Использование информационных технологий в управлении для повышения эффективности деятельности социальной системы

В современных условиях развития общества и усложнения технической и социальной инфраструктуры информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные материальные и энергетические ресурсы. Современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать и обеспечивать эффективные способы представления информационных ресурсов потребителю, стали важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной деятельности. Уровень использования информации становится одним из существенных факторов успешного экономического развития и конкурентоспособности как на внутреннем, так и на внешнем рынках.

Анализируя уровень информатизации управления в обществе, необходимо указать, что информационные ресурсы России формируются в организациях и на предприятиях всех форм собственности и подчиненности в ходе хозяйственной, научной, социальной или любой иной деятельности. Значительная часть информационных ресурсов России создана на средства государственного бюджета и сосредоточена в государственном секторе. Сейчас наблюдается смещение центра интереса к информации — от научно-технической к экономической, финансовой и правовой информации, спрос на которую резко возрос. При этом по- ка нет понимания того, что управление созданием информационных ресурсов государственных органов и организаций — отдельная сфера, требующая особого внимания.

Органы государственного управления ежедневно получают, обрабатывают и отправляют огромное количество различной информации, но при этом данные многочисленных исследований показывают, что 60% информации, поступающей в организацию, остается невостребованной, идет в мусорный ящик, поскольку нет четкой системы работы с информацией, нет механизмов информационного обеспечения деятельности организации. Качественные показатели данной деятельности невысоки, ее социальные последствия не всегда эффективны, следовательно, неэффективна и деятельность органов государственного управления.

Таким образом, налицо противоречие между количеством и качеством информации. С одной стороны, существует постоянный избыток информации, которую невозможно ни просмотреть, ни усвоить, ни проанализировать. С другой стороны, всегда не хватает информации, необходимой и достаточной для грамотного прогноза или генерации вариантов управляющего решения.

Преодоление данного противоречия лежит в плоскости повышения эффективности деятельности социальной системы. Чтобы организация эффективно функционировала как система, информационное обеспечение должно быть встроено во все виды управленческой деятельности, становиться основой принятия управленческих решений. В условиях информатизации эффективность деятельности органов управления, в стратегическом плане, все более будет определяться состоянием информационного обеспечения процесса управления и тем, насколько оно будет интегрировано в управленческую деятельность. Эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение организовать работу с информационными ресурсами, которые наряду с материальновещественным, энергетическим, финансовым и кадровым обеспечением составляют основу функционирования любой производственной, экономической и социальной системы.

Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений.

Информационное обеспечение управления, его структура, функции и возможности должны быть хорошо известны субъекту управления вне зависимости от того, на каком иерархическом уровне управленческой структуры и в какой сфере или отрасли деятельности он работает.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

По мере совершенствования механизма управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества – экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности.

Когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному субъекту управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

Цель функционирования информационной управленческой системы устанавливается пользователем, следовательно, человек является важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение – другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя – основной процесс в системах такого рода. Таким образом, информационная управленческая система – это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование – обычно на базе компьютеров – для сбора, обработки, поиска и предоставления информации. Она представляет собой определенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководству информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихся проблем, далеких от ясности. Примерами непрограммируемых решений могут быть решения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну. По мере продвижения вверх по ступеням организационно-управленческой иерархии процесс принятия решений становится все более непрограммируемым, а потому нуждается в использовании ИС. Нельзя при этом забывать, что люди, являющиеся специалистами, – неотъемлемая часть ИС, поскольку они привносят в нее существенный объем знаний, интеллекта и опыта, необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.

В реестре современных информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства. Например, Министерство труда и социального обеспечения может обзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы на всю клиентуру, хотя клиенты подразделяются на более чем два десятка различных категорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомства специализируются на работе с определенными группами клиентов.

Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций.

Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной «некомпетентности», когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводит к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.

Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений. Эта технология особенно эффективна, когда ее используют высшие управленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях.

Большие ресурсы для роста эффективности управленческой деятельности заложены в системах поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления информацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного принятия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчают пользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей и построение сценариев. Поэтому их использование повышает качество управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.

На переднем крае современных информационных технологий находятся экспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственного интеллекта экспертные системы предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные операции, но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека. Такие функции экспертной системы обеспечиваются наличием базы знаний, содержащей знания эксперта – человека, а также генератором выводов, содержащим правила и стандартные оценки, используемые экспертом, чтобы прийти к определенному заключению. Эти системы могут с успехом применяться в таких сложных видах управленческой деятельности, как анализ инвестиционных проектов или определение характера чрезвычайных действий в случае наводнения, землетрясения, технологической катастрофы и других экстремальных ситуаций, в которых всегда существует множество неопределенных, непредсказуемых элементов. Поэтому их часто называют «интеллектуальными консультационными системами».

Квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить качественную и количественную эф- фективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность воплощается в достижении наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.

Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них – компьютерная грамотность или в более широком и существенном смысле грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы – финансовыми, материально-техническими и людскими. В области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.

Эффективная реализация информационных технологий обеспечивается лишь при условии четкого понимания их возможностей.

Особая роль информационных технологий в управлении в том, что организации документационного обеспечения управления, технологиям подготовки текстовых документов, обработке финансово-экономической информации, работе с организованными массивами информации (базами данных), способам использования технических и программных средств, их нормативноорганизационному обеспечению, а также возможностям распределенной обработки данных в рамках локальных и глобальных информационновычислительных сетей.

Эффективность функционирования системы управления в современном обществе может быть определена по следующим направлениям: взаимодействие с гражданами и предприятиями; внутренняя работа учреждения; взаимодействие органов управления между собой.

Внедрение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) позволяет повысить эффективность взаимодействия граждан и организаций с органами управления. Достоверная, оперативная, полная и актуальная информация о деятельности органов государственного управления размещается на веб-сайте. Это позволяет существенно упростить гражданам процесс поиска требуемой информации, снизить затраты времени государственных служащих на разъяснения, а также уменьшить количество ошибок.

Кроме того, граждане и организации должны иметь возможности посредством Интернета делать запросы и получать справки, передавать в органы государственного управления предусмотренную законом отчетность. При этом отслеживается состояние запросов.

На основе ИТ возможна реализация так называемого «принципа одного окна», который предполагает наличие одной точки входа для взаимодействия с органами власти всех уровней.

Прямой экономический эффект от внедрения ИТ связан с высвобождением площадей, затрачиваемых ранее на хранение документов; с сокращением числа сотрудников при росте объема работ с документами; с сокращением времени выполнения бизнес-процессов органов государственного и муниципального управления (связанным, в частности, с экономией времени на операциях с документами).

В России только обработкой документов занято около 400 тыс. госслужащих, временные затраты граждан на ходьбу по инстанциям составляют от 3 до 4 млрд человеко-часов в год, а каждый документ копируется до 20 раз. Применение информационных технологий позволит экономить до 30 млрд р. в год [1]..

Большое значение имеет и косвенный эффект от внедрения, включающий улучшение качества принимаемых решений; повышение доверия граждан к власти; снижение косвенных общественных издержек на содержание органов власти.

Несмотря на то, что в России информатизация проходит более или менее успешно, сегодня мало квалифицированных специалистов, знакомых с новейшими информационными технологиями, на уровне регионов низка обеспеченность современной вычислительной техникой, отсутствует системность знаний и перспектив развития информационной сферы.

Остается проблема информационноаналитического обеспечения управленческих решений в различных сферах государственного управления. В этой связи постановка проблем более полного вовлечения информационноаналитических ресурсов в процессы государственного управления является актуальной задачей на государственном уровне.

Важнейшей задачей является создание организаций и подразделений, специализирующихся на массовом информационном обслуживании на основе государственных информационных ресурсов. Наиболее перспективным путем решения данной задачи представляется организация взаимодействия с негосударственными (коммерческими и не- коммерческими) информационными службами, которые могли бы производить информационные продукты и услуги на основе государственных информационных ресурсов.

Особое значение для управления информационными ресурсами, используемыми в сфере управления современным обществом, имеет развитие информационно-телекоммуникационной системы специального назначения (ИТКС), которая базируется на развитой инфраструктуре информационно-аналитических центров федерального и регионального уровней, обладающих необходимыми информационнотелекоммуникационными и вычислительными ресурсами, развитыми технологиями аналитической обработки информации и средствами обеспечения информационной безопасности.

Говоря об эффективности использования информационных технологий в управлении, необходимо обратить внимание на «Концепцию использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года» [2], которая говорит о наиболее важном частном случае применения информационных технологий в управлении.

Государственная политика в сфере использования информационных технологий направлена на решение следующих основных задач: реализация стратегических приоритетов в использовании информационных технологий в государственном управлении; формирование единого механизма межведомственной координации реализации государственных программ и проектов создания государственных информационных систем и ресурсов в соответствии с целями социальноэкономического развития; формирование общей информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения деятельности федеральных органов государственной власти; распространение практики предоставления гражданам и организациям доступа к открытой информации о деятельности федеральных органов государственной власти, соответствующим государственным информационным ресурсам, в том числе через сеть Интернет; организация интерактивного информационного обслуживания граждан и организаций с использованием современных информационных технологий; обеспечение информационной безопасности деятельности федеральных органов государственной власти и элементов информационнотехнологической инфраструктуры. Должна развивать единую защищенную телекоммуникационную инфраструктуру для государственных нужд, системы удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи и электронной среды взаимодействия, обеспечивающую эффективный межведомственный информационный обмен; разработку стандартов в сфере использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти. Также должна быть ориентирована на создание государственных информационных систем, их интеграции и совместного использования в рамках создания общего информационного пространства федеральных органов государственной власти; централизованное создание общих государственных информационных ресурсов (регистров, кадастров, реестров, классификаторов), содержащих полную, непротиворечивую, достоверную, актуальную информацию, необходимую для выполнения основных функций государственного управления, обеспечения доступности соответствующих данных на межведомственном уровне, а также для граждан и организаций в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации. Построение единой системы управления процессом использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти, обеспечивает эффективную межведомственную координацию реализуемых государственных программ и проектов, их согласованное и взаимоувязанное выполнение в соответствии с основными приоритетами социальноэкономического развития; распространение на уровне федеральных органов государственной власти практики долгосрочного планирования государственных программ и проектов использования информационных технологий, повышение эффективности управления их выполнением; увеличение объемов, объединение и централизация закупок однотипной продукции в сфере информационных технологий в интересах федеральных органов государственной власти для получения эффекта экономии на масштабе; создание единой системы мониторинга и контроля эффективности использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти; реализация комплексных программ подготовки и повышения квалификации государственных служащих в части использования информационных технологий, развитие необходимой образовательной инфраструктуры и методического обеспечения; совершенствование законодательной и иной нормативной правовой базы в целях повышения эффективности использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти с учетом международной практики; защита интеллектуальной собственности, недопущение использования в деятельности федеральных органов государственной власти программного обеспечения, не имеющего соответствующей лицензионной поддержки.

Таким образом, были рассмотрены основные направления совершенствования использования информационных технологий в целях повышения эффективности деятельности социальной системы.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.

Также целесообразно привести в качестве серьезности намерений руководства страны использовать ИТ в управлении Указ Президента Российской Федерации «Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации №825 от 28.06. В нем утвержден перечень из 43 показателей для оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Практически каждый из показателей отражает все сферы жизни населения и предполагает создание управленческого отчета за определенный период времени. А это невозможно выполнить без современных информационных технологий и систем управления. В настоящее время по одной третьей из всех показателей выполняется оценка через систему образования.

Информационное общество требует совершенно новых моделей и способов управления, поэтому происходят серьезные изменения не только со- держания, характера, но и структуры управленческой деятельности. Информация становится основным ресурсом общества, следовательно, составной частью управленческой деятельности становится информационное обеспечение как необходимое условие эффективной деятельности организаций и общества.