Внедрение электронного документооборота в Брянской области

В современном мире рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к увеличению числа документов. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. По данным обследования, проводившегося Siemens Business Services в ряде компаний 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; каждый внутренний документ копируется до 20 раз. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными и на помощь приходят электронные системы документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) или Система электронного управления документами (СЭУД) – автоматизированная система оптимизации потоков документов в интересах обеспечения эффективного управления бизнес-процессами предприятия. Такие системы обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов.

В настоящее время разработано значительное количество систем электронного документооборота, обладающих различными возможностями решения определенных задач, стоящих перед организацией. На российском рынке присутствуют СЭД, которые условно делятся на 3 группы.

• 1.    Русифицированные системы иностранного производства – Documentum, Docs Open, Lotus Domino. Запад-

• ное делопроизводство ориентируется на более высокую исполнительскую дисциплину работников по сравнению с российской, поэтому в западных системах практически отсутствует централизованный контроль, максимально полно используются электронные документы и средства коллективной работы пользователей.

• 2.    Российские системы, в основе которых лежат западные системы – БОСС-Референт, ЗОЛУШКА, Эска-до. Специфика российского документооборота позволяет использовать только западные образцы только в частных случаях.

• 3.    Полностью российские разработки – 1С: Документооборот, ЕВФРАТ-Документооборот, Дело. Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в крупных коммерческих и государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации.

В Брянской области с 2011 года реализуется долгосрочная целевая программа «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства в Брянской области». Одним из целевых индикаторов данной программы является 100%-ный охват органов исполнительной власти региона, осуществляющих обмен электронными документами в единой системе электронного документооборота.

По результатам открытого электронного аукциона компания «Офисные технологии» (г. Брянск) заключила государственный контракт на выполнение работ по автоматизации процесса обмена служебной документацией в органах государственной власти и местного самоуправления с возможностью использования электронной цифровой подписи и поставкой оборудования. Разработанная компанией система электронного документооборота «ДЕЛО» в Администрации Губернатора и Правительства Брянской области и ряде отраслевых органов исполнительной власти региона используется с 2003 года.

Система является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства с поддержкой всех правил, принятых в России. Она достаточно популярна в РФ – в 2012 году по количеству внедрений на территории России у данной системы первое место и 28% рынка. Система обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. В системе при осуществлении любого действия в организации создается документ; документу обеспечивается движение; движение (не физическое) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Продукт используется организациями для внедрения формализованного делопроизводства в секретариатах, канцеляриях, общих отделах. Так, в Департаменте финансов Брянской области функционирует более 100 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». Предполагается ее внедрение в 29 Органах государственной власти на территории г. Брянска (Брянская областная Дума, областные департаменты, комитеты и управления; государственные инспекции); а также органах местного самоуправления на территории Брянской области (6 городских округов и 27 муниципальных районов – Брасовский и т.д.).

В 2013 году система интегрирована с Интернет-прием-ной: в области внедрен модуль интернет-взаимодействия с сайтами ФОИВ/РОИВ по обращениям граждан к Президенту России (разработка компании «КС-Консалтинг», работы по внедрению компании «АльтА-СОФТ»). Модуль позволяет автоматически размещать сведения из СЭД «ДЕЛО», связанные с обработкой и рассмотрением обращений, в «Личных кабинетах» заявителей на официальных сайтах Правительства области и Президента России.

В департаменте здравоохранения Брянской области осуществляется перевод всего документооборота лечебных учреждений в электронный вид. Так, в Брянской ЦРБ в общей базе всегда есть полная информация о пациенте. Результаты обследования, назначения - всё хранится в элек- тронной карте. Одновременно наглядно видно, сколько пациентов обратились в офис врача общей практики, какие у них были жалобы и так далее. В поликлиниках действует электронная регистратура.

Автоматизация документооборота коснулась в Брянской области и банковских структур. В Среднерусском банке внедрена система электронного межкорпоративного документооборота «E-invoicing», предоставляющая возможности для клиентов обмениваться между собой всеми документами, возникающими в ходе контрагентских отношений, в электронном виде. Воспользоваться услугой ЭД можно в любом отделении Сбербанка Брянской области, которое оказывает услуги юридическим лицам.

В таможенной сфере также используется электронный документооборот. В регионе выпуск электронной таможенной декларации осуществляется с 2009 года, и продолжает успешно работать, обеспечивая удобство коммуникации с таможенными органами новым и новым клиентам. Внедряется система для складов временного хранения для организации обмена электронными документами с таможенными органами.

Значительную помощь во внедрении элементов электронного документооборота играют специализированные операторы связи. Это организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между жителями области и Территориальным органом госстатистики, по предоставлению отчетности в Управление Федеральной налоговой службы, Отделение Пенсионного фонда РФ, Фонд социального страхования через электронные каналы связи. В регионе функционирует 13 спецопе-раторов связи, которые осуществляют изготовление электронной подписи для участия в электронных торгах, сдачи деклараций, информационного обмена в электронном виде.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет организациям в 3 раза повысить скорость обработки документов, на 75% сократить расходы на содержание архива и в 0,5-2 раза повысить эффективность работы за счет повышения исполнительской дисциплины и более оптимального использования внутренних ресурсов. На 2025% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота, а стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с их бумажными копиями. Система автоматизации документооборота организации осуществляет координацию остальных подсистем документооборота. Брянская область успешно идет по пути внедрения электронного документооборота.