Об автоматизации деятельности логиста на примере ООО ТД "Малахов +"

Работа в любых организациях тесно связана с потоками информации. Обработка и систематизация информации позволяет ориентироваться в потоке информации, осуществлять поиск и получать необходимые данные за малые промежутки времени, с максимальным эффектом использовать сведения, полученные из различных источников.

Анализ показывает, что профессионально значимыми для логистов являются навыки поиска, отбора и обработки информации, необходимой для организации профессиональной деятельности. Чтобы на должном уровне решать профессиональные задачи, логисту необходимы инструментарий и методология применения информационного обеспечения, в связи, с чем резко возрастает роль компьютера как инструмента, обеспечивающего эффективность работы с данными, и современных технологий хранения и поиска информации. Именно этим и обусловлена актуальность выбранной темы данной статьи.

Торговый Дом «Малахов +» известен не только как дистрибьютор, но и как производитель продуктов питания. Деятельность компании максимально ориентирована на интересы покупателя и совершенствование качества обслуживания. Динамическое развитие, открытие новых подразделений, поиск новых торговых точек, ускорение доставки товара – все это позволяет двигаться вперед и сдерживать конкуренцию на рынке.

ООО ТД «Малахов +» предоставляет следующие логистические услуги: сопровождение сделок с товарами; оформление сделок с товарами; составление и оформление договоров; представление интересов клиента; сбор и оформление документов. Все документы обязательно пройдут через логистов компании, которые проверят их на соответствие. Это помогает избежать отмены регистрации сделки из-за ошибок, которые могут быть допущены при оформлении документов. Таким образом, деятельность логиста в деятельности торгового дома в основном связана с продажей и поступлением товара.

В процессе своей работы логист помимо выполнения непосредственных своих обязанностей выполняет еще и деятельность, связанную с обработкой информации, используемой в торговом доме. Данный вид деятельности можно представить в виде схемы [2]. Структурно-функциональная схема «КАК ЕСТЬ», созданная при помощи Case-средства BP-win, представлена на рис. 1 и рис.2.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма предметной области «КАК ЕСТЬ»

На рис. 2 изображена декомпозированная структурно-функциональная диаграмма первого уровня. На ней видно разделение деятельности логиста на несколько функциональных подгрупп.

Рисунок 2 – Декомпозиция контекстной диаграммы предметной области «КАК

ЕСТЬ»

Задачи, требующие автоматизации, следующие: автоматизация журнала товаров; регистрация потенциальных клиентов, обращающихся за помощью в торговый дом; обработка и сортировка данных по делам, которые ведет логист ООО ТД «Малахов +». В настоящее время эти процессы ведутся без использования специализированных информационных систем, при помощи лишь информационных технологий.

Основные недостатки, выявленные в ходе анализа структурнофункциональной диаграммы «КАК ЕСТЬ»: большое количество времени, которое тратиться на выполнение работы в не специализированной информационной системе, составлению договоров; нерациональное использование компьютерной техники; медленный поиск необходимой логистической информации.

При разработке осуществляется автоматизация определенных задач. Целью автоматизации является устранение основных недостатков, которые имеют место при осуществлении логистом ООО ТД «Малахов +» своей деятельности в настоящее время.

Необходимо создать базу данных, призванную обеспечить учет информации о клиентах, сделках, объектах этих сделок, учет составленных договоров, учет логистических консультаций, предоставляемых логистом данного торгового дома [3].

В ходе реализации информационной системы была создана логическая схема данных, представленная на рис. 3.

Рисунок 3 -Логическая модель представления данных

Вся информация, поступившая в ООО ТД «Малахов +», будет заноситься в базу при помощи следующих экранных форм.

Созданная база данных упростит поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они будут сохраняться в одном месте. При проведении разработки программного обеспечения будет уделено большое внимание соблюдению временных рамок проектирования, поскольку часто проекты завершаются с превышением сроков и объемов затрат [4].

Внедрение специализированной автоматизированной системы позволит значительно сократить время, затрачиваемое логисом на повседневные рутинные операции. Внедрение нового автоматизированного средства позволит сократить число различных ошибок, возникающих в процессе выполнения своих должностных обязанностей логистом ООО ТД «Малахов +».

При оценке эффективности от внедрения данных программных средств, трудно говорить о каких-либо экономических показателях. Поскольку, продукт предназначен для внутреннего использования, а не для продажи. Ожидаемую прибыль трудно вычислить ввиду того, что внедрение программы не влияет на доход организации, а просто упорядочивает деятельность логиста и высвобождает ему время, которое может быть использовано для других целей.

Реализованный проект охватывает все потоки информации, имеющиеся в данном торговом доме, и позволяет автоматизировать работу логиста ООО ТД «Малахов +». Информационная система ускорит большинство процессов деятельности торгового дома в целом. Также ИС повысит уровень достоверности информации и качество работы логиста в частности.