Исследование технологических аспектов использования в управлении электронных документов

С развитием информационных технологий, обществу открывается все больше возможностей, помогающих упростить и ускорить работу с документооборотом и управление электронной документацией. Их воздействие касается государственных структур и институтов общества, экономической и социальной сфер жизни, науки и образования, а также культуры. 1

Целью автоматизации процесса работы любого предприятия - является повышение эффективности работы всей системы. В рамках этой задачи, и стоит рассмотреть один из важнейших критериев — технологические аспекты в работе.

Абсолютно каждая организация имеет дело с определенным набором документов. В таком случае, сложно обойтись без электронных документов и автоматизированной работы с ними. Электронный документооборот позволяет компаниям работать в едином информационном пространстве, экономить время доставки документов, а также экономить на расходных материалах, которые тратятся при работе с материальными носителями информации.2

На сегодняшний день существует масса программ, в разы упрощающих документооборот как внутри предприятия, так и за его пределами. К ряду таких программных средств можно отнести:

• -    средства для групповой работы (ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

• -    систем управления особыми видами документов (в частности, PDM -систем);

• -    специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).³

Разумеется, при использовании таких средств, должны выполняться некоторые требования, а именно:

• -    поддерживание всего жизненного цикла того или иного документа (т.е. от его первоначальной регистрации и вплоть до его списания);

• -    высокая скорость обработки;

• -    конфиденциальность и защита документации;

Конечно же, все мы понимаем, что в любой системе есть недочеты и свои «слабые стороны», например неидеально автоматизированная и слаженная работа (задержки и излишние придаточные действия). Также немаловажной проблемой при внедрении новых технологий является некоторое «сопротивления» сотрудников предприятия. Пожалуй, это происходит в силу страха перед нововведениями и консерватизма, люди боятся потерять работу и быть замененными «машинами». Поэтому для эффективной и слаженной работы следует выбирать преданных и надёжных 4 сотрудников.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе предприятия, рациональную организацию производства, а также снижение психологических нагрузок работников, что довольно таки важно. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшается.

И пусть в работе с различными программными обеспечениями и существуют некоторые недочеты, но тем не менее, проблемы, возникающие при внедрении системы, в большинстве своем достаточно хорошо изучены и имеют эффективные методологии решения.

Таким образом, заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.