Внедрение электронного документооборота в Брянской области
Автор: Ульянова Наталья Дмитриевна, Ульянова Юлия Александровна
Рубрика: Информационные технологии в экономике и управлении
Статья в выпуске: 2, 2013 года.
Бесплатный доступ
В Брянской области продолжается развитие электронного документооборота. В органах государственной власти успешно внедряется система электронного документооборота «Дело», электронная документация применяется в здравоохранении, таможенной и банковской сферах. Особую роль играют специализированные операторы связи.
Делопроизводство, электронный документ, система электронного документооборота, брянская область, органы государственной власти, операторы связи
Короткий адрес: https://sciup.org/140129852
IDR: 140129852
Текст научной статьи Внедрение электронного документооборота в Брянской области
В современном мире рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к увеличению числа документов. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. По данным обследования, проводившегося Siemens Business Services в ряде компаний 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; каждый внутренний документ копируется до 20 раз. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными и на помощь приходят электронные системы документооборота.
Система электронного документооборота (СЭД) или Система электронного управления документами (СЭУД) – автоматизированная система оптимизации потоков документов в интересах обеспечения эффективного управления бизнес-процессами предприятия. Такие системы обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов.
В настоящее время разработано значительное количество систем электронного документооборота, обладающих различными возможностями решения определенных задач, стоящих перед организацией. На российском рынке присутствуют СЭД, которые условно делятся на 3 группы.
-
1. Русифицированные системы иностранного производства – Documentum, Docs Open, Lotus Domino. Запад-
- ное делопроизводство ориентируется на более высокую исполнительскую дисциплину работников по сравнению с российской, поэтому в западных системах практически отсутствует централизованный контроль, максимально полно используются электронные документы и средства коллективной работы пользователей.
-
2. Российские системы, в основе которых лежат западные системы – БОСС-Референт, ЗОЛУШКА, Эска-до. Специфика российского документооборота позволяет использовать только западные образцы только в частных случаях.
-
3. Полностью российские разработки – 1С: Документооборот, ЕВФРАТ-Документооборот, Дело. Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в крупных коммерческих и государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации.
В Брянской области с 2011 года реализуется долгосрочная целевая программа «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства в Брянской области». Одним из целевых индикаторов данной программы является 100%-ный охват органов исполнительной власти региона, осуществляющих обмен электронными документами в единой системе электронного документооборота.
По результатам открытого электронного аукциона компания «Офисные технологии» (г. Брянск) заключила государственный контракт на выполнение работ по автоматизации процесса обмена служебной документацией в органах государственной власти и местного самоуправления с возможностью использования электронной цифровой подписи и поставкой оборудования. Разработанная компанией система электронного документооборота «ДЕЛО» в Администрации Губернатора и Правительства Брянской области и ряде отраслевых органов исполнительной власти региона используется с 2003 года.
Система является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства с поддержкой всех правил, принятых в России. Она достаточно популярна в РФ – в 2012 году по количеству внедрений на территории России у данной системы первое место и 28% рынка. Система обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. В системе при осуществлении любого действия в организации создается документ; документу обеспечивается движение; движение (не физическое) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Продукт используется организациями для внедрения формализованного делопроизводства в секретариатах, канцеляриях, общих отделах. Так, в Департаменте финансов Брянской области функционирует более 100 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». Предполагается ее внедрение в 29 Органах государственной власти на территории г. Брянска (Брянская областная Дума, областные департаменты, комитеты и управления; государственные инспекции); а также органах местного самоуправления на территории Брянской области (6 городских округов и 27 муниципальных районов – Брасовский и т.д.).
В 2013 году система интегрирована с Интернет-прием-ной: в области внедрен модуль интернет-взаимодействия с сайтами ФОИВ/РОИВ по обращениям граждан к Президенту России (разработка компании «КС-Консалтинг», работы по внедрению компании «АльтА-СОФТ»). Модуль позволяет автоматически размещать сведения из СЭД «ДЕЛО», связанные с обработкой и рассмотрением обращений, в «Личных кабинетах» заявителей на официальных сайтах Правительства области и Президента России.
В департаменте здравоохранения Брянской области осуществляется перевод всего документооборота лечебных учреждений в электронный вид. Так, в Брянской ЦРБ в общей базе всегда есть полная информация о пациенте. Результаты обследования, назначения - всё хранится в элек- тронной карте. Одновременно наглядно видно, сколько пациентов обратились в офис врача общей практики, какие у них были жалобы и так далее. В поликлиниках действует электронная регистратура.
Автоматизация документооборота коснулась в Брянской области и банковских структур. В Среднерусском банке внедрена система электронного межкорпоративного документооборота «E-invoicing», предоставляющая возможности для клиентов обмениваться между собой всеми документами, возникающими в ходе контрагентских отношений, в электронном виде. Воспользоваться услугой ЭД можно в любом отделении Сбербанка Брянской области, которое оказывает услуги юридическим лицам.
В таможенной сфере также используется электронный документооборот. В регионе выпуск электронной таможенной декларации осуществляется с 2009 года, и продолжает успешно работать, обеспечивая удобство коммуникации с таможенными органами новым и новым клиентам. Внедряется система для складов временного хранения для организации обмена электронными документами с таможенными органами.
Значительную помощь во внедрении элементов электронного документооборота играют специализированные операторы связи. Это организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между жителями области и Территориальным органом госстатистики, по предоставлению отчетности в Управление Федеральной налоговой службы, Отделение Пенсионного фонда РФ, Фонд социального страхования через электронные каналы связи. В регионе функционирует 13 спецопе-раторов связи, которые осуществляют изготовление электронной подписи для участия в электронных торгах, сдачи деклараций, информационного обмена в электронном виде.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет организациям в 3 раза повысить скорость обработки документов, на 75% сократить расходы на содержание архива и в 0,5-2 раза повысить эффективность работы за счет повышения исполнительской дисциплины и более оптимального использования внутренних ресурсов. На 2025% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота, а стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с их бумажными копиями. Система автоматизации документооборота организации осуществляет координацию остальных подсистем документооборота. Брянская область успешно идет по пути внедрения электронного документооборота.
Список литературы Внедрение электронного документооборота в Брянской области
- Организация документооборота с помощью СЭД ДЕЛО http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
- В Брянской области продолжается развитие электронного документооборота в органах исполнительной власти http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=121668
- Администрация Брянской области внедряет модуль интернет-взаимодействия с сайтом Президента России http://iecp.ru/news/item/386287/
- E-invoicing -виртуальный подход к документообороту http://www.news.nashbryansk.ru/2013/09/26/routine/e-invoicing-virtualnyj-podxod-k-dokumentooborotu-22790/
- В таможенной сфере ввели электронный документооборот http://www.news.nashbryansk.ru/2012/10/10/business/elektronnyj-dokumentooborot/
- Поворотный момент. -Брянская медицинская газета. -http://bryanskmedgazeta.ru/articles/449/povorotnyi-moment
- Управление Федеральной налоговой службы по Брянской области. Операторы связи http://www.r32.nalog.ru/nalot/sb/or/4191430/