Оптимизация процессов информационного сопровождения деятельности ветеринарной клиники на основе моделирования бизнес-процессов

В современных условиях цифровой трансформации организаций важную роль играет использование информационных технологий для автоматизации управленческих и производственных процессов. Одной из актуальных задач является оптимизация процессов информационного сопровождения деятельности ветеринарной клиники, поскольку корректная регистрация операций, своевременный доступ к данным и контроль ресурсов обеспечивают эффективное управление учреждением.

Ветеринарные клиники ежедневно работают с большим объемом информации: данными о владельцах животных, сведениями о пациентах, результатами осмотров, назначениями, процедурами, медикаментами и расходными материалами. В процессе работы происходит регистрация обращений, проведение диагностики, постановка диагноза, назначение лечения, оформление оплаты и учет лекарственных средств. В связи с этим возникает необходимость организации систематического учета информации и контроля ее использования.

Во многих клиниках отдельные операции все еще выполняются вручную. Информация о пациентах, услугах и препаратах фиксируется в журналах учета или разрозненных электронных документах. Такой подход усложняет поиск сведений, увеличивает вероятность ошибок при регистрации операций и затрудняет подготовку отчетных данных.

Для анализа существующего порядка информационного сопровождения деятельности ветеринарной клиники применяется методология функционального моделирования IDEF0. Данный подход позволяет представить деятельность организации в виде совокупности взаимосвязанных функций и определить информационные потоки между ними.

На первом этапе исследования была разработана контекстная диаграмма бизнес-процесса работы ветеринарной клиники.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма модели «КАК ЕСТЬ»

Диаграмма отражает взаимодействие системы работы ветеринарной клиники с внешней средой и демонстрирует основные входные и выходные потоки информации. Входными данными процесса являются пациент, правила лечения и паспорт пациента. Результатом выполнения процесса являются квитанция об оплате и информация о выбывшем пациенте.

Для более детального анализа была выполнена декомпозиция процесса обслуживания пациентов

Рисунок 2 – Декомпозиция процесса обслуживания пациентов

На данном уровне выделены основные подпроцессы: регистрация пациента, сдача анализов, лечение и оплата услуг. Проведенный анализ показал, что существующая модель характеризуется значительной долей ручных операций и отсутствием единого информационного пространства для хранения данных.

Одним из ключевых процессов является оказание лечения пациенту. В существующей модели данные операции выполняются сотрудниками клиники вручную и фиксируются в учетной документации.

Рисунок 3 – Декомпозиция процесса лечения пациента

Анализ существующей модели позволил выявить ряд недостатков:

• –    значительные временные затраты на регистрацию и обработку данных;

• –    высокая вероятность ошибок при фиксации информации;

• –    сложность поиска сведений о пациенте и назначениях;

• –    трудности формирования отчетных данных и контроля медикаментов.

Для устранения выявленных недостатков была разработана целевая модель процессов информационного сопровождения ветеринарной клиники, предполагающая использование информационной системы.

Рисунок 4 – Контекстная диаграмма модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

В новой модели основные операции регистрации пациента, обработки данных, оформления лечения и учета оплаты выполняются через информационную систему. Все данные сохраняются в централизованной базе, что обеспечивает актуальность информации и упрощает контроль деятельности клиники.

Структура целевого процесса включает несколько взаимосвязанных подсистем:

регистрацию пациентов, ведение данных о назначениях, сопровождение лечения и формирование отчетных данных.

Рисунок 5 – Декомпозиция процесса обслуживания в информационной системе

Использование информационной системы позволяет автоматизировать основные операции обработки данных и значительно упростить процесс информационного сопровождения деятельности ветеринарной клиники. Централизованное хранение данных обеспечивает быстрый доступ к информации о пациентах, услугах и медикаментах.

Таким образом, применение методов моделирования бизнес-процессов позволяет выявить недостатки существующей организации работы ветеринарной клиники и определить направления ее оптимизации. Разработанная модель «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» демонстрирует возможности повышения эффективности процессов за счет внедрения информационной системы и автоматизации операций обработки данных.