Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления

Graduate student

Federal State Educational Institution higher education «The Volgograd state

Social and pedagogical university» Russia, Volgograd

Kayl YA.YA.

Federal State Educational Institution higher education «The Volgograd state

Social and pedagogical university» Russia, Volgograd

BASIC DIRECTIONS OF PERFECTION OF HUMAN AND DOCUMENT MANAGEMENT

В период современных инноваций и технологий само собой возникает вопрос о совершенствовании работы службы управления персоналом, а именно кадрового и документационного обеспечения на новом уровне.

Под инновацией понимается создание каких либо новшеств внутри организации. Она подразумевает создание новых технических и технологических идей, подходов, методов в любой сфере деятельности.

Кадровое обеспечение системы управления представляет собой планомерную и целенаправленную работу с персоналом аппарата управления, включающую в себя найм грамотных специалистов, подготовку и переподготовку их для соответствия изменяющимся условиям и другую необходимую деятельность. [1; 59]

В качестве основных направлений, по которым в ближайшее время будет развиваться кадровое обеспечение, можно рекомендовать следующее: менеджерам использовать в своей работе на новые стандарты, проводить политику равных возможностей сотрудников организации, расширять участие кадров в принятии решений, ориентироваться на делегирование полномочий, в управленческой практике учитывать демографические изменения, а так же изменения в структуре рабочей силы, увеличивать численность занятых на неполном рабочем дне, и уделять должное внимание стимулирующим выплатам по результатам работы каждого сотрудника в отдельности, что дает большой стимул к поднятию производительности труда.

В развитии кадрового обеспечения немаловажной ролью является делопроизводство и документооборот.

Прежде, чем рассмотреть основные направления совершенствования документационного обеспечения управления, дадим этому определению понятие.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это «движение документов с момента их создания или получения, до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело».[5; 114]

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой совершается по определённым маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям. [6] Это движение документов принято называть документооборотом.

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Основными функциями документационного обеспечения являются следующие виды работ:

• -    приём, регистрация и распределение документов по исполнителям;

• -    оформление и отправка исходящих документов;

• -    изготовление и размножение документов;

• -    контроль над сроками исполнения документов;

• -    хранение документов;

• -    методическое руководство для всех подразделений организации по вопросам постановки делопроизводства;

• -    повышение квалификации персонала по делопроизводству в соответствии с инновационными технологиями.[4; 16]

Для совершенствования документационного обеспечения необходимо своевременно разрабатывать единую нормативно-методическую основу, принципы и правила документирования информации и работы с документированной информацией, стандартизировать и унифицировать документы, разрабатывать общероссийский классификатор техникоэкономической и социальной информации. Согласно федеральной целевой программе - обеспечивать информационную безопасность и защиту информации от несанкционированного доступа.

Успешная деятельность любой организации зависит от высокой результативности совместного и сплоченного труда занятых в ней работников, от их квалификации, профессиональной подготовки и уровня образования.

Для совершенствования документационного обеспечения в службе управления персоналом желательно приобрести и освоить автоматизированную систему управления - АСУ-1С Кадры.

АСУ-1С Кадры - система, которая позволяет решить вопросы, связанные с учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по организации в целом, так и внутри подразделений. [2; 218]

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по персоналу на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности и деятельности предприятия. [3; 43]

Завершить статью хотелось бы, подытожив следующее: документационное и кадровое обеспечение системы управления человеческими ресурсами приобретает колоссальную значимость для эффективной деятельности службы управления персоналом. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда сотрудников предприятия. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом и главная задача руководства предприятия - обеспечить службу управления персоналом высококвалифицированным менеджером по персоналу, знания и умения которого соответствует современным стандартам.