Цифровизация кадровых процессов на муниципальной службе в условиях трансформации публичного управления (на примере администрации города Улан-Удэ)

Аршолоева О. Х. Цифровизация кадровых процессов на муниципальной службе в условиях трансформации публичного управления (на примере администрации города Улан-Удэ) // Вестник Бурятского государственного университета. Экономика и менеджмент. 2026. № 2. С. 22–26.

Цифровая трансформация системы публичного управления является одной из ключевых тенденций современного социально-экономического развития. В условиях активного внедрения информационно-коммуникационных технологий существенно изменяются подходы к организации деятельности органов местного самоуправления, в том числе в сфере управления персоналом. Повышение требований к качеству муниципальных услуг, открытости и прозрачности деятельности органов власти актуализирует необходимость модернизации кадровых процессов на основе цифровых решений.

Современный вектор развития общества четко характеризуется концентрацией внимания к человеческому капиталу и внедрению цифровых технологий во все сферы жизни. Совокупность цифровых технологий в целом отвечает требо- ваниям времени, обеспечивая возможность адаптироваться к новым условиям, а также существенно упрощая и автоматизируя многие процессы.

Текущая цифровизация управленческих процессов отвечает современным задачам успешного функционирования общества и постепенно ассимилируется со всеми обеспечивающими сферами, отвечая главной своей цели — оптимизации производственных затрат, и кадровые процессы на муниципальной службе не стали исключением.

Муниципальная служба представляет собой особую сферу публичной деятельности, в которой кадровые процессы отличаются высокой степенью регламентации и значительным объёмом документооборота. Традиционные формы кадрового учета и документооборота в большей степени ориентированы на бумажные носители, что приводит к увеличению временных затрат и снижению оперативности управленческих решений. В связи с этим цифровизация кадровых процессов рассматривается как инструмент оптимизации административных процедур и повышения управляемости кадровых ресурсов.

В научных исследованиях цифровизация государственного и муниципального управления трактуется как переход к использованию цифровых платформ, автоматизированных систем и аналитических инструментов, обеспечивающих более высокий уровень координации и эффективности управленческой деятельности. В Российской Федерации данные процессы реализуются в рамках стратегических программ цифрового развития, предусматривающих внедрение электронных форм взаимодействия, автоматизацию внутренних процессов и развитие цифровых компетенций работников публичного сектора.

Итак, базовым действием к цифровизации является автоматизация процессов. В первую очередь автоматизируют рутинные процессы, такие как кадровое делопроизводство, и все, что с этим связано. На данном этапе осуществляется внедрение электронных систем кадрового учета, что позволяет показательно снизить временные затраты и минимизировать риски технических ошибок, высвобождая ресурсы для решения стратегических задач.

Внедрение электронных систем кадрового учета позволяет качественно повысить производительность специалистов, обеспечить прозрачность и доступность процессов для работников. Эти структурные изменения в целом положительно отражаются на качестве управленческих процессов.

Также процессная автоматизация расширяет возможности быстрого и качественного анализа текущего состояния кадрового состава. Повышение доступности массивов статистической информации оптимизирует процессы обработки информации и получения необходимой базы для принятия управленческих решений.

Таким образом, автоматизация процессов выводит на новый уровень аналитику данных. Доступ к большому массиву информации и современные технологические инструменты позволяют в кратчайшие сроки проводить объемные статистические исследования различной направленности, а также оперативно и максимально точно выявлять системные изменения.

Следующая составляющая цифровизации — гибкость. Возможности автоматизации и аналитики позволяют не только быстро принимать соответствующие управленческие решения, но и гибко реагировать на существующие потребности, решая их зачастую даже без территориальной привязки.

Итак, благодаря неограниченному доступу к любой имеющейся информации, гибкости системной цифровизации возможности обучения и развития способствуют общему профессиональному росту персонала, повышают уровень вовлеченности сотрудников, так как они могут самостоятельно управлять своим обучением.

Внедрение современных технологий и инструментария ключевым образом определяет использование искусственного интеллекта и машинного обучения при построении будущей парадигмы HR-отрасли. Данное направление развития определенно будет использоваться при анализе статистических данных, составлении прогнозных моделей развития, рынка потребностей и умений, что безусловно отразится на всех кадровых процессах и оптимизирует процессы подбора персонала через интеллектуальные алгоритмы или тестовые системы, оценивающие навыки и квалификацию кандидатов.

Необходимо также подчеркнуть, что персоналу будут выдвигать качественно иные требования к уровню навыков и компетенций. Обучение в целом изменится в сторону информатизации, появления новых направлений обучающих процессов. Чаще предпочтение будут отдавать специалистам с опытом работы по информационным системам, способным к быстрой адаптации в меняющихся условиях. Все это безусловно приведет к существенным изменениям в системе работы и естественному отсеву неэффективных специалистов.

Практический анализ цифровизации кадровых процессов приведён на примере администрации г. Улан-Удэ. В 2022 г. в органе местного самоуправления был осуществлён анализ действующих кадровых процедур, включавший оценку временных затрат специалистов кадровых подразделений, анкетирование сотрудников и применение метода фотографии рабочего дня. Это позволило выявить наиболее трудоёмкие операции и определить направления оптимизации кадровой деятельности.

По результатам анализа было принято решение о внедрении электронного кадрового документооборота на основе программного продукта «1С». Подготовительный этап включал наполнение базы данных, построение системы учета, настройку электронного обмена информацией с контролирующими органами. Также для внедрения электронного документооборота были разработаны и утверждены локальные нормативные акты, регламентирующие систему электронного кадрового документооборота. Особое внимание было уделено вопросам информационной безопасности и разграничения доступа к персональным данным.

С 2023 г. электронный кадровый документооборот был введён в практическую эксплуатацию. В результате были автоматизированы процессы кадрового учета, учет рабочего времени сотрудников полностью осуществляется в автоматическом режиме, существенно сокращён объём бумажного документооборота. Процесс обмена электронными документами и отчетностью с контролирующими органами стал полностью автоматизированным, что существенно сократило временные затраты. Следующим действием стало внедрение сервиса личных кабинетов сотрудников, что позволило организовать дистанционное взаимодействие работников с кадровыми подразделениями и обеспечить моментальную доступность кадровых документов, хранящихся непосредственно в персональных учетных данных сотрудников.

Вместе с тем необходимо отметить, что при реализации электронного кадрового документооборота был обнаружен ряд проблем, среди которых следует отметить недостаточный уровень цифровых компетенций части персонала, а также ограниченность финансовых ресурсов муниципального бюджета. Недостаточность финансирования сказывалась на процессах цифровизации, реализовывавшейся поэтапно. Приходилось выбирать пути внедрения с минимальными финансовыми вложениями, что требовало дополнительных затрат времени и ресурсов на адаптацию сотрудников и настройку программных модулей. Данные обстоятельства свидетельствуют о необходимости комплексного сопровождения цифровой трансформации, включающего обучение персонала и развитие организационной культуры.

Таким образом, цифровизация кадровых процессов, являясь средством повышения эффективности управления на муниципальной службе, представляет собой важный фактор повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления. Опыт администрации г. Улан-Удэ показывает, что внедрение электронных кадровых решений позволяет оптимизировать управленческие процедуры и повысить качество кадровой работы даже в условиях ограниченных ресурсов. Полученные результаты могут быть использованы при разработке рекомендаций по развитию кадровой политики и цифровой трансформации муниципального управления в других муниципальных образованиях.