Проблемы формирования документооборота в бухгалтерском учете организаций ресторанного бизнеса
Автор: Федоровских О.Н.
Журнал: Экономика и бизнес: теория и практика @economyandbusiness
Статья в выпуске: 9 (43), 2018 года.
Бесплатный доступ
В статье поднята проблема формирования документооборота в бухгалтерском учете организаций ресторанного бизнеса. Для обеспечения его рациональности предлагается график, позволяющий автоматизировать учетные операции. Доработаны формы первичной документации, применение которых будет целесообразным для экономических субъектов ресторанного бизнеса с множеством подразделений, наличием цехов и большим ассортиментом производимых изделий. Использование доработанных форм позволит повысить эффективность деятельности данных организаций.
Документооборот, первичные документы, график документооборота, ресторанный бизнес
Короткий адрес: https://sciup.org/170181088
IDR: 170181088 | DOI: 10.24411/2411-0450-2018-10041
Текст научной статьи Проблемы формирования документооборота в бухгалтерском учете организаций ресторанного бизнеса
Документооборот оказывает значительное влияние на эффективность деятельности организации, поэтому необходима четкая его организация. Правильное оформление и составление первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности является необходимым элементом при признании расходов в бухгалтерском и налоговом учете [1]. В настоящее время во многих организациях ресторанного бизнеса отсутствуют упорядоченные системы документооборота.
Документооборот представляет собой движение всех документов в организации с момента их создания до архивирования или отправки за пределы экономического субъекта. Данное движение документации регламентируется графиком, который составляет главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации. График целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить его в качестве приложения к учетной политике [2]. Он может быть оформлен в виде перечня работ или схемы передвижения документов по структурным подразделениям (склад, кухня, торговый зал) с указанием ответственных за их исполнение и проверку, а также периодичности заполнения и сроков хранения в архиве (табл. 1).
Таблица 1. График документооборота организации ресторанного бизнеса
|
Наименование до кумента |
Количество экземпляров |
Ответственный за исполнение |
Ответственный за проверку |
Периодичность заполнения |
Срок хранения в архиве |
|
Склад |
|||||
|
Ведомость учета остатков продуктов и тары на складе (в кладовой) |
2 |
Заведующий складом |
Бухгалтерия |
По окончании каждого месяца и на дату инвентаризации |
Не менее 3 лет |
|
Производство (Кухня) |
|||||
|
План-меню |
1 |
Заведующий производством |
Бухгалтерия |
Ежедневно |
Не менее 3 лет |
|
Торговый зал в кафе |
|||||
|
Акт о передаче товара и тары во время смены материально-ответственного лица |
3 |
Материальноответственное лицо |
Бухгалтерия |
Ежедневно |
Не менее 3 лет |
График должен устанавливать рациональный документооборот, чтобы каждый документ проходил оптимальное число подразделений и находился минимальное количество времени в каждом из них. Это будет способствовать автоматизации учетных операций и повышению его эффективности [2].
В организациях ресторанного бизнеса также может применяться электронный документооборот. Основное его назначение состоит в организации хранения и обработки документов в электронном виде. В системе электронного документооборота автоматически отслеживается движение документов, их изменение, сроки исполнения и списания в архив. Данная система позволяет объединить потоки документации с территориально удаленных организаций и их структурных подразделений [2].
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 29.07.2018 г.) все хозяйственные операции организации должны оформляться первичным учетным документом. Документы могут быть составлены по формам, утвержденным в альбомах унифицированных форм первичной документации, а также могут быть самостоятельно разработаны организацией. В данных документах должны обязательно присутствовать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством [3]. По утвержденным формам оформляются кассовые и банковские документы. В соответствии со спецификой своей деятельности организация ресторанного бизнеса может разработать шаблоны документации с учетом своих особенностей.
Одной из форм первичных документов, используемых организациями ресторанного бизнеса, является «Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет)». Данная форма присутствует в «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании», утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. №132 [4]. В унифицированной форме представлен учет движения продуктов, тары, специй и соли, стеклотары и отсутствует разграничение по структурным подразделениям. Организации могут применять этот отчет, при этом доработав его под специфику своей деятельности. Для экономических субъектов ресторанного бизнеса с множеством подразделений (кухня, бар, буфет и другие), а также возможностью безналичного и наличного расчетов целесообразным будет применять форму, представленную в таблице 2.
Таблица 2. Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет)
|
Кухня |
|||||||
|
Остаток на начало периода |
Приход |
Расход |
Остаток на конец периода |
Излишки |
Недостача |
||
|
Безналичный расчет |
Наличный расчет |
||||||
|
Стоимость, руб. |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
|
продукты |
12000,00 |
23000,00 |
11000,00 |
8500,00 |
15500,00 |
||
|
тара |
300,00 |
1500,00 |
100,00 |
1200,00 |
500,00 |
||
|
Итого, руб. |
12300,00 |
24500,00 |
11100,00 |
9700,00 |
16000,00 |
||
|
Бар |
|||||||
|
Остаток на начало периода |
Приход |
Расход |
Остаток на конец периода |
Излишки |
Недостача |
||
|
Безналичный расчет |
Наличный расчет |
||||||
|
Стоимость, руб. |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
|
продукты |
16000,00 |
3000,00 |
5000,00 |
10000,00 |
4000,00 |
||
|
тара |
300,00 |
1000,00 |
300,00 |
500,00 |
500,00 |
||
|
Итого, руб. |
16300,00 |
4000,00 |
5300,00 |
10500,00 |
4500,00 |
||
В данной ведомости представлен учет движения продуктов и тары без отдельного выделения стеклотары, так как она является ее разновидностью. Также не выделяются специи и соль, так как в их обособленном учете в настоящее время нет необходимости. Отчет может заполняться как ежедневно, так и по результатам работы организации за определенный период времени, в зависимости от типа организации ресторанного бизнеса. К примеру, вагоны-рестораны могут составлять отчет по завершении рейса.
В организациях ресторанного бизнеса важным аспектом также является наличие цехов (кондитерский, мясной, пельменный, молочный и другие), являющихся от- дельным производственным подразделением. Для оформления передачи на склад готовых изделий кондитерского и других цехов необходимо применять «Ведомость учета движения готовых изделий в кондитерском и других цехах» [4]. Документ составляется заведующим кондитерским и другими цехами ежедневно в двух экземплярах, один из которых сдается в бухгалтерию, а другой остается у материальноответственного лица. Для экономических субъектов ресторанного бизнеса с наличием цехов и большим ассортиментом производимых изделий целесообразным будет использовать следующую форму ведомости, представленную в таблице 3.
Таблица 3. Ведомость учета движения готовых изделий в кондитерском и других цехах
|
Готовое изделие |
Произведено за период |
Расход (в том числе сдано на склад) |
Остаток на конец периода |
||||||
|
Кол-во, шт. |
Масса, кг |
Цена, руб. |
Кол-во, шт. |
Масса, кг |
Цена, руб. |
Кол-во, шт. |
Масса, кг |
Цена, руб. |
|
|
Торты/Пирожные |
|||||||||
|
«Картошка» |
50 |
10 |
5000 |
45 |
9 |
4500 |
5 |
1 |
500 |
|
Муравейник |
15 |
15 |
9000 |
12 |
12 |
7200 |
3 |
3 |
1800 |
|
Итого |
65 |
25 |
14000 |
57 |
21 |
11700 |
8 |
4 |
2300 |
|
Шоколадные изделия |
|||||||||
|
Карамельный десерт |
300 |
15 |
15000 |
270 |
13,5 |
13500 |
30 |
1,5 |
1500 |
|
Шоколадные конфеты |
500 |
5 |
4000 |
490 |
4,9 |
3920 |
10 |
0,1 |
80 |
|
Итого |
800 |
20 |
19000 |
760 |
18,4 |
17420 |
40 |
1,6 |
1580 |
|
Десерты - мороженое |
|||||||||
|
Шоколадное мороженое |
200 |
8 |
10000 |
170 |
6,8 |
8500 |
30 |
1,2 |
1500 |
|
Пломбир |
600 |
36 |
36000 |
490 |
29,4 |
29400 |
110 |
6,6 |
6600 |
|
Итого |
800 |
44 |
46000 |
660 |
36,2 |
37900 |
140 |
7,8 |
8100 |
В «Ведомости учета движения готовых изделий в кондитерском и других цехах», представленной в таблице 3, в отличие от унифицированной формы, произведено разделение готовых изделий по номенклатурным группам (Торты/Пирожные, шоколадные изделия, десерты - мороженое), что позволит повысить аналитические возможности документа. Также в форме сгруппирован расход готовых изделий – на склад, на раздачу и в структурные подразделения. В унифицированной форме масса готовых изделий измеряется только по штучным изделиям, а в доработанном документе графа «Масса, кг» заполняется по всем готовым изделиям на этапе их производства и расхода.
Таким образом, правильно организованный документооборот является необходимым условием для эффективной деятельности организации ресторанного бизнеса. Контроль над движением документов позволяет сократить количество инстанций их прохождения в подразделениях организации, минимизировать возвратность, а также обеспечить равномерное поступление во все структуры экономического субъекта. Важным аспектом также является оформление документов, которые могут быть составлены по унифицированным формам или разработаны самостоятельно организацией под специфику своей деятельности. Так как в организациях ресторанного бизнеса постоянно происходит движение продуктов и тары, готовых из- делий в цехах, они используют различные формы документов для их учета. Доработка данных форм позволит управленческому аппарату оптимизировать организацию учетных операций.
Список литературы Проблемы формирования документооборота в бухгалтерском учете организаций ресторанного бизнеса
- Парамонова Л.А. Актуализация правил учета доходов и расходов экономического субъекта [Электронный ресурс] // Наука - промышленности и сервису. 2015. №10. С. 45-49.
- Парамонова Л.А. Типология основных компонентов учетной политики экономического субъекта [Электронный ресурс] // Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. 2013. №1 (27). С. 144-148.
- Российская Федерация. Законы. О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: федер. закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. (в ред. от 29.07.2018 г.). - СПС Консультант Плюс / http://www.consultant.ru/ (дата обращения 01.09.2018)
- Российская Федерация. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании [Электронный ресурс]: утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. №132. - СПС Консультант Плюс / http://www.consultant.ru/ (дата обращения 02.09.2018)
