Электронный документооборот как элемент совершенствования эффективной деятельности предприятия

В любых организациях основным ресурсом являются документы, которые обеспечивают информационную поддержку при принятии управленческих решений на всех уровнях и сопровождении всех бизнес-процессов. Необходимость автоматизации документооборота возникает тогда, когда предприятию становится трудно работать с бумажной документацией. Реализация автоматизации осуществляется с использованием элементов электронного документооборота на базе специализированных программных продуктов, одним из которых является СЭД «1С: Документооборот».

В современных компаниях сотрудники различных отделов все чаще сталкиваются с проблемой длительного и неэффективного процесса документального оформления командировок. В соответствие с Трудовым Кодексом РФ командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [2].

Обычно рутинная процедура оформления командировок занимает достаточно длительное время у сотрудников и их руководителей. Поэтому потребность в автоматизации процесса оформления командировок очевидна, а для этого требуется тщательное изучение документооборота процесса оформления командировок на конкретном предприятии и подробное описание бизнес-процессов оформления командировок.

ООО «Деснол Софт» - это российская ИТ-компания, которая основана в 1999 году и является официальным пар- тнером фирмы «1С». Специализация компании: автоматизация систем учета и управления компаний с филиальной или холдинговой структурой, разработка и внедрение собственных программных продуктов на базе платформы «1С: Предприятие» [4].

Клиентами ООО «Деснол Софт» являются средние и крупные производственно-торговые компании, компании нефтегазовой отрасли. Предприятие имеет ряд статусов 1С: Консалтинг, Франчайзинг, Центр ERP, Авторизиро-ванный Центр сертификации, Центр реальной автоматизации, Центр компетенции по документообороту, Центр разработки тиражных решений.

Основные подразделения компании функционируют в Москве и Брянске (ООО «Деснол Софт Брянск»). Штат специалистов составляет свыше 120 человек. Наибольшую часть сотрудников составляют программисты и консультанты, которые часто ездят в командировки, поскольку они общаются с заказчиками и проводят обследования.

Для представления общей схемы документооборота по оформлению ко-мандировки ООО «Деснол Софт Брянск» был определен перечень необходимой документации. Для компании это следующие документы:

• •    заявка на командировку,

• •    приказ о направлении сотрудника в командировку,

• •    расходный кассовый ордер/платежное поручение,

• •    журнал учета работников, выбывших в служебные командировки,

• •    авансовый отчет.

  
  
  

Далее, были выявлены ответственные лица за каждый документ: коман-дируемый сотрудник, руководитель группы и проекта, финансист, главный бухгалтер. Помимо вышеуказанных лиц, в процессе участвует специалист, отвечающий за бронирование жилья (гостиницы) и проездных документов.

Следующая задача заключалась в описании процесса «Оформление командировки». Последовательность действий представлена следующим образом:

• 1.    командируемый сотрудник должен запустить процесс «Оформление командировки» и выполнить необходимые по нему настройки;

• 2.    после этого программа отправляет поручение с согласованием заявки на руководителя группы и на руководителя проекта;

• 3.    в случае успешного согласования, система одновременно высылает задания по составлению приказа, начислению аванса и бронированию гостиницы на специалиста и финансиста;

• 4.    присоединенный файл «Приказ на командировку» отправляется с поручением на главного бухгалтера, чтобы он поставил отметку в журнале учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки;

• 5.    после выполнения вышеуказанных действий на командируемого уходит поручение о необходимости по

• 6.    затем главный бухгалтер получает уведомление, что ему следует составить авансовый отчет. На этом процесс завершается.

возвращению из командировки предоста-вить документы, подтверждающие расходы;

На первоначальном этапе в компании процесс оформления командировки осуществлялся посредством электронной почты. Реализация данного бизнес-процесса в виде «как должно быть» изображена на рис. 1 в нотации BPMN 2.0 с использованием ПП Bizagi Modeler.

На основе вышеуказанной схемы, был составлен регламент по оформле-нию служебных командировок - свод правил, в котором регулируется порядок проведения, сроки, формы и последовательность действий по оформлению командировок.

Следующим этапом явилась автоматизация данного процесса с использованием программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП» [1]. При разработке была создана карточка документа «Заявка на командировку», процесс оформления командировок реализован с помощью шаблона «Комплексный процесс».

Для данной компании автоматизация процесса «Оформление командировки»» позволяет решить проблему с большим объемом бумажных документов, сокращается период времени на создание, согласование

Рис. 1. Схема оформления командировки «как должно быть»

и утверждение командировок, а так же исчезают риски потери документов, поскольку все они будут храниться в единой структурированной системе - системе электронного документооборота. Что касается сотрудников, то они, не отрываясь от производственного про- цесса, могут выполнять поручения с минимальными затратами времени и труда. Оптимизация документооборота при оформлении командировок позволит повысить управляемость компании, ее конкурентоспособность и устойчивость.