контуров: контур ректората (1); административно-управленческий контур (2); учебный контур (3); научно-технический контур (4) и нижний — обслуживающий контур (5).

Внутренний обмен информацией в системе, предполагающий ее сбор, изучение, анализ и доведение до участников процессов, осуществляется по трем направлениям.

• 1.    По вертикали — сверху вниз (т. е. от руководителей к сотрудникам и студентам). Информация от внешних объектов поступает в систему через отдел управления делами двумя путями: первый путь — непосредственно к ректору. В результате анализа и обработки информации формируются приказы и другие документы, утверждаемые ректором. Данные документы обратно через отдел управления делами доводятся на основании списка рассылки до проректоров, начальников административно-управленческих подразделений, деканов, заведующих кафедрами, руководителей подразделений, центров, начальников обслуживающих и хозяйственных подразделений. При этом следует отметить, что в разных вузах название подразделений, факультетов, кафедр, центров и их положение в структурной схеме может быть различное.

• 2.    По вертикали — снизу вверх (т. е. от сотрудников структурных подразделений и студентов к руководителям подразделений и от руко

• 3.    По горизонтали — между структурными подразделениями, сотрудниками различных структурных подразделений, а также студентами.

Второй путь — информация от внешних источников поступает проректорам вуза, курирующим определенные направления деятельности. На основе полученной информации проректоры готовят документы, которые поступают ректору для принятия решения, направляются по месту запроса в вышестоящие организации, через отдел управления делами передаются в виде распорядительных документов в подразделения вуза для работы с ними. Подготовка этих документов проводится проректорами или по их заданию административными подразделениями, курирующими данное направление.

водителей подразделений к высшему руководству университета).

Руководители структурных подразделений несут ответственность за анализ и своевременное, полное, достоверное доведение до своих сотрудников необходимой информации, полученной по различным каналам от высшего руководства университета, а также за сбор, анализ и представление информации по результатам деятельности структурного подразделения. В их обязанности входит совершенствование форм и методов внутреннего обмена информацией, внедрение информационных технологий в процедуры сбора, обработки и распространения информации в зоне своей ответственности и полномочий, а также обеспечение необходимой доступности данных. Они обрабатывают документы, осуществляют обратную связь с поставщиком информации, т. е. отправляют документы по месту требования согласно распорядительной документации.

Процесс проведения админстративно-управ-ленческой деятельности может сопровождаться обслуживающими процессами, связанными со следующими обслуживающими центрами (О 口 】 一 ОЦ ) и подразделениями вуза: центром информационного развития (ЦИР), пресс-службой (ПС), службой транспортного обеспечения (СТО), службой главного энергетика (СГЭ), ад-минстративно-эксплутационным управлением (АЭУ), службой охраны и безопасности (СОиБ), мультимедиацентром (МЦ), здравпунктом (ЗП), научной библиотекой (НБ) и архивом.

Административно-управленческая деятельность в современных условиях предполагает не только обмен документами, но и возможность обмена информацией в режиме видеоконференции.

В качестве примера рассмотрим процесс информационно-аналитического обеспечения научных исследований в вузе. Процесс проведения научных исследований в вузе основывается на приказе об организации научных исследований, утвержденном ректором, — информационный поток. Приказ доводится до подразделений, отвечающих за организацию научных исследований и контроль за их проведением (в нашей модели — до управления научных исследований и инновационных проектов), и далее направляется во все исследовательские и обеспечивающие подразделения [1].

Студенты и аспиранты

Устав

РЕКТОР

УЧЕНЫЙ СОВЕТ

Положения

Планы

Отчеты

Внешние источники информации

Стандарты J кие сотрудники центров,отделов и лабораторий

Научные и техничес-

Внутренние объекты информационного обеспечения

Внешние объекты информационного обеспечения

Министерства, ведомства

Сотрудники обслуживающих центров и подразделений

Система законодательной власти РФ

Международные представительства, организации, вузы, НИИ и т. д.

Организации, предприятия,вузы, НИИ и т. д.

Система региональной власти

ПР

ПР

ПР

ПР

ПР

УД

АУЦ

辛

Филиалы

・ I I Кафедры

Акты

Заявки

Обслуживающие

ОЦ і    ОЦ₂   ОЦ з    ....

ОЦ

Инструкции

Научные библиотеки

Заявки, научные и технические работы, документы, отчеты и др.

Внутренние источники информации

Заявления,документы, статьи, тезисы, отчеты и др.

Заявления, КР, ЛР, НИР, г 出 УИРС, БР, статьи и др.

Заявки, работы, документы, отчеты, служебные записки и др.

Законы, стандарты, ГОСТы, патенты, диссертации, авторефераты, монографии, сборники, журналы, справочники, договоры, электронные сайты, приказы, документы и др.

Проректоры

Приказы

Распоряжения

Административно-управленческие центры

АУЦ і АУЦ₂

Преподаватели и сотрудники кафедр

Факультеты

Технопарки, центры

Решения ученого совета

А. А. Нассер, А. А. Гуламов. Модель административно-управленческой системы вуза

Модель процессов информационно-аналитического обеспечения в вузе

У

формации на доступных ресурсах внешних источников.

На основе проведенного анализа оценивается возможность получения гранта для организации научного исследования в рамках вуза. Данный анализ включает оценку уровня подготовки научных кадров; опыт проведения исследования; наличие необходимого научного, технического и вспомогательного оборудования; смету прямых и накладных расходов. В соответствии с результатами анализа инициативным научным коллективом и его руководителем разрабатывается пакет документов конкурсной заявки на проведение научного исследования.

Пакет документов заявки направляется в юридический отдел вуза для согласования, затем поступает на рассмотрение ректору, а после утверждения ректором направляется внешнему заказчику для участия в конкурсе заявок.

Пакет документов о положительном решении по заявке на проведение исследования и порядке финансирования работ поступает ректору вуза. На основании полученных документов издается приказ (распоряжение) о начале проведения исследований, порядке их финансирования, отчетности и руководителе работ. Данная информация поступает проректору по науке, руководителю работ, проректору по общим вопросам, в управление научных исследований и инновационных проектов, в финансовое управление.

Руководитель работ совместно с инициативной научной группой готовит проект договора на проведение научных исследований по теме, определяет ответственных исполнителей и исполнителей работ, календарный план работ, техническое задание и смету расходов. Данный документ после согласования в юридическом отделе поступает в управление научных исследований и инновационных проектов и утверждается руководителем его хозрасчетного подразделения. На основании этого договора научная группа во главе с руководителем проводит научные исследования.

Итоговый отчет по результатам проведенных научных исследований заслушивается на заседании научно-технического совета вуза и после утверждения ректором полного комплекта отчетной документации направляется заказчику.

Таким образом, на основе структуризации функциональных связей внешних и внутренных источников информации админстративно-управ-ленческой системы вуза создана информационная модель. Данная модель имеет контуры ад-

Курирование выполнения пунктов приказа возлагается на проректора по науке. Непосредственную работу с учеными и научными подразделениями проводят сотрудники управления научных исследований и инновационных проектов, подчиненного проректору по науке. Сотрудники этого управления осуществляют запросы и поиск у возможных объектов всех видов информации об организации научных исследований и порядке их финансирования по различным научным направлениям, существующим и развивающимся в вузе. Данная информация в современных условиях выставляется на информационных ресурсах внешних объектов, организаций-грантодателей, их представителей и посредников. Информация об организации научных исследований и порядке их финансирования поступает в управление научных исследований и инновационных проектов, сотрудники которого анализируют ее и доводят до ученых и научных подразделений в соответствии с их научными направлениями и интересами. Таким образом, осуществляется доведение информации до ученых и сотрудников научных подразделений для ее анализа, обработки и принятия решения о возможности организации научных исследований в рамках вуза по предложенному направлению.

Кроме того, поиск всех видов информации у возможных внешних заказчиков об организации научных исследований и порядке их финансирования осуществляется учеными и научными сотрудниками самостоятельно. Также возможен поиск научных партнеров в РФ и за рубежом, совместное или самостоятельное участие в конкурсе на получение гранта. Данный вид поиска в основном осуществляется на интернет-ресурсах внешних заказчиков в РФ или зарубежных и международных организаций-грантодателей. В этом случае информация об организации научных исследований и порядке их финансирования поступает непосредственно ученым и сотрудникам научных подразделений вуза, которые анализируют ее с точки зрения возможности организации научных исследований в рамках вуза по предложенному направлению. Проводится поиск всех видов научно-технической информации по рассматриваемому и смежным направлениям. Этим занимаются обеспечивающие подразделения, которые осуществляют поиск в информационных ресурсах вуза или во внешних источниках. Для проведения экспресс-анализа ученые и научные сотрудники организуют самостоятельный поиск научно-технической и смежной ин

министрации, организации и управления, исполнения и обеспечения процессов управления вуза, анализа основных информационных потоков, учета внедрения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международных стандартов серии ISO 9001.

В представленной модели участники системы объединены информационными связями, обеспечивающими выполнение всех бизнес-про-цессов вуза, структурный анализ которых и его последующая реализация в интегрирующем программном обеспечении является главным путем построения единых интегрированных информационно-телекоммуникационных систем вуза.

• 1.    Нассер А А, Гуламов А А Модель процессов информационно-аналитического обеспечения научных исследований технического вуза // Современные проблемы образования : материалы науч.-техн. конф. Курск, 2010. Ч. 1. С. 93—95.

• 2.    Титоренко Г А. Информационные технологии управления. М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2002. 439 с.