Актуальная автоматизированная система управления мини-гостиницей

В настоящее время наблюдается бурное развитие информационных технологий и их внедрение в сфере гостиничного дела. Обусловлено это явление ростом конкуренции на туристическом рынке, повышением требований со стороны потребителей, увеличением сложности и комплексности предоставляемых услуг. Все эти изменения требуют внедрения новых систем управления, работа которых не возможна без использования информационных технологий [1]. На сегодняшний момент трудно представить себе крупный отель или гостиничную сеть без автоматизированных систем управления. В тоже время коллективные средства размещения с небольшим количеством номером, далеких от крупных центров притяжения туристов, таких как г. Москва и г. Санкт-Петербург, пока только “присматриваются” возможностям современных информационных технологий.

Рассмотрим опыт применения автоматизированной системы управления «TravelLine: WebPMS» на примере небольшой гостиницы с 25 номерами разной категории, от «Люкс» (3 номера) до семейного, исходя из расчета размещения 5 человек [2].

Гостиница расположена в 200 метрах от побережья, в пгт. «Николаевка», активная деятельность гостиницы осуществляется с середины апреля, по конец октября, то есть приблизительно полгода. Система управления нужна именно на этот срок. Требуется:

• 1.    Удобный инструмент, который может помочь в период активной фазы работы с гостями;

• 2.    Необходимо, чтобы затраты на использование системы управления были невысокими;

• 3.    Нужно чтобы, система была интуитивно понятна и проста для управляющего или администратора гостиницы.

• 4.    В любое время и из любого места иметь доступ к АСУ для анализа и контроля ситуации.

То есть перед управляющими стояла задача автоматизировать процесс расселения и бронирования номеров, желательно с минимальными затратами. Выбор был сделан в пользу АСУ «TravelLine: WebPMS».

Основой базового модуля системы «TravelLine: WebPMS» является так называемая «шахматка», таблица в которой отражены номерной фонд и время, в течении которого наглядно показано какой номер и когда будет занят или свободен. Пример такой «шахматки» показан на рисунке 1.

Шахматка

Загрузка номеров

О

Гости сегодня

Состояние номеров

30 всего номеров

Сделано броней

22 свободно

Способы оплаты: Все

Категории номеров

Одноместный Эконом

+ Создать бронь сентября 2015 0

Фильтры Статусы: Все

■ Проживания

Мансарда (К2)

Мансарда (К2)

Рис.1. «Шахматка» системы «TravelLine: WebPMS»

На рисунке наглядно видно загрузку номерного фонда гостиницы.

Преимущество этой системы состоит в том, что:

• 1.    Система размещается на серверах компании.

• 2.    Для доступа к системе достаточно иметь доступ к сети интернет, даже если нет широкополосного проводного интернета, можно использовать 3G модем с ноутбуком, как непосредственно в гостинице, так и удаленно. В любой момент можно получить информацию о гостинице с любого устройства, которое имеет доступ в интернет, ноутбук, стационарный компьютер, планшет, смартфон.

Одно из достоинств системы, состоит в том, что не требуется покупать саму систему, а достаточно просто вносить ежемесячную плату за пользование системой, что довольно удобно, учитывая временные рамки, в которых осуществляет деятельность гостиница. В настоящий момент ежемесячная плата за использование базового модуля программы «TravelLine: WebPMS» составляет 1500 рублей в месяц.

В случае необходимости есть возможность подключить дополнительные модули к системе, такие как модуль онлайн-бронирования «TL: Отель», для бронирования номеров через интернет, «TL: Express» конструктор сайтов для гостиницы, модуль «TL Channel manager» для управления каналами продаж или модуль «TL Rate chopper» для мониторинга цен на рынке.

Модуль онлайн-продаж «TL -Отель» позволяет запустить сервис по продажам и бронированию номерного фонда отеля через интернет в режиме реального времени, то есть гости отеля могут выбирать время заселения, категорию номера, количество бронируемых мест и даже оплачивать услуги через определенные платежные сервисы.

Модуль «TL Express» позволяет руководству отеля создавать специализированный сайт для рекламы и привлечения гостей, сам сайт может располагаться на серверах компании «Travelline», что в свою очередь достаточно выгодно для клиента, потому что работы по созданию, сопровождению, архивации, бесперебойной работы сайта, а также поддержку клиентов берет на себя компания.

Еще один интересный модуль «TL Channel manager», модуль который используется в том случае, если планируется продажа номерного фонда и бронирование через партнеров или специальные системы бронирования сторонних организаций. Это позволит избежать ошибок при внесении изменений на нескольких площадках продаж. То есть, изменяя, например, цену или размер скидки, не потребуется вносить эти изменения в системы бронирования и продаж, модуль меняет их автоматически.

Также доступен модуль «TL Rate chopper». Этот модуль помогает отслеживать цены на рынке продаж, получать ежедневные отчеты о динамике изменения цен, на номера определенной категории, а также получать графики интересующих Вас параметров продаж.

Выводы

Таким образом, система «Travelline», является достаточно гибкой, легко настраиваемой, содержащей все необходимые инструменты для эффективного управления минигостиницей. Не требует значительных стартовых затрат, например на дорогостоящее компьютерное сетевое оборудование и доступа в интернет, особенно там, где есть сложности с построением каналов связи для доступа в интернет. Еще можно отметить то, что сотрудники компании осуществляют круглосуточную поддержку пользователей системы, а также, то, что функционирование системы может осуществляться «по требованию», то есть только в то время, когда функционирует гостиница, например 6 месяцев в году, а после перерыва легко вводится в работу.