Совершенствование электронного документооборота предприятия

Автор: Ульянова Н.Д., Азарова В.Н.

Журнал: Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Информационные технологии @vestnik-university

Статья в выпуске: 1 (19), 2022 года.

Бесплатный доступ

В статье описано состояние рынка пластиковых окон. На примере конкретной организации рассмотрена цепочка документооборота, включающая внешнюю и внутреннюю документацию. Предложен способ оптимизации документооборота посредством разработки дополнительных элементов в программном продукте фирмы «1С».

Производство пластиковых окон, электронный документооборот, документооборот, документ, бизнес-процесс

Короткий адрес: https://sciup.org/140290825

IDR: 140290825

Текст научной статьи Совершенствование электронного документооборота предприятия

Основой функционирования абсолютно любого производства является документооборот – процесс движения документов от момента их появления до завершения работы с ними. Организовать системное и эффективное управление документацией значит обеспечить прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их существования. Причем сфера деятельности компании может быть абсолютно любая [1, 2, 10].

Производство пластиковых окон получило распространение в России еще в 80-х годах, однако в то время такие окна считались предметом роскоши и не каждый мог себе их позволить. Пик развития данного бизнеса в России пришелся на 2000-е годы, когда появилось множество предприятий, которые готовы были предоставить пластиковые окна по доступной цене. На данный момент оконный бизнес стал неотъемлемой частью строительной культуры.

В настоящее время пластиковые окна – это самый оптимальный выбор для большинства людей, решающих проблему остекления. Современный российский оконный рынок практически целиком сформирован из внутреннего производства. Согласно статистике, на территории Российской Федерации на данный момент расположено около 1000 организаций, половина из которых приходится на Москву и Санкт-Петербург [4].

При более подробном рассмотрении, становится понятно, что рынок пластиковых окон формируется из взаимовыгодных отношений между производителями окон и поставщиками оконной фурнитуры. Партнерство данных фирм обеспечивает слаженность процесса изготовления ПВХ окон и организованность последующей их поставки потребителям.

На территории Брянской области функционирует большое количество организаций, связанных с поставкой фурнитуры для пластиковых окон. Одной из самых перспективных на данный момент является ООО «Техстрой-Брянск» - филиал смоленской компании ООО «Техстрой»,

Рис. 1. Схема фактического документооборота процесса «Заказ окон» в ООО «Техстрой-Брянск»

системного поставщика комплектующих для производства окон, дверей, стеклопакетов и оконной фурнитуры [6]. Идея создания ООО «Техстрой» появилась в 2005 году, когда оконный бизнес был на пике своей популярности. Тогда любая компания, связанная с производством и установкой ПВХ окон, была обеспечена на 100% успехом и перспективой дальнейшего развития. Так и произошло. Предприятие постепенно развивалось, поставки увеличивались, клиентская база росла, и уже к концу 2013 года, став полноценной «монополией» в Смоленской области, было принято решение о создании филиала в граничащей на юге Брянской области.

За 9 лет существования Брянскому филиалу удалось стать самым узнаваемым и надежным партнером для своих клиентов в области поставки комплектующих и фурнитуры для светопрозрачных конструкций. На данный момент ООО «Техстрой-Брянск» предоставляет своим клиентам огромный ассортимент продукции, включающий в себя оконную и дверную фурнитуру, крепежные изделия, монтажные ма- териалы, систему герметизации для стеклопакетов, а также профиль для изготовления окон, дверей и фасадов.

Главный принцип компании основан на долгосрочном доверии, а не на краткосрочных успехах, что нашло свое отражение в образовании личных отношений с покупателями. Им способствовал индивидуальный подход к каждому клиенту, среди которых крупные, средние и малые производители.

Документооборот данного предприятия в целом можно рассматривать как систему, включающую в себя входящие, внутренние и исходящие документы. Подобная структура позволяет четко проследить движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Основным элементом цифровой инфраструктуры современного предприятия является электронный документооборот. Работа с документацией относится к сложноорганизованному участку деятельности организации, а электронные решения, в свою очередь, позволяют суще-

I <- -* I У Заказ клиента ТБУТ-000443 от 24.02.2022 14:34:55

Основное Файлы, Задачи

Основное | Товары (6) Доставка Дополнительно |

Добавить ] | | | 110 | 16 | | Ч» | | №5 | [ Заполнить*^-] | Обеспечение * | | Цен и Скидки * |

М Номенклатура Действия Дата отгрузки Количество Ед. нам. Вид цены Цена Сумма Отменено по причине

1	Подоконник Стандарт ПВХ Ю0(белый)	К обеспечению	24.02.2022	8.320	м	<произаольнэя>	98.00	815.36	□
2	Подоконник Стандарт ПВХ 150(6елый)	К обеспечению	24 02 2022	13,210	м	<произвольная>	147.00	1 941.87	□
3	Подоконник Стандарт ПВХ 200(белый)	К обеспечению	24,02.2022	6.100	м	< произвольная:¹	196.00	1195.60	о
4	Подоконник Стандарт ПВХ ЗОО(бепый)	К обеспечению	24.02.2022	4,650	м	<произаольнэя>	294.00	1 367.10	0
5	Подоконник Стандарт ПВХ 350(бепый)	К обеспечению	24.02.2022	1.680	м	«произвольная:»	343,00	576,24	□
6	Подоконник Стандарт ПВХ 450(белый)	К обеспечению	24.02.2022	1.600	м	<проиэвольная>	441.00	705,60	а

Рис. 2. «Заявка клиента» в программе «1С: Управление торговлей»

ш			Заказ №	305
Клиент:		Радуга окон		Дата: 2022-03-30 _________ Дата отгрузки: 12022-02-10 _________
	Наименование	Размер, мм			Кол-во	Площадь,
		ширина		дл ина		м2
Заказ №21171		Fineber
		100		3220	1	0.322
		100		800	1	0.08
Заказ №21217		Fineber
		100		4300\| 1		0.43
Заказ №21258		Fineber
		450		1600	1	0.72
Заказ №21256		Fineber
		150		3550	1	0.5325
Заказ №21261		Fineber
		300		1700	1	0.51
		300		1550	1	0.465
Заказ №21266		Fineber
		150		900	1	0.135
		150		2850	1	0.4275
Заказ №21263		Fineber
		300		1400	1	0,42
		200		2650	1	0.53
		200		1150	3	0,69
Заказ №21259		Fineber
		350		1680	1	0,588
Заказ №21255		Fineber
		150		1700	2	0.51
		150		2510	1	0.3765
					6.7365	6.7365	980	6601.77
					итого кол-во	итого площадь	руб за 1м2	итого сумма
Примечание к заказу:
Ответственный менеджер: Ответственный за распил:

Рис. 3. Печатный вид документа «Заказ на распил»

1346		Раскрой №	305		Дата:	30.мар.22
		Маркировка использованного изделия	Ширина изделия, мм	Длины изделий, мм						Длина остатка, мм	Маркировка	Примеча
		Маркировка использованного изделия	Ширина изделия, мм	изделие 1	изделие 2	изделие 3	изделие 4	изделие 5	изделие 6	Длина остатка, мм	остатка	ние

	1	488115	100	800						0	утилизация	см №1339
	2	598560	100	3220						0	утилизация	СМ №1339
	3	целый хлыст 6000	100	4300						0	утилизация

	4	760199	150	900						120	утилизация	см №1317
	5	целый хлыст 6000	150	1700	1700	2510				90	утилизация
	6	целый хлыст 6000	150	3550						150	утилизация
	7	целый хлыст 6000	150	2850						150	утилизация

	8	512864	200	1150						200	утилизация	СМ №1312
	9	969782	200	1150						200	утилизация	см №1318
	10	целый хлыст 6000	200	2650	1150					200	утилизация

	11	858689	300	1700						120	утилизация	СМ №1330
	12	839164	300	1550	1400					0	утилизация	см №1345

	13	целый хлыст 6000	350	1680,						120 утилизация

	14	865413	450	1600						200[утилизация		см №1341

Рис. 4. Печатный вид документа «Раскроя»

Наряд на сборку

Распоряжение РТУ № УТ-224 10.02.202 2

Склад: Основной

Общество с ограниченной ответственностью "Техстрой-Брянск'ЧООО "Техстрой-Брянск"

Поставщик:

Покупатель ООО "РАДУГА ОКОН'

№	Артикул	Товар	Количество












13		Подоконник Стандарт ПВХ ЮО(белый)	8.32	м
14		Подоконник Стандарт ПВХ 150(белый)	13.21	м
15		Подоконник Стандарт ПВХ 200(6елый)	6.1	м
16		Подоконник Стандарт ПВХ ЗОО(белый)	4.65	м
17		Подоконник Стандарт ПВХ 350(белый)	1.68	м
18		Подоконник Стандарт ПВХ 450(белый)	1.6	м

Всего наименований 19

Отпустил Получил

Рис. 5. Печатный вид документа «Наряд на сборку» в программе «1С: Управление торговлей»

заполнения платежного

^ТЕХСТРОИ!

Счет на оплату № УТ-443 от 24 февраля 2022 г.

6 601.77

1100.30

6 601,77

Всего наименований 6. на cvw 6 601.77 or б

Шесть тысяч шестьсот один рубль 77 копеек

ПРЕИМУЩЕСТВА Л И Д Е Р АА

Итого:

8 т.ч. НДС (20%): Итого с НДС:

Вккнамме! Счетдекстелелеи до 10.03.2022.

Оплата данного счета означает соелас/е с узлов/ячи постзех г.товара. Уеедочлену» обоплзте обязательно, в npowEnov случае не гарантируется наличие товара на складе. Товар отпускается по факту прихода денег на р'с Гостаац кка. сзуовывоэоу. при наличии доверенности и паспорта.

ООО "РАДУ ГА ОКОН", ИНН 3257058199, КПП 325701001, 241007, Брянская обл., г.Брянск, улДукидом 55,квартира п°чтагель; д ^ . (JS3J) 32.50.90 33,6О-ЗОГ14ВЗЯ 32-14-14

Общество с ограниченной ответственностью "Техстрой-Брянск*7ООО "Текстрон-Брянск", ИНН 3245514168, КПП Поставщик: 324501001,241520, Брянская область, Брянский р-н, с.Сулонево, переулок Кон сом оль скин, д.9,тел.: (4832) 921335

Рис. 6. Печатный вид документа «Счет на оплату»

АО "РАЙФФАЙЗЕНБАНК" г. Москва Банк получателя	БИК Сч. №	044525700 30101810200000000700
ИЖ 3245514168 \|КПП 324501001	Сч №	40702810000000086557
Общество с ограниченной ответственностью "Техстрой-БрянсКУООО "Техстр ой-Брянск" Получатель	Код	01 3K2202TGV Т000«300	Срок плат. Очер. плат. Рез. поле	5
Оплата по заказу клиента №УТ-443 Назначение платехз

№	АрТИКУ л	Товары (работы, услуги)	Количество		Цена	Ставка нлс	Сумма нлс	Сумма
1		Подосоннкс Стандарт ПВХ ЮО^бельт.)	8.32	у	93.03	20%	135.88	815.36
2		Подосоннгс Стандарт ПВХ 150,'белый.)	13.21	у	147.03	20%	323.65	1 941.87
3		Подосокнис Стандарт ПВХ 200^белыу.)	6.1	у	186.03	20%	199.27	1 195.60
4		Подосоннис Стандарт ПВХ 303,'белыг.)	4.65	ы	294,03	207,	227.85	1 367.10
5		Подосоннус Стандарт ПВХ 350(6елыу.)	1.68	у	343.03	20%	86.04	578.24
6		Подосонну.с Стандарт ПВХ 4Е-0(белы?.)	1.6	У	441.03	20%	117.60	705.6-0

ственно упростить и оптимизировать конкретные бизнес-процессы [3, 7, 9].

Для организации документооборота фирма «Техстрой-Брянск» использует два программных решения «1С: Управление торговлей 8.3» и «Раскрой линейных материалов». Оба продукта позволяют подробно отражать всю необходимую информацию по заказам и клиентам.

Фактический документооборот филиала состоит из шести основных документов: «Заявка клиента», «Раскрой», «Заказ на распил», «Наряд на сборку», «Счет на оплату» и «Счет-фактура».

Схема фактического документооборота процесса «Заказ окон» в ООО «Техстрой-Брянск» представлена на рис. 1.

«Заявка клиента» – первый входящий документ в цепочке, формируемый в программе «1С: Управление торговлей». Главная задача здесь – отразить всю необходимую информацию о заказе и клиенте (рис. 2).

После оформления заявки в «1С: Управление торговлей» в программу «Раскрой линейных материалов» заносят те же данные по заказу. Основными принципами занесения данных в программу «Раскрой линейных материалов» являются:

• остатки менее 200 мм являются отходами, их необходимо выбрасывать;
• минимальный размер остатка составляет 1000 мм, каждый остаток маркируется.

После занесения необходимой информации и последующих вычислений в программе «Раскрой линейных материалов» формируются документы «Раскрой», если используются хлыстовые материалы в заказе (рис. 3), или «Заказ на распил», если используются листовые материалы в заказе (рис. 4).

Оба этих документа являются равнозначными и относятся к внутренней документации организации.

После всех вычислений сформированный документ необходимо распечатать, для этого в программе есть специальная кнопка для перехода в MS Excel, из которого уже происходит печать. Далее документ передается в печатном виде на производство и применяется для оптимизации использования материалов, находящихся на складе.

Следующим внутренним документом является «Наряд на сборку», который формируется в программе «1С: Управление торговлей». В нем содержится информация о всех изготовленных товарах предназначенных для конкретного покупателя и заказа (рис. 5).

Описанная ранее «Заявка клиента» не реализуется в печатном виде, однако на ее основе, впоследствии, печатается исходящий документ «Счет на оплату», который передается заказчику как чек (рис. 6).

Заключительным документом, относящимся к исходящей документации процесса, является «Счет-фактура», формируемый в программе «1С: Управление торговлей». В

Универсальный передаточный документ

Счет-фактура № УТ-224 Исправление № -

от 10 февраля 2022 г. (1) от и а)

(а родя*ийи пос гл но оленин Правительство Российской еодерзиии ат 2 аПраги 2021 г. № $34}

Продавец;

Адрес

дргуиснт (з*г)

2 - передаточный доиумснт (з*г)

ИНН/КПП продавца:

Грузоотправитель и его адрес:

Грузополучатель и его адрес:

К платежно-расчетному документу №

Документов отгрузке

Покупатель:

Адрес

ИНН/КПП покупателя:

Общ «лво с ограниченной ответственностью "Техстрой-Брянск7ООО‘‘Техстрой- брянск" (2) 241520, Брянская область, Брянский р-н. с. Супонево, переулок Комсомольский, Д 9 _______________________________________________________________________________(2а)

3245514168/324501001 (26)

ООО "РАДУГА ОКОН", 241007, Брянская обл., г.Брянск, ул.Дуки, дом 55, квартира 4

№ п/п 1-19 № УТ-224 от 10.02.2022 _______________________ ООО 'РАДУГА О КОН" _____________________________

241007, Брянская обл., г, Брянск, ул Дуки.дом 55,квартира 4 3257058199/325701001

(5) (5а)

(6) (ба;

(66) (7) (8)

Валюта: наименование, код Идентификатор государстве!

Российский рубль, 643 контракта, договора (соглашения) (при наличии):

Код товара/ работ,	№	Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права	Код вида товара	Единица измерения		(объем)	(тариф) единицу измерения	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога -всего	акциза	ставка	налога, предъявляемая покупателю	Стоимость товаров (работ, услуг), имущ ветвенных праве налогом -всего	Страна проиоюждения товара		Регистраций нный номер декларант на товары регистрацией ный номер партии товара, подлежат ег прослеживав мости
Код товара/ работ,	№		Код вида товара	код	условное обозна- (национальное)	(объем)	(тариф) единицу измерения		акциза	ставка	налога, предъявляемая покупателю		цифровой код	краткое наименование
А	1	!з	16	2	2з	3		5	в	7	а	9	10	Юл	и
-	1	Накладка на подоконник Народный пластик 600mm	-	796	шт	18.000	10.00	180,00	5ез акциза	20%	36,00	216,00	--	-	-
-	2	Соединитель для подоконника Народный пластик 600mm	-	796	шт	4,000	26,67	106.67	>ез акциза	20%	21,33	128,00		-	-
-	3	Подоконник Стандарт ПВХ 100(белый)	-	006	м	8,320	81,67	679.47	>ез акциза	20%	135,89	815,36	-	-	-
-	4	Подоконник Стандарт ПВХ 150(белыи)	-	006	м	13,210	122,50	1 618,22	>ез акциза	20%	323,65	1 941,87	-	-	-
-	5	Подоконник Стандарт ПВХ 200(белый)	-	006	м	6,100	163,33	996,33	)ез акциза	20%	199,27	1 195,60	-	-	-
-	6	Подоконник Стандарт ПВХ ЗОО(белый)	-	006	м	4,650	245,00	1 139,25	>ез акциза	20%	227,85	1 367,10	-	-	-
-	7	Подоконник Стандарт ПВХ 350(бепый)	-	006	м	1,680	285,83	480,20	>ез акциза	20%	96,04	576,24	-	-	-
-	8	Подоконник Стандарт ПВХ 450(бепый)	-	006	м	1,600	367,50	588,00	5ез акциза	20%	117,60	705,60	-	-	-

Рис. 7. Печатный вид документа «Счет-фактура» в программе «1С: Управление торговлей»

Рис. 8. Схема предлагаемого документооборота процесса «Заказ окон» в ООО «Техстрой-Брянск»

нем расположена информация о клиентах, их заказах, способе доставки и месте отгрузки (рис. 7).

Данный документ участвует в документообороте в том случае, когда покупателю необходимо доставить заказанную им продукцию.

Таким образом, в автоматизации имеющегося фактического документооборота участвуют две программы: «1С: Управление торговлей 8.3» и «Раскрой линейных материалов». Первый программный продукт является универсальным современным инструментом для организации электронного документооборота в различных сферах деятельности [5, 8], в то время как второй – авторская разработка компании, которая предполагалась как программа, способная упростить расчеты материалов для заказов. С точки зрения объема выполняемой работы с документацией, использование дополнительной программы «Раскрой линейных материалов» для произведения расчетов, отрицательно сказывается на производительности менеджеров, и, как следствие, фирмы в целом. Более рациональным решением в данной ситуации является организация всего документооборота в одной программе.

Из-за разнообразной специфики бизнеса в России, фирма «1С» обеспечила свою платформу гибкой структурой, позволяющей разрабатывать дополнительные элементы, которые предполагают реализацию нестан- дартных функций, отсутствующих в программе по умолчанию [2].

Исходя из этого, для переноса всего процесса работы с документами в «1С: Управление торговлей», фирме ООО «Техстрой-Брянск» необходимо создать дополнительные элементы, с помощью которых программа будет способна выполнять необходимые вычисления и расчеты материалов. Для этого, вместо двух документов «Раскрой» и «Заказ на распил» необходимо разработать один документ «Заказ» и соответствующие элементы (печатная форма, журнал, отчеты). С помощью разработанных элементов вся цепочка документации значительно сократится и оптимизируется (рис. 8).

После проведенной разработки документы «Раскрой» и «Заказ на распил», формируемые в программе «Раскрой линейных материалов», будут заменены на совпадающий по содержанию документ в «1С: Управление торговлей» – «Заказ». В нем и будет отражаться необходимая информация, а программы «Раскрой линейных материалов» и MS Excel станут не нужны.

Таким образом, совершенствование процесса «Заказ окон» движения документов от принятия заявки клиента до выполнения заказа позволит оптимизировать рассматриваемый бизнес-процесс, уменьшить количество документов, участвующих в процессе, сократить время исполнения процесса, что благотворно повлияет на дальнейшую работу филиала.

Список литературы Совершенствование электронного документооборота предприятия

Бабурина Ю.М., Лысенкова С.Н. Технология информационной деятельности // Информационные технологии в образовании и аграрном производстве. Сборник материалов III Международной научно-практической конференции. 2020. С. 134-140.
Бишутина Л.И., Посохова А.Л. Автоматизация с использованием программных продуктов фирмы «1С» // Проблемы энергообеспечения, автоматизации, информатизации и природопользования в АПК. Сборник материалов международной научно-технической конференции. 2021. С. 37-41.
Войтова Н.А. Технологии автоматизации бизнес-процессов // Социально-экономические и гуманитарные исследования: проблемы, тенденции и перспективы развития. Материалы международной научно-практической конференции. 2016. С. 39-43.
Квашнина М.В. Современное состояние российского рынка окон ПВХ // Управление экономическими системами. Электронный научный журнал. 2010. С. 1-4.
Новиков А.Д., Милютина Е.М. 1С: Управление торговлей // Современные информационные технологии в экономике, образовании и бизнесе. Сборник материалов I Межвузовской заочной студенческой научно-практической конференции. 2014. С. 251-254.
Официальный сайт ООО «Техстрой». – Режим доступа: http://texctroy.ru/.-(Дата обращения: 11.12.2020).
Улезько А.В., Недиков К.Д. К вопросу об оптимизации бизнес-процессов // Актуальные вопросы экономики и агробизнеса. Сборник статей . 2020. С. 175-178.
Ульянова Н.Д., Карагузина Н.Г. Автоматизация торгового предприятия: особенности, перспективы // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Информационные технологии. 2016. № 2 (8). С. 20-23.
Ульянова Н.Д., Синяя М.В. Автоматизация бизнес-процессов в системе электронного документооборота // Прикладная информатика. 2019. Т. 14. № 6 (84). С. 36-47.
Ульянова Н.Д., Ульянова Ю.А. Внедрение электронного документооборота в Брянской области // Вестник образовательного консорциума Среднерусский университет. Информационные технологии. 2013. № 2 (2). С. 16-18.
Яковлев В.Б., Погонышева Д.А., Верезубова Н.А., Петракова Н.В., Хвостенко Т.М. Информационные технологии в экономике // Учебное пособие / Брянск, 2005.

Еще

Статья научная