Научно-практическая конференция как инструмент формирования имиджа музея

В современных социально-экономических реалиях музеям следует научиться быстро и гибко реагировать на меняющиеся условия деятельности и, соответственно, на новые задачи. Данный процесс дает возможность музейной организации сформировать и закрепить положительный образ в восприятии музейной аудиторией. Музей, работая над брэндингом, формирует восприятие обществом имиджа музея в целом. В массовом сознании создается некий эталон, образ, мнение о «реальном музее» и «идеальном музее». Стоит отметить, что «идеальный музей» в данном случае следует рассматривать не в строго научном понятии, а в восприятии субъекта, влияющего и/или поддерживающего мнение какой-либо группы в целом.

В данном случае, рассмотрим процесс взаимодействия музея с некоторыми значимыми контактными группами: «административные работники», «коллеги», «бизнес структуры», которые участвуют в процессе формирования положительного имиджа музея через организацию и проведение научно-практических конференций (далее по тексту НПК).

Современный музей должен вести научно-исследовательскую, просветительскую и иную научную работу, что является одной из его социальных функций и закреплено в статье 27 Федерального закона от 23 февраля 2011 г. N 19-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон

«О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» [8].

Одним из инструментов, позволяющих подвести определенные итоги научной работы музея и презентовать их широкой общественности, является научно-практическая конференция. По результатам проведения НПК сотрудники музея не только обобщают и систематизируют уже имеющиеся научные знания, но и планируют тематику и область научной деятельности на ближайшее время. Так же можно говорить о том, что процесс подготовки и проведения НПК может во многом сыграть положительную роль в деле формирования имиджа музея. Рассмотрим данный процесс по этапам реализации идеи проведения НПК и с позиции контактных групп, о которых было сказано выше.

1 этап - Подготовительный. Включает в себя следующие процессы: формулирование идеи НПК, поиск партнеров, разработка и принятие положения о мероприятии, распространение информации, подготовка списка участников, решение организационных вопросов и др.

В процессе реализации 1 этапа возможно формирование и поддержание положительного образа у различных контактных групп. Рассмотрим данный процесс подробнее.

• 1.    Контактная группа: Административные работники.

Параметры:

• а)    Особенность контактной группы. Специалисты данной области ориентированы на государственные и профессиональные стандарты, рассматривают работу музея целостно, ориентированы на количественно/ка-чественные результаты, держат в поле зрения взаимодействие музея и государственных учреждений.

• б)    Действие сотрудников музея по формированию положительного имиджа в процессе подготовки к НПК. В процессе продвижения идеи о проведении НПК необходимо, в первую очередь, профессионально-грамотное оформление всех предоставляемых документов, а также «отдельной строкой» указание выгоды получаемой администрацией по результатам проделанной работы.

• в)    Примечание. В первую очередь, музей-организатор сделает акцент на высокой квалификации своих сотрудников, активной рабочей позиции в сегодняшних социально-экономических и культурных условиях. Немаловажную роль сыграет позиция подчеркивания «взаимовыгодных условий», где административный работник явно видит выгоду для своей профессиональной деятельности, а также для администрации в целом.

• г)    Ожидаемые результаты. Поддержание и реализация идеи проведения НПК. Поддержание и/или формирование положительного образа в восприятии представителя данной контактной группы

• 2.    Контактная группа: Коллеги (сотрудники других музеев).

Параметры:

• а)    Особенность контактной группы. Специалисты данной области хорошо знакомы с особенностями работы музея.

• б)    Действие сотрудников музея по формированию положительного имиджа в процессе подготовки к НПК. В процессе реализации намеченных целей необходима четкая, слаженная организационная работа коллектива по выполнению утвержденного плана подготовки к проведению НПК, контроль исполнения решений на каждом этапе, обеспечение «доступности информации» для коллег.

• в)    Примечание. При рассылке «общей информации», желательно составить несколько вариантов стандартных «индивидуальных предложений», где важно обратить внимание на некоторые нюансы. Например: именное обращение; не краткая просьба, а развернутый текст предложения о взаимовыгодном сотрудничестве, запрос на демонстрацию богатого опыта работы данного учреждения или его новых разработок (в идеале знать и отметить некоторые нюансы); акцент на предполагаемых результатах конференции (сборник НПК, награды, материальные поощрения и т.п.). Возможна просьба о «рекомендации коллегам информации о НПК». Также благоприятное впечатление произведет информация о месте проведения НПК: размер помещения, возможность выставить демонстрационные экспонаты, требования к оформлению презентации (читаемость текста на экране в данных условиях), а также пожелания к внешнему виду участников (стиль одежды) с целью поддержания высокого статуса НПК и др.

• г)    Ожидаемые результаты. Поддержание и/или формирование положительного образа в восприятии представителя данной контактной группы.

• 3.    Контактная группа: Бизнес структуры.

Параметры:

• а)    Особенность контактной группы. Зачастую имеют малую осведомленность о деятельности музейной организации и низкую мотивацию на сотрудничество.

• б)    Действие сотрудников музея по формированию положительного имиджа в процессе подготовки к НПК. Подготовка и рассылка информационного письма.

• в)    Примечание. Желательно выбрать коммерческие организации, имеющие общие грани интересов, как профессиональных, так и «общечеловеческих». Например: туристские фирмы, типографии, салоны по продаже офисной мебели и техники, обучающие центры, конструкторские бюро и др.; «общечеловеческие» - кондитерские фирмы, фирмы по реализации напитков и др.

В информационном письме отмечается деятельность музея по проведению НПК (по сути, реклама музейной деятельности организации, дошедшая к потенциальному музейному посетителю). Возможно перечисление секций конференции (дает более глубокий обзор деятельности музея и возможную «состыковку интересов»). Предложение о сотрудничестве: выступление с докладом в заявленных секциях (вы даете возможность эмоционально реализоваться сотрудникам данной фирмы); выступ- ление с коммерческим предложением сотрудникам музея (по профильным запросам и потребностям музейных организаций, например запрос на экскурсоводов, или стальные шкафы для фондохранилища или осушители и т.д.); стать спонсором в проведении НПК для поддержания собственного имиджа фирмы как «социально ответственной» и вкладывающей деньги в развитие науки, сохранение традиций, ценностей и т.д.).

• г)    Ожидаемые результаты. Поддержание и/или формирование положительного образа в восприятии представителя данной контактной группы. Формирование интереса в посещении вашего музея в качестве обычного посетителя.

• 4.    Контактная группа: Сотрудники музея, организующего НПК.

Параметры:

• а)    Особенность контактной группы. Хорошо знакомы с особенностями учреждения.

• б)    Действие сотрудников музея по формированию положительного имиджа в процессе подготовки к НПК. Необходимо разработать стратегию формирования внешнего и внутреннего имиджа музея в процессе проведения НПК.

• в)    Примечание. В процессе подготовки к проведению НПК необходимо озвучить как требования к профессиональным ЗУНам, так и правила поддержания и формирования позитивного имиджа музея в восприятии контактных групп. Например: требования к внешнему виду сотрудников (чисто, опрятно, ухоженно, сдержанно, в деловой одежде (допускается «профильная одежда» - традиционный костюм для этнографических музеев); требования к качеству и внешнему виду транслируемой на НПК информации, соответствие объема материала регламенту времени и др.; требования к внутри коллективному взаимодействию при проведении НПК (соблюдать нормы корпоративной культуры, проявлять взаимоуважение, взаимовыручку).

• г)    Ожидаемые результаты. Поддержание и/или формирование положительного образа в восприятии представителя данной контактной группы. Формирование активного интереса и ЗУН сотрудников музея в создании и продвижении, как имиджа музея, так и собственного имиджа специалиста. Дополнительно, в данной контактной группе, отметим влияние сформированного имиджа учреждения/музея на социальное поведение сотрудников при проведении НПК [11].

Таким образом, подготовка и реализация 1 этапа проведения НПК требует хороших знаний по формированию имиджевой позиции своего учреждения. Необходимо, как минимум, поддерживать достойный уровень, как максимум делать заявку на повышение имиджа музея в восприятии контактных групп. В данном случае важно знать «запрос контактных групп» и позиционировать себя (музей) как учреждение, отвечающее максимально возможному запросу данной группы.

• 2    этап - Реализация проекта по проведению НПК. Включает в себя следующие процессы: решение организационных вопросов; непосред-

• ственное взаимодействие сотрудников с контактными группами; техническое сопровождение НПК; создание психо-эмоционального комфорта для гостей и многое другое.

В процессе реализации 2-го этапа возможно формирование и поддержание положительного имиджа у различных контактных групп через непосредственное взаимодействие (субъект-субъектные отношения).

В рамках темы статьи выделим работы российских и зарубежных ученых: Г. Даулинга [1], Б. Джи [3], А. Ю. Панасюка [4], Г. Г. Почепцова [5], М. В. Томиловой [7], И. К. Черемушниковой [2; 9], В. М. Шепеля [10]. Перечисленные теоретики и практики в сфере имиджа утверждают, что формирование/позиционирование имиджа организации идет через раскрытие различных элементов, в том числе: фундамент имиджа компании; внешний имидж компании; имидж руководителя; внутренний имидж компании; неосязаемый имидж компании; имидж потребителя.

Рассмотрим некоторые элементы более подробно с точки зрения «субъект-субъектные отношения». Непосредственное восприятие, с последующим формированием своего мнения, впечатления, абстрактного образа, начинается у посетителя НПК с «порога». Важно встречать гостей и помогать им ориентироваться в существующей действительности (гардероб, «дамская комната-зеркало», место регистрации). Сотрудник, встречающий гостей, должен с первого взгляда производить впечатление «официального лица», соответственно стиль одежды - деловой, наличие бейджа с именем (крупными буквами) обязательно.

В данном случае, стиль одежды встречающего должен быть «ориентирован на людей». Лучший выбор - отдельные, хорошо сочетающиеся между собой вещи (блузка, юбка, брюки). Цвет одежды - натуральные тона средней насыщенности, не очень темных оттенков [2, с. 125].

«Место регистрации» выделяется в поле зрения. Рядом со столом желательно поставить стул (для удобства посетителей). Действительно, можно согласиться, что некрасиво выглядит женщина (мужчина), согнувшись над столом, придерживающая одной рукой сумку и пробующая за-писать/продиктовать свои данные. В момент получения программы или представительской папки посетителю также необходимо спокойно «определить место» для папки. Таким образом, необходимо учесть, что гостям нужно позволить сохранить достойный вид.

Стоит также помнить, что количество регистрирующих зависит от количества ожидаемых участников конференции.

В течение времени ожидания участникам напоминается информация о необходимости передачи своей презентации сотруднику, отвечающему за обеспечение технического сопровождения НПК. Данный сотрудник собирает презентации в электронном виде, проверяет их на программную совместимость и обговаривает с участником нюансы видео сопровождения.

Так, например, можно предложить ведущему «перелистывать слайд» по команде (если не предусмотрено иное), так как иной раз слож- но отследить замысел участника НПК и синхронизировать аудиальное и визуальное изложение материала.

Открытие НПК и пленарное заседание является наиболее важной частью в деле формирования имиджа музея. Внешнее оформление зала, музыкальное сопровождение, деловой стиль одежды руководителя учреждения и почетных гостей подчеркнут торжественность и статус данного мероприятия. Актуальность поставленных вопросов, количество и качество присутствующих посетителей создаст неповторимую атмосферу конференции.

В момент открытия работы в секциях НПК, в обязательном порядке озвучиваются регламент мероприятия: очередность и длительность выступлений; возможность, количество и качество уточняющих вопросов к выступающему; время, отведенное на ответы, а также возможность дискуссий и других форм взаимодействия с выступающим; приобретение раздаточного материала и так далее.

Необходимо строгое соблюдение регламента, в первую очередь, самими организаторами НПК. Четкое, грамотное руководство процессом формирует положительный имидж учреждения в восприятии участниками конференции. Посетителям открывается возможность в равных условиях представить результаты своего труда; морально подготовиться к моменту выступления; синхронизировать свой внутренний процесс с внешними условиями, что даст возможность сохранить физические и психологические силы. Опытный специалист в данной ситуации видит «ценность своего времени и сил», начинающий уважительное и внимательное отношение к своей личности и работе, что, в общем, создает положительное восприятие внешнего и неосязаемого имиджа музея.

Рассматривая многогранность данного процесса, необходимо отметить, что нюансов формирования имиджа музея через проведение НПК много. В целом, необходимо показать партнерскую позицию участникам конференции, одновременно, создавая внешний посыл-запрос на представление «партнерской организации» в лице конкретного коллеги. Важно отразить в сознании присутствующих «единомыслие», «взгляд в одну сторону», стать или подтвердить значимость проводимой НПК, а, следовательно, и существования вашего музея в данной отрасли. Просьба заполнить анкету или «Книгу отзывов» по результатам прошедшей НПК, даст возможность не только изучить мнения слушателей, но и поможет существенным образом повлиять на процесс формирования имиджа музея. Работа по данному направлению освещена в статье Д. Е. Шориной, О. В. Шестак «Книга отзыва как инструмент исследования и формирования имиджа музея» [13], а также в методическом пособии автора статьи -«Рабочая тетрадь: «Книга отзывов как инструмент исследования и формирования имиджа школьных музеев Алтайского края» [12].

Таким образом, процесс формирования имиджа музея через проведение НПК является многогранным и многоуровневым. Возможно отражение всех элементов имиджа в восприятии, мнении, впечатлении, создании абст- рактного образа у представителей различных контактных групп в наиболее выгодном ракурсе. Грамотно продуманная, профессионально скоординированная работа сотрудников музея при организации НПК и проведенное на высоком уровне мероприятие, несомненно, повысит имидж музея.