Эффективное управление запасами в медицинской организации

Тырхеева Н. Р., Залуцкая Н. А., Шатова Ю. С. Эффективное управление запасами в медицинской организации // Вестник Бурятского государственного университета. Медицина и фармация. 2025. № 1. С. 29–36.

В настоящее время в медицинских организациях (МО) все чаще внедряется «канбан» ― метод организации процесса производства, транспортировки и снабжения запасами, позволяющий реализовать принцип «точно в срок» / «точно вовремя» [1]. Карточка обеспечивает визуальное управление, с помощью которой организуется равномерный и эффективный поток материальных запасов в подразделения [2; 3]. Существует несколько вариантов методик расчета количества карточек «канбан», реализованных в сферах промышленности и логистики товаров. Особенности использования, транспортировки и хранения лекарственных препаратов и медицинских изделий (ЛП и МИ) с учетом нормативноправового регулирования требует модификации формулы расчета карточек «канбан» [4].

Актуальность внедрения принципов бережливого производства в системе здравоохранения обусловлена необходимостью повышения эффективности работы медицинских организаций в условиях ограниченного финансирования [5]. Исследования показывают, что оптимизация логистических процессов в медицинских организациях может привести к снижению затрат на 10–30% без ущерба для качества медицинской помощи [6].

Цель исследования. Провести расчет количества карточек «канбан» по каждой номенклатурной позиции ЛП и МИ для реализации принципа вытягивания при управлении запасами в медицинской организации.

Материалы и методы исследования

Для определения потребности в медицинских изделиях использовался ретроспективный подход к оценке фактических затрат с помощью медицинской информационной системы МО, для лекарственных препаратов ― проспективный подход с учетом клинических рекомендаций.

Для оценки важности применения лекарственных препаратов проводился ABC/VEN-анализ. Применена формула расчета суточной нормы расходования материальных запасов. Рассчитано количество карточек «канбан» для каждой номенклатурной позиции материального запаса с учетом делимости упаковки при помощи формулы, которая учитывает время цикла транспортировки, период транспортировки, время такта и объем материальных запасов на 1 карточку «канбан».

Расчет количества карточек «канбан» проводился по формуле:

К = (D × L × (1 + α)) / C где К ― количество карточек «канбан»; D ― средний дневной расход материальных запасов; L ― время пополнения запасов (в днях); α ― коэффициент страхового запаса (принимали равным 0,2); C ― объем материальных запасов на 1 карточку «канбан».

В рамках исследования были применены следующие методы:

• 1.    Картирование потока создания ценности, организация рабочего пространства по методу 5С, канбан, визуализация, стандартизация.

• 2.    Проведение «Диагностики и целевого состояния».

• 3.    Наблюдение и хронометраж.

• 4.    ABC/VEN анализ лекарственных препаратов.

• 5.    Определение объема материальных запасов на складе МО.

• 6.    Определение объема материальных запасов в кабинете МО.

• 7.    Картирование текущего состояния потока создания ценности.

• 8.    Анализ проблем.

• 9.    Построение карты целевого состояния и составление плана мероприятий по его достижению.

Основанием для выбора проекта послужили следующие причины:

• 1.    Длительные сроки исполнения заявок и поставки медицинских изделий с поликлинического склада в процедурный кабинет.

• 2.    Временные затраты сестры кабинета на получение и раскладку МИ в процедурном кабинете составляют 40 минут, что не позволяет рационально использовать временные ресурсы медицинской сестры для работы с пациентами.

• 3.    Нарушен уровень запасов МИ в процедурном кабинете и составляет 10–15 дней, что не позволяет рационально использовать финансовые ресурсы учреждения.

• 4.    Временные затраты старшей сестры на подсчет реальных остатков составляют 3–4 часа при проведении инвентаризации, что не позволяет рационально использовать временные ресурсы старшей медицинской сестры поликлиники для работы с персоналом.

• 5.    Важным аспектом при внедрении проекта посчитали выявление перерасхода денежных затрат при заказе МИ.

Исследование проводилось на базе ГБУЗ «Кабанская ЦРБ» в период с октября 2024 по март 2025 г. Были проанализированы данные о расходовании медицинских изделий и лекарственных препаратов в процедурном кабинете поликлиники за предшествующие 6 месяцев.

В ходе анализа были выявлены следующие проблемы:

• •    Нарушен уровень запасов ЛП и МИ в кабинетах старших сестер и составляет 30 дней, что не позволяет рационально использовать финансовые ресурсы учреждения. Целевой уровень — 10–15 дней.

• •    Нарушен уровень запасов ЛП и МИ в функциональных кабинетах и составляет 10–15 дней. Целевой уровень — 5 дней.

После анализа анкет, листов проблем и листов предложений на рабочем собрании администрации и участников процессов после открытого обсуждения было принято решение о подготовке проекта «Эффективное управление запасами в медицинской организации, снабжении отделений и кабинетов по принципу «точно и вовремя». Первым подпроектом был выбран процедурный кабинет поликлиники с целью уменьшения доли запасов ИМН. Приказом учреждения от 25.10.2024 № 325-ОД утверждена рабочая группа.

Реализация проекта проходила на базе ГБУЗ «Кабанская ЦРБ» в процедурном кабинете поликлиники. Для внедрения принципа «точно и вовремя» были предприняты следующие действия:

• 1.    Изготовление и ламинирование карточек КАНБАН.

• 2.    Изменение расстановки мебели в процедурном кабинете по системе 5С.

• 3.    Приобретение 1-го шкафа в кабинет (вместо двух) и кресла для взятия биологического материала из вены.

• 4.    Размещение информации о работе на информационном стенде в кабинете внутреннего контроля качества.

Результаты исследования и их обсуждение

После внедрения системы «канбан» были достигнуты следующие результаты, представленные в таблице 1.

Таблица 1

Результаты внедрения системы «канбан» в процедурном кабинете

Показатель	Исходное значение	Достигнутое значение
Высокий уровень недельного запаса медицинских изделий в процедурном кабинете, %	255,70	100
Лишние перемещения процедурной медицинской сестры в процессе восполнения медицинских изделий, м	210	0
Срок ожидания восполнения запаса медицинских изделий от склада старшей медицинской сестры поликлиники до процедурного кабинета, день	3–4	1
Снижение денежных затрат при заказе на медицинские изделия, р.	0	69876

При расчете денежных затрат в процедурном кабинете за один месяц экономия составила 5823 р, что в годовом выражении равно 69876 руб. Это соответствует снижению расходов на медицинские изделия в процедурном кабинете на 28% по сравнению с исходным уровнем.

Для оценки эффективности внедрения системы «канбан» были разработаны и проанализированы:

• 1.    Карта потока создания ценности «Снабжение процедурного кабинета поликлиники медицинскими изделиями» — текущее состояние на 06.12.2024.

• 2.    Диаграмма «Исикава» для выявления проблем.

• 3.    Диаграмма «Спагетти»: «Путь процедурной медицинской сестры при получении ИМН от процедурного кабинета до поликлинического склада старшей медицинской сестры и обратно».

• 4.    Карта потока создания ценности «Снабжение процедурного кабинета поликлиники медицинскими изделиями» — целевое состояние на 14.03.2025.

Анализ эффективности использования рабочего времени медицинской сестры до и после внедрения системы «канбан» показал сокращение затрат времени на логистические операции с 40 до 10 минут в день, что соответствует высвобождению 7,5% рабочего времени [7]. Это согласуется с результатами исследований других авторов, свидетельствующих о возможности увеличения полезного времени работы медицинского персонала на 5–15% при оптимизации логистических процессов [8].

Результаты ABC анализа показали, что 4 номенклатурные единицы группы A расходуют 80% бюджета. VEN-анализ в первую очередь проводился для группы A препаратов. Определение принадлежности лекарственных препаратов к группам V, E, N проводилось двумя способами:

• •    формальный способ на основе учета нормативно-правовых документов, регулирующих лекарственное обеспечение;

• •    экспертный способ на основе клинических рекомендаций и имеющейся доказательной базы по основным показаниям к применению лекарственного препарата.

Комплексное применение ABC/VEN-анализа позволило оптимизировать структуру закупок лекарственных препаратов и медицинских изделий, сконцентрировав основное внимание на более затратных и жизненно важных позициях. Это соответствует современным подходам к управлению лекарственным обеспечением в медицинских организациях [9].

Согласно результатам XYZ-анализа, все ИМН относятся к категории стабильной величины расхода с незначительными колебаниями в расходе финансовых средств. По результатам FMR-анализа 6 наименований ИМН относятся к группе F как наиболее часто запрашиваемые, к группе M — 3 наименования ИМН, что составляет 15%, и к категории R — 5% (2 вида ИМН), которые запрашиваются редко.

В результате внедрения проекта в медицинской организации были разработаны и утверждены следующие документы:

• 1.    Приказ об организации обращения лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

• 2.    Приказ о порядке организации снабжения кабинетов запасами ИМН в поликлинике.

• 3.    Положение о карточной системе канбан.

• 4.    Алгоритм организации процесса снабжения.

Стандартизация процесса работы в рамках алгоритма «Снабжение процедурного кабинета запасами» позволила достичь следующих результатов:

• 1.    Сокращение времени потерь при восполнении запасов ИМН в процедурном кабинете с 30 мин до 0.

• 2.    Увеличение времени у медицинской сестры процедурного кабинета для оказания ПМСП населению на 30 мин.

• 3.    Сокращение времени на составление заявки медсестрой процедурного кабинета с 25 минут до 1 минуты.

• 4.    Сокращение времени для определения потребности в пополнении резерва ИМН медсестрой процедурного кабинета с 20 минут до 1 минуты.

• 5.    Сокращение времени на восполнение запасов поликлинического склада у старшей медицинской сестры с 3–4 дней до 1-го дня.

• 6.    Повышение эффективности лекарственной безопасности ― исключение возможности наличия просроченных ИМН.

• 7.    Применение системы 5 «С» в процедурном кабинете.

Стандартизация процесса «Составление заявки на ИМН и ЛП» с учетом 7дневного запаса обеспечила:

• 1.    Повышение эффективности обеспечения ИМН в нужное время в необходимом количестве (снижение запаса с 14 до 5 дней).

• 2.    Сокращение времени на составление необходимой потребности в ИМН старшей медицинской сестрой с 2-х дней до 1-го дня.

• 3.    Перераспределение избытков ИМН по другим структурным подразделениям, благодаря чему произошло снижение финансовых затрат на приобретение ИМН на 40025,26 рублей.

• 4.    Сокращение времени на расчет использования ИМН и ЛП старшей медицинской сестрой на основании ведомостей выдачи с 4-х дней до 5 минут благодаря анализу расхода медицинских изделий за текущий год в программе «1С-Бухгалтерия».

Дополнительно были стандартизированы процессы:

• 1.    Алгоритм «Закупка изделий медицинского назначения».

• 2.    Алгоритм «Списание ИМН, ЛП».

Ежедневное списание использованных ИМН в программе «1С-Бухгалтерия» обеспечило прозрачность в расходовании и контроль остатков ИМН в процедурном кабинете, своевременность пополнения запасов в процедурном кабинете и на складе старшей медицинской сестры. Это соответствует рекомендациям по внедрению информационных систем управления в здравоохранении [10].

Заключение

Результаты расчета карточек «канбан» оптимизировали процесс управления запасами, сократили издержки на хранение материальных запасов. Управление материальными запасами по принципу вытягивания при помощи внедрения карточного «канбана» рекомендовано к внедрению во всех медицинских организациях. Внедрение системы «канбан» в процедурном кабинете ГБУЗ «Кабанская ЦРБ» позволило:

• 1.    Снизить уровень запасов медицинских изделий до оптимального значения (5–7 дней).

• 2.    Сократить время на логистические операции медицинской сестры процедурного кабинета на 30 минут в день.

• 3.    Уменьшить время ожидания пополнения запасов с 3–4 дней до 1 дня.

• 4.    Достичь экономии финансовых средств в размере 69876 рублей в год.

• 5.    Повысить эффективность использования площадей процедурного кабинета за счет оптимизации размещения запасов.

• 6.    Исключить возможность наличия просроченных медицинских изделий и лекарственных препаратов.

Разработка программного обеспечения для автоматизации процесса расчета карточек «канбан» в ближайшем будущем позволит упростить методику их расчета и выполнять обновление информации на карточке в автоматическом режиме.

Внедренный метод продемонстрировал высокую эффективность и потенциал для тиражирования на другие кабинеты и круглосуточные стационарные отделения в медицинских организациях.