Оптимизация функциональной матрицы в управлении проектной командой

При обеспечении экономической эффективности проектной деятельности организаций в сфере горнодобывающей отрасли, важным компонентом выступает проектная команда, состоящая из конкретных специалистов, ответственных за решение функциональных задач и обязанностей. Проектная команда – это ключевой ресурс при образовании каждого проекта. Найти сильных, амбициозных и вовлеченных сотрудников, которые не только разделяют идеи компании, но и будут готовы свернуть горы ради их реализации в рамках реализации проекта – это, наверное, наиболее ключевая задача для управляющих. Однако важны не только поиск и подбор персонала, но и оптимизация трудовых процессов, когда проектная команда уже вовлечена в реализацию конкретного проекта.

Одна из ведущих компаний горнодобывающей промышленности – Highland Gold. Данная организация – крупнейший производитель золота с прочной репутацией, управляющая активами мирового класса, расположенными в России. Среди них проекты по добыче, освоению и геологоразведке. Однако помимо производственно-технических работ, важным составляющим успешности развития бизнеса компании является разработка и реализация IT-проектов. Например тех, которые направлены на цифровизацию производственных процессов, разведки и контроля карьеров по добыче золота [1].

Поскольку компания Highland Gold крупная по масштабам своей деятельности, то соответственно работа ее проектной команды трудоемкая, требующая решение многочисленных задач, достижения разных целей и ключевых показателей эффективности. Для проектного менеджмента приоритетным вызовом оказалась оптимизация работы проектной команды, каждого ее сотрудника, с помощью чего используется метод функциональной матрицы.

Появление функциональной матрицы в управлении проектной командой исходит из самого понятия «матричная структура управления». Это такая организационная структура управления, где каждый сотрудник находится в двойном подчинении. С одной стороны, сотрудник подчинен исполнению главного руководителя своего отдела. С другой стороны, у сотрудника на временной основе есть руководитель проекта. Если говорить о проектной команде, работающей на постоянной основе, то преобладающую роль в управлении имеет все одно главный руководитель отдела, ведь он устанавливает цели и ключевые показатели эффективности при реализации проекта [2].

Функциональная матрица в управлении проектной командой – это форма управления проектом, где есть формально назначенный управляющий проектом, ответственный за координацию проектных операций. Функциональные управляющие отвечают за управление своим сегментом проекта. Управляющий проектом распределяет обязанности работников и составляет графики и контрольные перечни, собирает информацию о статусе работы и способствует выполнению проекта. Также функциональные управляющие принимают решения о том, кто какую работу будет выполнять и определяет сроки ее выполнения.

Практическая важность матричной структуры управления обусловлена тем, что она более гибкая и может изменять параметры под динамично изменяющиеся условия внешней среды. Именно это делает такой тип управления проектной командой более эффективным и скоординированным. К тому же матричная структура управления проектной командой позволяет более четко выделять видение целей, оперативно управлять ресурсами и быстро реагировать на какие-либо изменения. В этой структуре появляется хорошая координация работы подразделений, прямое распределение информации по проекту к непосредственным исполнителям и от них – к менеджеру проекта [3].

Для практического примера возьмем проект компании Highland Gold, где разрабатывался IT-проект по электронной документации на карьере добычи золота в Благодатном (Хабаровском крае). Для управления работой ее проектной командой использовалась следующая функциональная матрица (см. табл. 1).

Таблица 1 – Функциональная матрица проекта.

	Проектный менеджер	Менеджер по персоналу	Администратор проекта	Отдел программистов	Отдел мониторинга
Управление проектом	У	З	И	З	З
Разработка ТЗ	У		С	О	О
Техническое проектирование	У			И	И
Эксплуатация	С		З	О	И
Развертывание	У		О	И	И

системы
Завершение проекта	С		И	З	З

В данной таблице следующие значения:

У – утверждение;

З – ознакомлен;

С – согласование;

И – исполнитель;

О – ответственный исполнитель.

Благодаря использованию функциональной матрицы увеличилась эффективной работы проектной команды компании. Реализация проекта оказалась успешной и позволила качественно разработать систему электронной документации на карьере добычи золота в Благодатном (Хабаровском крае).

В целом, можно выделить следующие главные преимущества функциональной матрицы в управлении проектной командой:

• 1.    Разработанные проекты совпадают с функциональной структурой управления самой компании, что не требует организационных изменений, несущих в себе дополнительную административную и управленческую нагрузку.

• 2.    Функциональные способности специалистов проектной команды гибкие и позволяет им раскрывать все стороны своего профессионализма, что реализовывается внутренний потенциал человеческих ресурсов проекта компании.

• 3.    Проектные работы для специалистов проектной команды подробно и углублено изучены и разобраны, что облегчает процессы достижения ключевых показателей эффективности.

• 4.    Профессиональное развитие карьеры специалистов проектной команды проходит без каких-либо ограничений, что увеличивает вовлеченность сотрудников.

Однако есть недостатки, которые связаны с последствиями двойного подчинения исполнителей. Сами сотрудники проектной команды могут оказаться между двумя сторонами конфликта, что приведет к непоследовательности действий, замедлению трудовой деятельности и нерешенности поставленных целей и задач ИТ-проекта.

В целом, можно выделить следующие главные недостатки функциональной матрицы в управлении проектной командой:

• 1.    Частой ситуацией является то, что у проекта отсутствует центр, из-за чего выполнение проектных работ приводят к пренебрежению к основным функциональным обязанностям сотрудников.

• 2.    Между функциональными отделами может существовать слабая связь, координация и внутриорганизационная коммуникация, что снижает эффективность проектных работ.

• 3.    Из-за функциональной матрицы в управлении проектной командой уходит больше времени самих сотрудников на решение заявленных задач проекта.

• 4.    Мотивация некоторых сотрудников может снижаться из-за того, что их обязательства перед функциональным менеджером и проектным управляющим увеличиваются.

Чтобы обеспечить эффективное управление проектной командой, необходимо проводить оптимизацию функциональной матрицы. Для этого рекомендуется следующий алгоритм действий (см. рис. 1).

Корректировка задач проекта и системы сбалансированных показателей

Корректировка состава проектной команды под требуемые функции

Распределение новых ролей между участниками проектной команды

Реализация проекта при работе проектной команды по новой функциональной матрицы

Рисунок 1 – Алгоритм оптимизации функциональной матрицы в управлении проектной командой.

Таким образом, оптимизация функциональной матрицы в управлении проектной командой позволяет провести корректировку задач, ролей и функций состава участников проекта, чтобы успешно его реализовать, предоставить компании возможность решить свои бизнес-задачи. Преимуществами функциональной матрицы является ее высокая гибкость, предоставление возможности развития сотрудников проектной команды.