Организационная структура системы управления проектной деятельностью Воронежской области

Применение проектного управления в государственном секторе предполагает организацию проектной деятельности с распределением ответственности ее участников с целью получения заранее определенного результата и оперативного реагирования на возможные изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение поставленных целей для повышения конкурентоспособности национальной экономики.

Построение организационной структуры системы управления проектной деятельностью в государственных органах направлено на координированное выполнение различных и многочисленных взаимосвязанных действий1 разными государственными органами объединенными единой целью реализации конкретного проекта.

Система управления проектами в государственном секторе выстраивается на основании требований организационных стандартов.1

Согласно Постановлению Правительства Воронежской области от 08 декабря 2016 № 925 «Об организации проектной деятельности в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области» организационная структура системы управления проектной деятельностью Воронежской области состоящая из постоянных органов управления проектной деятельностью, временных органов управления проектной деятельностью, обеспечивающих и вспомогательных органов управления проектной деятельностью, представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационная структура системы управления проектной деятельностью Воронежской области

Постоянные органы управления проектной деятельностью

Воронежской области включают в себя:

• -    Комитет управления проектами при Правительстве Воронежской области;

• -    Региональный проектный офис Воронежской области;

• -    Ведомственные координационные органы;

• -    Проектные офисы исполнительных органов государственной власти¹

Деятельность Комитета по управлению проектами при Правительстве Воронежской области законодательно регулируется Постановлением Правительства Воронежской области от 30 июня 2016 года №  444 «О создании Комитета управления проектами при правительстве Воронежской области».

Комитет управления проектами при Правительстве Воронежской области представляет собой особый совещательный орган, который принимает соответствующие управленческие решения в области планирования проектной деятельности Воронежской области и осуществляет контроль над реализацией проектов в Воронежской области в долгосрочных и среднесрочных периодах.2

Поскольку Комитет управления проектами при правительстве Воронежской области является совещательным органом, то формой его работы является заседание, проводимое на основании повестки дня, которая утверждается его председателем.

Заседание Комитета управления проектами при правительстве Воронежской области проводится с обязательным ведением протокола.

Протоколом также оформляются все решения Комитета управления проектами при правительстве Воронежской области.

Региональный проектный офис представляет собой постоянно действующий орган исполнительной власти, который наделен всеми должными полномочиями в области управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти, обеспечивая соответствующую организацию обмена документами и информацией, в том числе и в форме электронного документооборота, позволяющую осуществлять мероприятия направленные на проведение общих процессов по координации реализуемых проектов.

В Воронежской области функции регионального проектного офиса выполняются Департаментом экономического развития Воронежской области.

Региональный проектный офис Воронежской области представляет для утверждения Комитету управления проектами при Правительстве Воронежской области состав команды проекта.

Ведомственный координационный орган Воронежской области создается на базе соответствующего процессу реализации конкретного проекта исполнительного органа государственной власти Воронежской области путем издания правового акта этого органа.

Руководство ведомственным координационным органом Воронежской области осуществляется непосредственным руководителем исполнительного органа государственной власти Воронежской области в котором создан ведомственный координационный орган.

Для того чтобы организация проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Воронежской области являлась ясной и не имела каких либо противоречий в состав ведомственного координационного органа входит представитель регионального проектного офиса.

Включение в состав ведомственного координационного органа представителя регионального проектного офиса является необходимой мерой, направленной на ограничение реализации проектов не соответствующих, либо противоречащих потребностям области.

Если ситуация сложится так, что с принятым решением ведомственного координационного органа будет не согласен региональный проектный офис, то региональный проектный офис наделен соответствующими полномочиями для выражения собственного особого мнения с последующей процедурой инициации рассмотрения спорного вопроса в Комитете по управлению проектами при Правительстве Воронежской области.

Таким образом, в случае возникновения спорного вопроса, решение по нему выносит Комитет по управлению проектами при Правительстве Воронежской области, а решение ведомственного координационного органа приводится в полное соответствие решению Комитета по управлению проектами при Правительстве Воронежской области.

Особенностью ведомственного координационного органа является то, что он может быть создан как для реализации только одного конкретного ведомственного проекта, так и для реализации нескольких ведомственных проектов, исполняемых в определенном направлении сферы деятельности на постоянной основе с имеющимися ограничениями только в направлении их реализации.1

Проектные офисы исполнительных органов государственной власти Воронежской области создаются на базе конкретного исполнительного органа государственной власти, и являются ведомственными проектными офисами.

Проектные офисы исполнительных органов государственной власти Воронежской области представляют собой определенные координационно-контролирующие органы, которые создаются для непосредственного управления проектной деятельностью Воронежской области на базе конкретного исполнительного органа государственной власти в форме временной структуры с целью организации, реализации, планирования и контроля над реализацией ведомственных проектов в Воронежской области.

Организационная структура управления временных органов управления проектной деятельностью, формируемых в целях реализации проектов Воронежской области, представлена на Рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура управления временных органов управления проектной деятельностью Воронежской области

Куратора проекта назначает Комитет управления проектами при правительстве Воронежской области, В обязанности Куратора проекта входит обеспечение всестороннего содействия успешной реализации проекта. Куратор проводит необходимые мероприятия, направленные на согласование общих подходов в процессе реализации проекта.

Функциональный заказчик проекта назначается Комитетом управления проектами при правительстве Воронежской области, поскольку существование проекта априори предполагает, что должен быть тот, кто заинтересован в выполнении этого проекта.1

Функциональным заказчиком может быть только исполнительный орган государственной власти непосредственно заинтересованный в уникальном результате, который должен быть получен от реализации конкретного проекта.

Комитет управления проектами при Правительстве Воронежской области может принять решение о необходимости назначения старшего должностного лица проекта, в обязанности которого входит непосредственное взаимодействие с Руководителем и Куратором проекта путем консультирования Руководителя проекта и предоставления ему необходимых рекомендаций по вопросам повышения эффективности процесса реализации конкретного проекта.

Руководитель проекта непосредственно курирует, координирует и управляет процессом реализации конкретного проекта, проводя соответствующие мероприятия, направленные на своевременное достижение поставленных     целей, получения запланированных показателей в строгих границах бюджета проекта в запланированные ранее сроки.2

Руководитель проекта является ответственным лицом, которое проводит всю необходимую работу по своевременному документальному обеспечению всех процессов проекта, а также наделен обязанностями по формированию и представлению необходимой отчетности, тем самым организовывая нужные мероприятия по внутреннему мониторингу реализовываемого проекта.

Администратором проекта может быть как определенное структурное подразделение, входящее в состав конкретного исполнительного органа государственной власти Воронежской области, так и непосредственно ведомственный проектный офис, созданный в этом исполнительном органе государственной власти.

Администратор проекта должен обеспечить всю организационную и техническую базу деятельности руководителя проекта, старшего должностного лица проекта и рабочих органов проекта.

Администратор проекта ведет текущий мониторинг процесса реализации проекта, на основании чего составляет необходимую ранее разработанную отчетность по реализуемому им проекту.

Рабочие органы проекта, как и участники проекта, исполняют все возложенные на них обязанности по проведению необходимых работ по проекту на основании всех ранее разработанных планов проекта, в соответствии с полученными от руководителя проекта и руководителей рабочих органов проекта указаниями.

Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью Воронежской области состоят из общественно-делового совета и экспертной группы.

Общественно-деловой совет проекта представляет собой определенный орган, сформированный в конкретном исполнительном органе государственной власти Воронежской области, к участию в котором привлекаются различные представители общественных организаций, деловых объединений или групп граждан, которые имеют прямую заинтересованность в получении уникального результата реализуемого конкретного проекта.

Общественно-деловой совет проекта проводит разработку необходимых по его усмотрению рекомендаций и предложений по повышению пользы и прибыли от реализуемого проекта, по учету усмотренных им в процессе реализации проекта неучтенных возможностей и управления усмотренными им рисками. Рекомендации и предложения по новым и открывшимся во время реализации проекта обстоятельствам и возможностям, а также рекомендации по управлению рисками направляются либо в ведомственный проектный офис, либо старшему должностному лицу, руководителю проекта.

Экспертные группы проекта формируется с целью оказания необходимого содействия руководителю, либо старшему должностному лицу проекта для выбора и разработки лучших решений по достижению целей проекта, принятия своевременных мер на выявленные риски, оперативного решения сложных задач.1

Таким образом, организационная структура управления проектной деятельностью в государственном секторе представляет собой упорядоченную модель, разработанную для результативной организации деятельности государственных органов в управлении проектами, обеспечивающую эффективное достижение поставленных целей.