Использование корпоративных социальных сетей на российских предприятиях

В современном мире невозможно и дня прожить без телефона, планшета, компьютера. Нам постоянно необходим доступ к интернету. С его помощью можно быстро узнать, что происходит в мире, посмотреть интересующую нас информацию, но чаще всего мы проводим свое время, общаясь в различных мессенджерах и социальных сетях. Всего 10 лет назад активных пользователей социальных сетей было около 10 % от числа проживающих на территории России. С каждым годом процент стремительно увеличивался. По статистике, в 2017 году 45 % пользуются хотя бы одной социальной сетью почти каждый день, а 62 % пользуются хотя бы раз в неделю. Максимальный уровень – 91 %, зафиксирован в группе от 18–25 лет. А от 25 до 34 лет 69 % постоянно пользуются социальными сетями. Тяга к социальным сетям имеет не только психологический характер. Она проявляется и на уровне физиологии благодаря двум веществам, производимым нашим мозгом: дофамину и окситоцину [1].

Раньше ученые полагали, что дофамин – это гормон удовольствия, однако сейчас они убеждены, что этот нейромедиатор отвечает за наши желания. Выработку дофамина стимулирует непредсказуемость, тизерность получаемой информации, а также возможность получения вознаграждения. Все это в избытке присутствует в социальных сетях.

После 10 минут пребывания в социальных сетях также увеличивается на 13 % уровень оксито- цина в крови человека. Окситоцин способствует снижению уровня стресса, возникновению чувства любви, доверия, сочувствия. Все эти ощущения мы испытываем, находясь в социальных сетях.

Многие современные компании уже давно завели собственные сайты в интернете, аккаунты в социальных сетях, различные тематические порталы и многое другое. Но все это направлено на развитие только внешних коммуникаций компании. Теперь стоит задача, как использовать постоянно растущую популярность интернета для развития и улучшения внутренней коммуникации, как обеспечить информационную поддержку сотрудников, а также оптимизировать различные рабочие процессы, тем самым принося бизнесу только пользу. На данный момент уже существуют различные варианты – это корпоративные порталы и интранеты, но большинство из них либо не пользуются популярностью у сотрудников компаний, либо просто не прижились и ими никто не пользуется. На почве этого созрел весьма логичный вопрос, если самым большим спросом пользуются именно социальные сети и мессенджеры, то почему нельзя сделать то же самое только для бизнеса, для компаний. По данным исследовательской компании Gartner, в США каждая вторая компания уже пользуется корпоративными социальными сетями [2]. На российском рынке корпоративные социальные сети тоже набирают популярность, но не настолько быстрыми темпами, хотя как инструмент внут- ренней коммуникации они могли быть решить множество проблем, стоящих перед компаниями: от формирования грамотной информационной базы вплоть до повышения эффективности работы в несколько раз.

Современные тенденции рынка информационных технологий – мобильность сотрудников, возрастающее количество удаленно работающего персонала, требуют от компаний гибкости в организации бизнес-процессов. Корпоративные социальные сети помогают компаниям решить эту задачу и, при грамотном использовании, повышают продуктивность работы сотрудников.

Что такое корпоративная социальная сеть, наиболее полно раскрывает следующее определение. Корпоративная социальная сеть (КСС) – это портал для определенной целевой аудитории компании, построенный по принципу социальной сети и включающий расширенный функционал для общения и взаимодействия между участниками. Корпоративная социальная сеть может разрабатываться как для сотрудников компании, так и для ее внешней аудитории – партнеров, дилеров и пр. Как правило, доступ в корпоративную социальную сеть закрыт для внешних пользователей. КСС являются результатом деятельности разработчиков программного обеспечения и служат для организации внутрикорпоративного общения, обмена информаций и даже как инструмент HR-брендинга.

Появление такого инструмента внутренних коммуникаций можно объяснить и с точки зрения трудовой психологии, и с точки зрения менеджмента.

Формирование комфортных психологических условий и привязанности к предприятию зависит от того, насколько коллектив сплочен и не противодействуют ли друг другу малые коллективы. Корпоративность в коллективе является одним из важнейших условий успешного функционирования предприятия. В практической трудовой деятельности человек проходит несколько психологических этапов: профессиональный выбор, профессиональная адаптация и самоидентификация, формирование собственного пространства на рабочем месте, налаживание отношений с коллективом и другие [3]. Во всем этом может помочь корпоративная социальная сеть, в первую очередь, она необходима самим сотрудникам для поддержания психологически комфортных условий труда.

В сфере менеджмента лучшими считаются японцы – основоположники системы менеджмента качества и концепции кайдзен [4]. Один из основных элементов кайдзен – командная работа. Работа в команде предполагает постоянный обмен информацией, взаимное обучение, своевременное выполнение своих обязанностей и прочее. Именно японцами в середине прошлого века и был заложен концептуальный фундамент корпоративных социальных сетей, ведь они быстро поняли, что эффективно работает та компания, где счастливые и довольные сотрудники. Вообще человеческий капитал можно рассматривать, как основной актив организации, способный учиться, изменяться, вводить новое и создавать дух творчества. Компании должны делать инвестиции в этот актив, чтобы обеспечить себе выживание и рост.

В 1990-е годы начали формироваться первые социальные (Theglobe.com, GeoCities, Tripod.com, Classmates.co) онлайн-сообщества, где пользователи могли общаться друг с другом. Они имели простые в использовании инструменты публикации информации. Бизнес-сообщество не смогло быстро сориентироваться и использовать сайты социальных сетей для достижения своих целей. В начале 2000 годов социальные сети начинают широко использоваться коммерческими организациями для привлечения новых клиентов и увеличения объема продаж, а также разрабатываются первые интранеты с отдельными социальными модулями. Первая российская корпоративная социальная сеть DaOffice появилась в 2010 году.

Как уже говорилось ранее, помимо корпоративных социальных сетей еще существуют корпоративные порталы, интранеты и интранеты с социальными модулями. Они есть практически у каждой компании, которая серьезно относится к развитию внутренних коммуникаций и хранению информационной базы. При этом есть весьма значительные отличия между данными инструментами внутренней коммуникации и корпоративными социальными сетями. По-сути, интранет – это инструмент, решающий исключительно бизнес-задачи, но социальных функций не выполняющий, существует две технологии его построения в компаниях: ЕСМ-системы и корпоративные порталы. Корпоративный портал (социальный интранет) – помимо того, что подразумевает наличие базы данных, объединяет информационные системы и системы бухгалтерского учета, управления проектами, файловыми ресурсами, портал частично решает и социальные функции. Разработчики предлагают большое количество вариантов порталов, самыми популярными из которых являются Microsoft SharePoint, DeskWork, WSS Portal, IBM, WebSphere Portal, Oracle WebCenter Portal.

Разница между корпоративными социальными сетями и порталами:

• 1.    Главное отличие в том, что для существования портала необходим модератор (администратор), которой генерирует группы, наполняет портал контентом, открывает доступ к тем или иным файлам. Эта особенность может сделать портал не слишком мобильным, не способным оперативно реагировать на нужды и интересы пользователей. В КСС же контент создается самими пользователями. Такой подход практически полностью отражает настоящие интересы сотрудников и связи между ними. Коммуникации направлены снизу

• 2.    У портала нет возможности для свободного общения пользователей, он существует со всем для других целей. Общение – один из самых главных инструментов для построения хороших отношений между коллегами и создания благоприятных условий труда. Общаться можно и через портал, и через почту, но психология человека устроена таким образом, что он никогда не будет свободно общаться через официальный рабочий инструмент, где каждый разговор и каждая переписка должны преследовать определенную цель. Сотрудник чувствуют себя в рамках и его угнетает, что от любого его действия в портале ждут результат.

• 3.    У корпоративной социальной сети удобный и понятный интерфейс и функционал. Не надо долго привыкать, учиться использовать, запоминать, что и где находится. Это делает ее более удобной в использование, в отличие от портала.

вверх, а не сверху вниз как в случае с порталами. Размещается не «избранный» контент, прошедший несколько проверок, а большой объем информации, реальная база корпоративных знаний. Администратор всё же нужен и в корпоративной социальной сети, но скорее для ее технического обслуживания, а не для создания контента.

На сегодняшний день на рынке представлены корпоративные порталы с функциями социальной сети – Yammer, Jive, CyberCloud, Битрикс 24, Microsoft SharePoint, Podio. Среди чисто социальных сетей для бизнеса выделяют – Facebook Workplace, DaOffice, отечественные «Пряники» и LOQUI BUSINESS. В основном все приложения платные, цена зависит либо от количества сотрудников компании и выбранного тарифа, либо от того, на какое время приобретен пакет услуг и вариант его реализации. Почти все перечисленные корпоративные порталы и социальные сети имеют одинаковые возможности – создание личной страницы сотрудника, формирование рабочих групп и групп по интересам, ведение микроблога, обмен документами, сообщениями и изображениями, поиск людей, групп и текстов, формирование и использование базы знаний, возможность участвовать в обсуждениях и отмечать понравившиеся публикации коллег. Многие используют геймификацию, награждая своих сотрудников за активность и выполнения заданий в сети.

Функционал КСС тоже не сильно отличается, в основном это:

• –    Календарь. На календаре отмечены даты всех совещаний, планерок и важных встреч. Сотруднику удобно ориентироваться и планировать свои действия.

• –    Информационная лента. Своего рода новости из жизни главного офиса и филиалов, причем каждый сотрудник имеет возможность публиковать их самостоятельно. Для совместной работы есть ленты по отделам, в которых можно делиться рабочей информацией, вести обсуждения, предлагать идеи.

• –    Публикация контента. Сотрудники сами решают, что им выкладывать и в какой форме.

• –    Уведомления и напоминания. Руководство доносит до сотрудников важную и актуальную информацию, а сотрудники, в свою очередь, всегда в курсе последних событий в компании.

• –    Инструменты для обсуждения. Совместное обсуждение не редко позволяет сотрудникам решить поставленные задачи в несколько раз быстрее. В чатах, блогах, отзывах и комментариях сотрудники общаются по самым разным вопросам и поводам, делятся наработками и результатами.

• –    Доступ к контактной информации. Найти конкретного сотрудника можно не только по его имени, но и по должности или филиалу. Функция незаменима для новичков, поскольку позволяет им легче ориентироваться в компании.

Разница всех приложений в том, что некоторые лучше подойдут для больших компаний, некоторые, наоборот, для маленьких, у некоторых приложений нет мобильной версии или просто не адаптированы для российского рынка, некоторые приложения слишком дорогие, некоторые могут интегрироваться с другими программами. Например, как у IBM Connections интеграция с Microsoft Office и это позволяет редактировать документы прямо из сети.

Исследования Ipsos для Microsoft показали, что около 40 % сотрудников различных организаций уверены, что социальные сети будут способствовать эффективному взаимодействию с коллегами, а 31 % готовы даже тратить собственные деньги за такую возможность. У использования корпоративных социальных сетей есть множество преимуществ по сравнению с использованием порталов и интранетов [5].

КСС дают возможность быстрой генерации новых идей через открытое совместное обсуждения и увеличивают вовлеченность сотрудников в процессы компании. По данным Агентства внутренних коммуникаторов рост уникальных идей/предложений, поданных сотрудниками, увеличивается на 48 %, рост доли внедренных идей на 25 %, рост заинтересованности сотрудников на 18– 25 %. Минимизируют затраты рабочего времени сотрудников на поиск необходимой информации и помогают адаптации новых сотрудников. Сокращение на 15 % затрат на адаптацию и обучение новых сотрудников и снижение на 7 % увольнения только пришедших сотрудников из-за трудностей адаптации [6].

McKinsey Global Institute в своем исследовании пришли к тому, что использование корпоративных социальных сетей повышает скорость обмена информацией на 77 %. Удовлетворенность сотрудников увеличивается на 41 %. Предоставляются возможности для удаленной совместной работы и мотивации персонала, а также для повышения лояльности сотрудников. Расходы на связь снижаются на 60 %, в то время как расходы на командировки сокращаются на 44 %, доступ к знаниям внутренних экспертов становится проще на 52 % [7].

HeadHunter провел для Microsoft в России онлайн-опрос среди 138 российских компаний, посвященный практике использования корпоративных социальных сетей. Исследование показало, что 25 % из числа компаний – участников опроса уже используют корпоративные социальные сети, еще 18 % респондентов используют закрытые группы в социальных сетях. Более половины компаний, внедривших корпоративные социальные сети, утверждают, что получили положительные результаты от их использования. В опросе приняли участие сотрудники HR-отделов, руководители подразделений и высшее руководство компаний различных регионов России.

Результаты опроса представлены на рисунке.

са, сотрудник в любой момент может обратиться за помощью к коллегам и узнать все необходимое, и при этом его не будут отвлекать от работы другие социальные сети, потому что свою потребность в общении он уже удовлетворил и с пользой для рабочего процесса. Преимущества использования ККС представлены в таблице.

Корпоративная социальная сеть, в отличие от других инструментов профессионального взаимодействия внутри компании, не насаждается «сверху вниз», не «придумывается» сисадмином в силу его обязанностей, а существует и развивается гармонично – в одной социальной плоскости со всеми сотрудниками, принадлежащими к различным подразделениям и занимающими различные должности в организационной иерархии. Внедряя этот продукт, вы даете всем вашим сотрудникам право голоса.

Как бы ни были хороши социальные сети, они

команды

Результаты опроса российских компаний

Более 50 % предприятий, использующих корпоративные социальные сети, отметили значительное повышение качества работы персонала. Около 30 % компаний отмечают положительное влияние корпоративных социальных сетей на процесс создания сплоченной команды сотрудников [8].

Наличие корпоративной социальной сети в компании воспринимается как часть корпоративной культуры, как свидетельство того, что руководство заинтересовано в подчиненных и стремится создать для них комфортные условия. С помощью КСС можно устраивать онлайн-конференции и семинары в сети как альтернативный вариант очным мероприятиям, на которые компании нередко тратят значительные средства. С точки зрения психологии КСС помогают снизить уровень стрес- не пользуются большой популярностью, если вернуться к исследованию Ipsos для Microsoft, то можно сказать, что российские работодатели в принципе поддерживают использование своими сотрудниками интернет-сервисов, но только таких, как электронная почта, видеоконференции, ленты новостей, облачные сервисы и интранеты. В исследовании принимали участие компании из 32 стран мира, где количество персонала насчитывает не менее 100 специалистов, которые каждый день используют ноутбук, смартфон, планшет и персональный компьютер для работы. На данный момент в 34 % организаций запрещено использование социальных сетей, а в 29 % запрещено использование микроблогов, хотя многие участники исследования уверены в том, что корпоративная социальная сеть – полезный инструмент для эффективной работы.

Преимущества использования ККС

ККС дает возможности бизнесу	ККС решает проблемы сотрудников
•    Стирает границы •    Выявляет персональные интересы •    Укрепляет команду •    Мгновенно информирует •    Дает обратную связь •    Повышает лояльность •    Отражает настроение внутри коллектива •    Кросс-маркетинг •    Позволяет управлять мнением •    Развивает и обучает персона	•    База знаний •    Участие в группах по интересам •    Прямое общение •    Мозговые штурмы •    События и корпоративные возможности •    Донесение своих мыслей и идей •    Быть в курсе событий •    Создание личных событий, мест, товаров и услуг •    Самовыражение •    Геймификация

Это связано с тем, что работодатели беспокоятся о том, что сотрудники будут много времени проводить в КСС без толку, отвлекаясь от работы и при этом мешать работать остальным.

Действительно, существуют определенные риски, связанные с решением использовать корпоративные социальные сети. Могут возникать ситуации, когда у проекта КСС был успешный старт, все заметили очевидную пользу и активно начали пользоваться соцсетью, выкладывать материал, писать сообщения, но потом резко забросили и потеряли весь интерес. Это вина не соцсети, и не вина сотрудников. В такой ситуации виноваты начальники отделов, менеджеры высшего звена. Они перестают пользоваться КСС, потому что и так с легкостью могут обсудить всю информацию с друг другом и сотрудники тоже начинают сомневаться в её важности и необходимости. Или ситуации, когда корпоративная социальная сеть может стать просто социальной. Сотрудники могут забыться и начать общаться не только о работе, выкладывать контент, который не имеет никакого отношения к компании и бизнесу, тогда толку от КСС нет никакого. Сотрудники также тратят свое рабочее время впустую в интернете, только теперь под официальным предлогом. Чтобы подобных ситуаций не складывалось, нужно назначать ответственных за соцсети, поскольку отличительная особенность КСС – отсутствие модераторов (администраторов), то просто необходим человек из коллектива, который бы во время мог заметить изменения в контенте и исправить ситуацию

Создание корпоративных социальных сетей позволяет повысить уровень вовлеченности сотрудников в работу, что, в частности, сокращает текучку кадров, а также позволяет руководству получать информацию со всех концов организации, принимая верные управленческие решения. Сотрудники, которые уже привыкли к общению в социальных сетях и мессенджерах, ждут от компаний, что и внутрикорпоративные коммуникации будут такими же простыми и удобными.

Несмотря на некоторые трудности при внедрении корпоративных социальных сетей, аналитики из компании Gartner считают, что распространение и применение соцсетей будет стремительно расти.

Основным толчком к развитию корпоративных социальных сетей будет не что иное, как забота о собственном коллективе. Наиболее продвинутые руководители прекрасно понимают, что они просто не в силах запретить соцсети на рабочем месте. Процесс их использования сложно проконтролировать, так лучше уж тогда позволить сотрудникам пользоваться корпоративной социальной сетью, которая не просто дает преимущества обычных соцсетей, но и повышает эффективность работы. Переход к быстрому общению – фактор, способствующий развитию корпоративных социальных сетей. Электронная почта в основном используется для пересылки официальной информации, а общение, включая деловое, постепенно переходит в сети и мессенджеры. Рынок корпоративных социальных сетей начал активно развиваться. Лидерами по использованию корпоративных сетей в России стали банки и предприятия из сферы ритейла. В ближайшие два-три года за ними потянутся и менее решительные фирмы и еще столько же времени потребуется для того, чтобы внедрить корпоративные социальные сети и в самые консервативные компании.