Корпоративный портал как тренд в адаптации персонала

Тема адаптации новых сотрудников является одной из важнейших сфер кадровой политики. Смена места работы или устройство на работу впервые – всё это подразумевает весомые перемены в жизни каждого человека. Такой выход из зоны комфорта обычно сопровождается стрессом, а именно неуверенностью в своих знаниях и умениях, страхами, опасениями, из-за чего личная эффективность работника может быть снижена. Организации же требуются максимально работоспособные сотрудники, которые будут заинтересованы в дальнейшей работе в этой компании и не изъявят желания уволиться в первые две– три недели. Согласно статистике, наиболее распространёнными проблемами, с которыми сталкиваются в процессе адаптации вновь принятые на работу, являются отсутствие плана по задачам, отсутствие обсуждения целей и задач с руководителем, непонимание иерархии компании и др. Именно поэтому скорейшая успешная адаптация нового персонала, безусловно, является одной из важнейших задач руководства компании [1].

Специалисты в сфере управления кадрами утверждают, что грамотный подход к адаптации сотрудников сокращает сроки вхождения в должность и привыкания к новому рабочему месту, новым коллегам до трех–шести месяцев вместо одного года и более в случаях, когда система адаптации персонала в организации неактуальна или отсутствует вовсе.

HR-сфера богата разнообразными методиками адаптации персонала, и новые тренды не перестают появляться. Известны такие современные тренды, как внедрение чат-ботов, welcome-box (коробочки с различными подарками от компании, включая кружки, блокноты, ручки и т. д.), использование элементов геймификации и даже погружение в виртуальную реальность. Ещё одним актуальным трендом в адаптации персонала является корпоративный портал.

Сегодня полноценный обмен различными корпоративными данными и информацией играет важнейшую роль в том, насколько продуктивной будет работа, выполненная сотрудниками организации. Использование современных информационных технологий весьма популярно в HR-сфере. Корпоративный портал является одним из наиболее удобных средств для взаимодействия сотрудников, в том числе их адаптации к новому месту работы и коллективу, и их работы в целом, объединяющим все необходимые для этого сферы деятельности, начиная от объявлений и новостей, заканчивая опросами и корпоративными мероприятиями. Корпоративный портал доступен в любое время, им возможно пользоваться из любой точки мира, однако не всегда его ресурсы применяются разумно. Использование портала новыми сотрудниками может усложняться рядом ошибок, совершенных во время создания самого портала, например, неудобный интерфейс вследствие не отвечающего потребностям компании выбора платформы, неправильное формирование разделов портала и т. д. [2].

Корпоративные порталы с каждым годом становятся всё более и более популярным инструментом для достижения целей и выполнения задач в различных сферах деятельности среди российских компаний. Каждый портал уникален, ведь его наполнение зависит от необходимых для работы сотрудникам организации ресурсов, отвечающих целям и задачам компании [3].

Исходя из того, что корпоративные порталы – закрытые системы, доступные только сотрудникам компании, в статье будут проанализированы результаты внедрения корпоративного портала в «Газпромбанк» (Акционерное общество), HCM-платформа «Пульс» от ПАО «Сбербанк России», а также платформа «VK People Hub» от социальной сети «ВКонтакте».

Итак, первым объектом исследования стал корпоративный портал «Газпромбанка». Компания стремится предоставлять работникам быстрые сервисы и виртуальных помощников с целью освободить время, которое могло быть затрачено на рутинную работу, ради решения нестандартных запросов, а также создавать условия для развития и самореализации. Для этого в 2021 году был внедрён корпоративный портал под названием «Сфера», пришедший на замену устаревшему порталу. Новый портал позволил автоматизировать HR-цикл сотрудника, предоставив и работникам, и руководителям сервисы для каждого этапа работы в компании [4]. Сегодня корпоративный портал включает в себя свыше 50 разделов и несколько десятков сервисов. Индекс удовлетворённости пользователей корпоративного портала «Сфера» составил 68% по итогам года его работы.

Цифровизация – один из приоритетов «Газпромбанка», ведь она помогает качественно сопровождать сотрудников в течение их карьеры в компании, управлять скоростью и результативностью движения по представленному выше HR-циклу. Основными целями цифровизации жизненного цикла сотрудников в

«Газпромбанке» являются повышение эффективности командного взаимодействия и управления командами, предоставление выбора набора сервисов из экосистемы программ заботы о сотруднике для повышения вовлечённости персонала, а также автоматизация процессов на этапах HR-цикла для снижения нагрузки на HR-специалистов [5].

Постоянно меняющаяся бизнес-среда побуждает уметь выводить новых сотрудников на должный уровень работоспособности, продуктивности в сжатые сроки. Автоматизация сыграла и здесь свою роль. Автоматизация процесса базовой адаптации помогает вновь принятому на работу сотруднику скорее ознакомиться с внутренними правилами компании и погрузиться в её культуру; автоматизация профильной адаптации способствует знакомству со всеми необходимыми для работы инструментами. Также имеют место автоматизация постановки целей и обратной связи между сотрудником и руководством.

Корпоративный портал «Газпромбанка» включает в себя личный кабинет руководителя, в который добавлен счётчик количества сотрудников, находящихся на этапе адаптации. Такой же модуль отслеживания на все этапы доступен и сотрудникам [7].

Следующее нововведение - чат-бот «HR-помощник». 72% запросов -именно на такое количество запросов чат-бот может ответить автоматически, но база ответов постепенно расширяется. Чат-бот был добавлен для снижения нагрузки на других сотрудников, а для новичка чат-бот - удобный способ быстрого получения ответов на возникающие вопросы, понимания преимуществ работы в «Газпромбанке» и перспектив дальнейшего карьерного развития.

Раздел «Новому сотруднику», созданный на корпоративном портале «Газпромбанка», содержит всю необходимую информацию для успешного прохождения адаптационного периода. Каждому новому сотруднику предлагается пройти курс адаптации. А раздел «HR-кураторы» будет полезен контактами специалистов по разным направлениям деятельности HR в зависимости от того, к какому подразделению относится сотрудник.

Помимо всего вышеперечисленного, разработчики корпоративного портала «Газпромбанка» предусмотрели список действий для новичков для самопроверки в адаптационный период с прогресс-баром по пройденным этапам. Это поможет сотруднику легче адаптироваться на новом рабочем месте, а также послужит мотивацией быстрее выполнить все действия и стать полноценным работником организации, завершив испытательный срок.

Сильной стороной «Сферы» является персонализация. Личные кабинеты как сотрудников, так и руководителей представлены в виде дашбордов с набором необходимых сервисов: «управление командой» - учёт времени, планирование; «время» - больничный, командировка, отпуск; «финансы» - расчётный лист, карта; «соцпакет» - матпомощь, ДМС, скидки и т. д. Такая система позволяет сотрудникам экономить время на поиске информации, ведь все необходимые данные структурированы и найти нечто нужное не составит труда.

Таким образом, становится очевидно, что «Газпромбанк» создал для своих сотрудников удобный ресурс со структурированной информацией и эффективной системой адаптации персонала. Несомненно, при таком подходе у но- вичка будет гораздо меньше стресса, ведь разобраться с платформой совсем не сложно, а различные курсы и опросы станут не только методом получения новых знаний и навыков, но и послужат отличной мотивацией на дальнейшие достижения вновь принятого на работу сотрудника.

Следующей компанией, корпоративный портал которой мы проанализируем, является ПАО «Сбербанк России». Продукт, который предлагает «Сбербанк», – HCM-платформа (HCM – Human Capital Management – управление человеческими ресурсами) полного цикла управления персоналом «Пульс». Платформа выполняет такие функции, как подбор, оформление, профиль сотрудника, адаптация, обучение, цели и задачи, HR-аналитика, внутренние коммуникации и т. д. – всё самое необходимое для качественной работы с персоналом.

Что касается адаптации персонала, разработчики заявляют, что их платформа поможет ускорить выход сотрудника на производительность и также поспособствует тому, что сотрудник скорее полюбит эту компанию и почувствует себя значимой частью коллектива. «Пульс» обеспечит комфортное погружение новичка в корпоративную культуру, высокую вовлечённость, лояльность и эффективность вновь принятых на работу сотрудников с первых же дней работы, а также единую систему адаптации к процессам и стандартам компании для всех сотрудников. Такие аспекты не дают усомниться в том, что адаптационный период новичков в «Сбербанке» проходит плавно, без стресса и с удовольствием. У работников появляется желание продолжать работу в этой компании, ведь здесь созданы все условия как для комфортного пребывания в офисе и в коллективе, так и для развития и построения карьеры. Каждый сотрудник в этой компании имеет свой личный профиль, в котором он рассказывает больше о себе и начинает взаимодействие с коллегами.

HCM-платформа «Пульс» богата своим предустановленным пакетом образовательного контента: 28 онлайн-курсов от СберУниверситета, более 35 тысяч единиц полезного контента, включая статьи, подкасты для профессионального и личностного развития, причём каталог постоянно обновляется, а устаревший контент удаляется.

На платформе «Пульс» оценка эффективности выстраивается как дружелюбный и полезный процесс. Каждый сотрудник компании может увидеть свою ценность за счёт визуализации его результатов с изменением во времени, а также получить деликатную и эффективную мотивацию на дальнейшую работу. Это прекрасный способ для оценки эффективности новичков, так как результаты в течение испытательного срока будут наглядно видны и разобраны вместе с руководством. Новый сотрудник увидит, что нужно исправить, а что было сделано без каких-либо замечаний, получит ценные указания от руководства и будет замотивирован на исполнение будущих задач в лучшем виде.

Важным аспектом является предоставляемая платформой форма обратной связи. Каждому работнику, особенно новичкам в период адаптации, крайнее важно иметь возможность дать и запросить обратную связь по любому вопросу или задаче. Обратная связь также позволяет повысить качество взаимодействия людей внутри команд и между командами. На платформе «Пульс» имеется раздел с опросами сотрудников – раздел, без которого, пожалуй, невозможно представить совершенствование компании, так как именно ответы вовлечённых сотрудников позволяют выявить слабые и сильные стороны компании, а значит, дают почву для дальнейшего развития. Опросы позволяют получить достоверную информацию в реальном времени о ходе дел сотрудников и управлять психологическим климатом и эффективностью людей в компании.

В «Сбербанке» разработали рабочие задачи, с помощью которых можно проверять компетенции кандидатов. Такие задачи используются как психодиагностика с симуляцией реальной деятельности для более качественной оценки потенциала своих сотрудников. Тестирование представляет собой разработку HR-департамента Сбера и «Лаборатории нейронаук и поведения человека». В тестировании анализируются такие вопросы, как «Насколько выражены лидерство и ответственность?», «Умеет ли кандидат контролировать эмоции?», «Как относится к инновациям и работе в команде?» и др. Симуляция, в свою очередь, предполагает 8,5 часов в усложнённых условиях, чтобы проверить, как кандидат проявляет себя в условиях неопределённости, какими гибкими навыками он обладает и какой стиль лидерства использует. По результатам проверки компетенций каждый участник получает детальный отчёт с рекомендациями по развитию тех или иных качеств, умений и навыков. Это крайне полезно использовать в адаптационный период, чтобы грамотно оценить потенциал работника и дать ему правильный вектор для самореализации.

Проанализировав предложение от ПАО «Сбербанк России» – HCM-платформу «Пульс», – можно сделать вывод, что компания сделала всё, чтобы сделать работу с персоналом максимально комфортной и эффективной как для HR-специалистов, так и для самих сотрудников. Приятный визуально и удобный в работе интерфейс, множество функций, огромное количество возможностей для обучения, условия для адаптации без стресса – всё это описывает «Пульс».

«VK People Hub» – платформа, разработанная командой социальной сети «ВКонтакте» для социализации и управления опытом сотрудников. «ВКонтакте» представляет собой российскую социальную сеть, с помощью которой можно отправлять сообщения, создавать личные страницы, наполнять их информацией о себе, и сообщества по интересам, обмениваться изображениями, видеофайлами, аудиозаписями и даже играть в игры. Эта социальная сеть является первой в России по числу авторов и объёму контента.

При создании «VK People Hub» у компании был запрос на несколько позиций: инструменты удобного взаимодействия и совместной работы; корпоративная система связи и оповещения; улучшение производительности за счёт преобразования бизнес-процессов; эффективное использование коллективных знаний.

Как и на порталах двух предыдущих рассмотренных нами компаний, «ВКонтакте» предлагает личный профиль сотрудника. В нём содержится информация из учётной системы и блоки, заполняемые самостоятельно самим пользователем. Профиль сотрудника также включает в себя интеграцию контактов с внутренним мессенджером, почтой и телефоном, календарь занятости, блок уведомлений об отпуске, командировке, больничном и заместителях, а также навыки, которые подтверждены коллегами.

Платформа «VK People Hub» предоставляет возможности геймификации, а именно в вопросе признания и достижения, – для этого могут быть использованы коины – локальная валюта социальной сети, – как благодарность от коллег. Также геймификация подразумевает подробный каталог призов и монетизацию во внутреннюю валюту. Такой способ организации благодарности становится отличной мотивацией для сотрудников, к тому же делая рабочий процесс более разнообразным и интересным.

«VK People Hub» определил потенциальные выгоды своего проекта. Что касается сферы HR, данная платформа будет выгодна тем, что сотрудниками будет достигнут высокий уровень активности в едином корпоративном информационном пространстве в результате использования сервисов и централизации коммуникаций. «ВКонтакте» предоставляет такие сервисы, которые будут удобны как новичкам, так сотрудникам с опытом работы.

Интерфейс данной платформы выполнен в виде самой социальной сети «ВКонтакте» – самой популярной социальной сети в России. Соответственно, вновь принятым на работу сотрудникам не составит труда разобраться в сайте и найти всю необходимую информацию. Все необходимые для адаптации инструменты есть на платформе «VK People Hub», поэтому абсолютно точно у сотрудников не возникнет проблем с освоением корпоративного портала компании «ВКонтакте», и они смогут влиться в коллектив быстро и «безболезненно».

Подводя итоги, стоит отметить, что все три компании предложили действительно качественные решения для создания корпоративного портала. Каждый из них включает всю необходимую для работы и комфортного взаимодействия сотрудников информацию. Более того, каждый из порталов содержит свои адаптивные методы, с помощью которых новые сотрудники быстрее приспосабливаются к новому рабочему месту, к новому коллективу, новым традициям и ценностям организации. Не менее важно отметить интерфейс каждого из порталов – визуальные решения, приятные глазу, сделают сотрудников ещё более продуктивными и результативными и, следовательно, показатели эффективности компания будут только увеличиваться.

В результате изучения корпоративных порталов компаний российского рынка авторы пришли к выводу, что формат социальной сети – наиболее удобный, так как он привычен подавляющему большинству людей из-за ежедневного использования различных мессенджеров. Он позволит новым сотрудникам быстро адаптироваться к новой платформе, легко найти необходимую информацию, ответы на любые вопросы, а также узнать больше фактов о своих коллегах. На наш взгляд, внедрение мобильной версии корпоративного портала – «must-have» для организации рабочего процесса. Иногда, когда необходимо срочно что-то посмотреть на портале, а человек находится вне офиса, приходится просить коллег, тратить их время, тратить своё время на объяснение, где найти нужную нам информацию, либо откладывать решение задачи до следующего прибытия в офис – всё это сильно замедляет деятельность компании, что стремительно снижает показатели её эффективности. Поэтому стоит разработать мобильную версию корпоративного портала, чтобы рабочие вопросы было удобно решать из любой точки мира.

Целесообразно будет обеспечение возможности просмотра профиля каждого сотрудника - это поможет новичкам быстрее запомнить коллег в лицо и по именам, а также позволит узнать несколько фактов о них, чтобы проще было завести разговор. Эта опция будет удобна и нынешним сотрудникам - они смогут посмотреть профиль нового сотрудника и, возможно, некоторые из них даже сделают первый шаг и помогут новичку адаптироваться. Новичок, в свою очередь, увидев на портале свою фотографию, быстрее почувствует себя принятым в коллектив.

Вариантом совершенствования как корпоративного портала, так и всего рабочего процесса в целом может служить раздел «Книга жалоб и предложений». Отличие этого раздела от раздела «Обратная связь» заключается в том, что жалобу или предложение можно оставить анонимно. Сам раздел можно разделить на несколько подразделов («бухгалтерия», «условия труда» и т. д.). Важно, чтобы сотрудник получал ответ в течение 24 часов, иначе безответственность рождает чувство бесполезности действий - работник не будет чувствовать себя услышанным и подумает, что его жалобы и предложения - пустой звук. Если чья-то жалоба или предложение помогли сделать саму компанию лучше, сотрудника можно наградить чем-нибудь приятным, лишний раз подчеркнув значимость и сотрудника, и раздела. Особенно этот раздел актуален для новых сотрудников, так как они, приходя в компанию, смотрят на происходящее в ней свежим взглядом и могут предложить действительно эффективные решения по совершенствованию рабочего процесса. Для того чтобы сотрудники всегда были в курсе событий, происходящих как вне компании, так и внутри неё, на главной странице можно разместить раздел с событиями, произошедшими в последние несколько дней, прикрепив фотографии и видео. Таким образом, коллегам всегда будет что обсудить в обеденный перерыв и будет появляться всё больше идей для совместного времяпрепровождения, что повысит уровень корпоративной культуры в коллективе, и, конечно, поспособствует скорейшей адаптации вновь принятых на работу сотрудников.

Заключительным вариантом оптимизации использования ресурсов корпоративного портала можно предложить введение системы благодарностей. Например, можно ввести дни благодарения и на отдельно созданном форуме говорить «спасибо» людям, которым компании действительно есть за что это сказать. Как следствие, у всех сотрудников будет хорошее настроение от тёплых слов, а значит и больший заряд на продуктивную работу и достижение результатов.

В заключение стоит сказать, что очень важно внимательно продумать концепцию корпоративного портала, разделы, которые необходимы компании для достижения своих целей и выполнения задач, в том числе и для адаптации нового персонала. Для того чтобы адаптационный период с помощью корпоративного портала прошёл успешно, можно проанализировать порталы других компаний на рынке, содержащиеся в них разделы и максимально исключить возможность допущения распространённых ошибок при создании корпоративного портала. Только грамотный подход и точность действий приведут компанию к высоким показателям эффективности.

Таким образом, подводя итоги, можно сказать, что в современных условиях постоянно меняющегося мира адаптация персонала так же претерпевает изменения, появляются новые методы и подходы к этому процессу, что вполне оправданно. Ведь процесс адаптации персонала является неотъемлемой частью управления персоналом той или иной организации. Он способствует снижению текучести кадров, повышению уровня мотивации сотрудников, вовлечению их в рабочий процесс и, конечно, коллектив. А сам корпоративный портал способствует снижению нагрузки на HR-специалистов, экономит время на ответы на однотипные вопросы и позволяет взаимодействовать с сотрудниками всех подразделений [6].

Корпоративный портал – действительно один из самых результативных способов адаптации персонала. И один из самых привычных, тем более если он сделан в формате социальной сети. Новые сотрудники – это чаще всего молодые люди, недавно окончившие колледж или университет, им нужно суметь перестроиться с заучивания теоретической базы на применение её в выполнении тех или иных должностных обязанностей. Корпоративный портал включает в себя огромное количество информации, которая может понадобиться новичку: от ответов на возникающие вопросы до информации о коллегах. Он также улучшает эмоциональное состояние во время испытательного срока, позволяет получать быстрые ответы на вопросы с помощью чат-бота и быстро вовлечься в выполнение задач через инструменты геймификации. Компаниям же корпоративный портал полезен тем, что позволяет быстрее выводить вновь принятых на работу сотрудников на нужные показатели эффективности и вовлечённости, снижает текучесть персонала и даёт возможность HR-специалистам освободить своё время от выполнения рутинной работы.