Документационное сопровождение интернет-сайта в PR-деятельности вуза (на примере сайта ВолГУ)

Аннотация. В настоящей статье анализируется полнота и состав документов, реализующих PR-деятельность вуза, в организации документационного сопровождения сайта на примере Интернет-сайта ФГАОУ ВО «Волгоградский государственный университет» (, рассматриваются положительные и отрицательные стороны документационного сопровождения сайта вуза, формулируются рекомендации по совершенствованию его сопровождения и наполнения в контексте реализации функции связей с общественностью.

В современных условиях повсеместного распространения технологий Интернет-связи сайт является одним из основных инструментов формирования имиджа высшего учебного заведения. В федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» [11] подчеркивается необходимость обеспечения информационной открытости образовательной деятельности российских вузов. Представление университета в виртуальном пространстве требует грамотного перевода его научной и образовательной деятельности с языка «offline» на язык «online» [18, с. 12].

Результаты современных исследований подтверждают, что Интернет-сайт является основным источником информации о работе высшего учебного заведения для потенциальных потребителей и пользуется популярностью более чем у половины абитуриентов [5, с. 116]. Наиболее популярные рейтинги высших учебных заведений включают оценку его наполнения и возможностей при определении позиции конкретного образовательного учреждения. Интернет-сайт вуза интегрирует в себе ключевые функции, необходимые для организации связей с общественностью, в их числе:

– формирование канала Интернет-ком-муникации с потенциальными и фактическими потребителями и иными заинтересованными лицами;

– обеспечение открытого доступа к необходимым документам в соответствии с потребностями различных сегментов целевой аудитории;

– удовлетворение потребностей потенциальных пользователей в информации по различным аспектам деятельности вуза;

– развитие механизмов неформального общения и «обратной связи» (чаты, форумы, группы в социальных сетях) с основными клиентскими группами, внедрение элементов и систем дистанционного обучения и т. п. [10, с. 89].

Обеспечение реализации указанных функций Интернет-сайта невозможно без качественного и соответствующего потребностям целевой аудитории документационного и информационного сопровождения. При этом данным аспектам работы сайтов образовательных учреждений в современной науке уделяется неоправданно малое внимание. Среди работ российских ученых, посвященных данной тематике, следует отметить публикации Д.В. Гмарь, В.В. Крюкова, К.И. Шахгельдян [3], А.А. Домнич [6], Д.А. Ширина [19].

В диссертационном исследовании Е.С. Буслаевой в состав документов, реализующих функции вуза по связям с общественностью, предложено включать публичные отчеты, информацию о политике в области качества и пресс-релизы [1, с. 156]. Для образовательных организаций предложенный перечень можно дополнить документами, которые обязательны к размещению на сайте в соответствии с требованиями федерального законодательства к информационной открытости в сфере образования. Документы, содержащие указанные данные, должны размещаться образовательной организацией на сайте в Интернет и быть актуальными.

Федеральное законодательство об образовании устанавливает требования к информационной открытости образовательной организации, в числе которых требования к перечню обязательных документов, представленных в виде пяти основных групп:

– документы, содержащие основные сведения об образовательной организации: сведения о дате создания организации, учредителях, адресах организации и филиалов, графике и режиме работы, контактных данных, органы и структура управления и т. п.;

– ксерокопии основных правоустанавливающих и организационно-распорядительных документов: устав, лицензия на осуществление образовательной деятельности, свидетельство об аккредитации, план финансово-хозяйственной деятельности, локальные нормативные акты и т. п.;

– отчеты о результатах самообследования;

– предписания контрольных и надзорных органов и отчетов об их исполнении;

– иная информация по усмотрению образовательной организации [11].

На сайте университета представлены результаты соответствия размещенных документов требованиям федерального законодательства [16].

Рассмотрим более подробно особенности документов, реализующих PR-деятельность вуза, в соответствии с их группировкой, предложенной Е.С. Буслаевой.

Одним из основных видов публичных отчетов, размещаемых на сайте Волгоградского государственного университета, является отчет о результатах деятельности образовательной организации, расположенный в разделе «Сведения об образовательной организации». По состоянию на 1 сентября 2018 года отчет приведен по итогам 2017 года [13], что говорит о своевременной публикации отчетной информации, а, следовательно, и возможности для ознакомления с актуальными данными о результативности деятельности ФГАОУ ВО «Волгоградский государственный университет» заинтересованных пользователей.

К иным видам отчетов о публичной деятельности, размещаемых на сайте университета, можно отнести:

– отчетные сведения о контингенте обучающихся (представлены за период 2003– 2017 гг.);

– отчеты об исполнении государственного задания (представлены за период с 2013 г. по 2017 г.);

– отчеты о результатах самообследова-ния (представлены за период с 2003 г. по 2009 г. и с 2013 г. по 2017 г.);

– отчеты председателей государственных аттестационных комиссий (с 2012 г. по 2017 г.).

Публичные отчеты имеют вторичный характер, поэтому часто в них содержится отсылка на первичные документы, например: «В соответствии с Программой развития воспитательной деятельности ВолГУ на 2016– 2020 гг. определены следующие приоритеты развития» [14]. Сильной стороной публичных отчетов университета является постоянная отсылка к электронным ресурсам сайта ФГАОУ ВО «Волгоградский государственный университет» для ознакомления с более подробной информацией по определенному аспекту деятельности вуза. Так, в Отчете о само-обследовании приводятся отсылки к инфор- мации сайта о полном перечне и содержании реализуемых вузом программ, партнерах вуза и т. п. Однако не все представленные виды отчетов удобны для конечных пользователей. Так, в Отчете о результатах самообследова-ния, приведенном в pdf-формате, страницы, содержащие информацию о ключевых результатах деятельности, имеют альбомную ориентацию, расположены вертикально, что затрудняет их восприятие заинтересованным пользователем [14].

Информационная плотность, характеризующая текст публичного отчета, формируется на основании использования:

– специальных аббревиатур ( НИР, НИОКР, вуз ) [17];

– терминов без конкретизации их определений ( аннотированный отчет, индексируемые статьи );

– акцентов в тексте с использованием полужирного и курсивного начертания («доля студентов вуза на уровне обученности не ниже второго составляет 86 % (по вузу в целом), а доля студентов вузов-участников на уровне обученности не ниже второго – 82 % (для всей совокупности вузов-участников в целом)» ) [15];

– детализации: ( в разделе представлена информация о результатах тестирования студентов по двум показателям:

– доля студентов по проценту набранных баллов за выполнение ПИМ позволяет провести экспресс-оценку результатов тестирования;

– доля студентов на уровне обученности не ниже второго позволяет провести более глубокий анализ результатов обучения в соответствии с предложенной моделью ) [15].

Документационное обеспечение информационного сопровождения сайта Волгоградского государственного университета о политике в области качества представлено достаточно полно и включает в себя:

– сведения о положении университета в крупных международных и всероссийских рейтингах (по итогам отчетных периодов с 2014 г. до 2016 г., по некоторым рейтингам – до 2017 г.);

– данные о политике в области качества образования, представленные в виде раскры- тия целей научно-образовательной деятельности (за период с 2012 г. по 2016 г.);

– план работы и данные мониторинга по основным направлениям образовательной деятельности (за периоды соответственно 2006– 2015 гг. и 2011–2017 гг.);

– результаты внешней оценки качества образовательной подготовки обучающихся (за период 2010–2018 гг.).

Данный перечень документов о качестве образовательных услуг значительно шире минимально оговоренных федеральным законодательством требований к информационной открытости образовательной организации, что является несомненным преимуществом документационного сопровождения работы сайта Волгоградского государственного университета в области организации связей с общественностью. По нашему мнению, для совершенствования информационного наполнения сайта раздел данных о политике в области качества образования, представленный в виде раскрытия целей научно-образовательной деятельности, целесообразно дополнить отчетом о реализации поставленных целей за прошедший отчетный период.

Таким образом, можно сделать вывод о композиционно-содержательных особенностях публичных отчетов, размещаемых на сайтах вузов. Традиционно они предназначены для соблюдения требований федерального законодательства к отчетности образовательных организаций и ориентированы прежде всего на информационные потребности контрольно-надзорных органов, что предопределяет стилистические особенности изложения информации (использование официально-делового стиля), форму ее представления. Содержательно они направлены на раскрытие данных о финансовых показателях деятельности, использовании имущества, результатах научной и образовательной деятельности. Изменение нормативных требований к структуре и составу публичных отчетов предопределяют их различный состав по отчетным годам.

Еще одним видом документов, используемых в документационном сопровождении сайта, для организации связей вуза с общественностью, является пресс-релиз, представляющий собой результат аналитико-синтетической обработки источников первичных ин- формационных данных. Он служит официальным источником информации для представителей средств массовой информации при подготовке ими публикаций о деятельности вуза [7]. Показательно, что в разделе информации для партнеров сайта ФГАОУ ВО «Волгоградский государственный университет» в перечне основных аудиторий партнеров («Учредитель», «Власть», «Общественные организации», «Контролирующие органы» и т. п.) отсутствует указание на средства массовой информации. Обязанности по подготовке пресс-релизов возложены на отдел пресс-службы университета [9].

При введении соответствующего параметра поиска по сайту («пресс-релиз») ссылка на документы данного типа отсутствует. Стилистические особенности материалов, размещаемых в разделе «Новости» сайта, в большинстве случаев не позволяют отнести их к данному типу документа. Примером пресс-релиза является, например, анонсирование мероприятий и конференций вуза. Информационная плотность таких документов обеспечивается следующими средствами:

– использованием осложненных предложений («В Волгоградском государственном университете 20 – 21 октября 2017 г. пройдет IV Международная научная конференция «Военная история России: проблемы, поиски, решения», посвященная 75-летию победы в Сталинградской битве ) » [8];

– акцентированием внимания на важной информации посредством форматирования текста и введением восклицательных конструкций ( «Участие в образовательной программе БЕСПЛАТНОЕ!» [12]).

Особенностью пресс-релизов, посвященных анонсированию мероприятий Волгоградского государственного университета, является подкрепление их информационными сообщениями и информационными письмами с дополнительными сведениями для лиц, заинтересовавшихся сообщением.

Подводя итоги, можно сделать вывод о значительной роли интернет-сайта современного вуза в информировании заинтересованной аудитории о деятельности образовательной организации. Большое значение в его документационном обеспечении имеют документы, реализующие деятельность вуза по связям с общественностью. Традиционные группы таких документов, представленные публичными отчетами, информационными материалами о политике в области качества и пресс-релизами, дополняют документы, предусмотренные требованиями федерального законодательства к информационной открытости образовательных организаций.

По итогам проведенного анализа можно сделать вывод о том, что размещенные на сайте документы, входящие в блок публичных отчетов и информации о политике в области качества, имеют обезличенного адресата, часто представлены в формализованном виде и изложены с использованием делового стиля речи. Очевидно, что потенциального абитуриента вряд ли привлечет сухая информация о результативности образовательной организации, которая содержится в нормативно установленной табличной форме обязательного публичного отчета, при этом для сотрудников контрольных и надзорных органов такая форма представления данных будет наиболее приемлемой.

С учетом опыта PR-деятельности крупнейших вузов России модераторам сайта ВолГУ можно посоветовать дополнить раздел, ориентированный на аудиторию абитуриентов, презентацией или инфографикой, в которой содержались бы сведения об основных результатах деятельности вуза, изложенные в доступной форме с учетом потребностей абитуриентов и их родителей и применением маркетинговых инструментов продвижения образовательных услуг.

Раздел основных сведений об университете целесообразно дополнить вкладкой, посвященной этапам развития ВолГУ, ведь традиции вуза, его история являются одним из факторов потребительского выбора образовательной организации для получения высшего образования.

На примере сайта Волгоградского государственного университета было выявлено, что композиционные и содержательные особенности документов, реализующих PR-деятельность вуза, ориентированы в основном на потребности государственных контрольных и надзорных органов. Представляется, что в условиях рыночной экономики и конкурентной борьбы целесообразным направлением совершенствования документационного обеспече- ния сайта университета является усиление ориентации размещаемой на сайте информации, формы ее структурирования и подачи на потребности потенциальных потребителей образовательных услуг.

На примере сайта Волгоградского государственного университета были отмечены преимущества, недостатки документационного сопровождения сайта, нацеленные на его информационную открытость, и предложены направления совершенствования документационного сопровождения ресурса. Их реализация обеспечит не только продвижение образовательных и иных видов услуг ВолГУ в интернет-пространстве, но и позволит расширить целевую аудиторию, повысить позицию вуза в национальных и международных рейтингах учреждений высшей школы.