Пример прикладного решения задачи планирования мероприятий воспитательной работы с применением системы календарного планирования и контроля

Воспитательная работа (далее – ВР) в соответствующих формированиях организуется в рамках их повседневной деятельности как целенаправленная комплексная система плановых мероприятий, проводимых в целях поддержания требуемого уровня готовности и боеспособности личного состава, что обеспечивает успешное выполнение поставленных задач силами и средствами в любых условиях обстановки с учетом их предназначения, особенностей комплектования, уровня подготовки, морально-политического и психологического состояния личного состава, а также социально-политической обстановки в районе дислокации.

При этом ВР может представлять собой комплекс согласованных и взаимосвязанных по целям, задачам, месту и времени мероприятий пропаганды и агитации, психологических, культурно-досуговых и иных мероприятий, направленных на обеспечение высокого уровня морально-политического и психологического состояния личного состава, правопорядка и дисциплины, формирование морально-политических и психологических качеств личного состава, сплочения коллективов, обеспечивающих выполнение задач в любых условиях [1].

ВР должна осуществляться по следующим основным мероприятиям:

• •    работа по поддержанию правопорядка и дисциплины;

• •    психологическая работа;

Пример прикладного решения задачи планирования мероприятий воспитательной работы ...

Плеханов Юрий Леонидович кандидат военных наук, старший преподаватель Военно-космической академии имени А.Ф. Можайского, Санкт-Петербург. Сфера научных интересов: системный анализ и системотехника управления специальными организационно-техническими системами. Автор более 10 опубликованных научных работ.

• •    социальная работа;

• •    культурно-досуговая работа;

• •    социологическое сопровождение мероприятий ВР;

• •    индивидуальная работа с персоналом;

• •    совершенствование навыков должностных лиц органов управления (далее – ДЛОУ) по вопросам организации ВР;

• •    другие мероприятия.

В настоящее время для этих целей могут применяться различные математические методы управления сложными системами. В частности, метод сетевого планирования и управления (далее – СПУ) служит для составления и реализации рационального плана проведения управленческого процесса, предусматривающего осуществление ВР в кратчайший срок и с минимальными затратами ресурсов [2]. Данный метод позволяет оценивать узкие места процесса и вносить необходимые коррективы в его организацию, проводить его оптимизацию для прогнозирования сроков выполнения мероприятий ВР. При этом он является мощным инструментом оперативного управления процессами в системе управления любого формирования, рассматриваемого как сложная организационнотехническая система (далее – ОТС).

Преимущества, которые предоставляет метод СПУ, используются неактивно, поэтому исследование этих вопросов, безусловно, актуально [3].

Наибольший интерес представляют исследования качества планирования с использованием автоматизированных информационных систем (далее – АИС), которые построены на базе системы календарного планирования и контроля MS Project.

Планирование воспитательной работы

Любое планирование ВР должно проводиться в целях разработки необходимого комплекса организационных и технических мероприятий, обеспечивающих требуемый уровень готовности, успешное выполнение формированиями поставленных задач в любых условиях обстановки и заключается в заблаговременном распределении работ с указанием конкретных мероприятий, сроков их проведения, исполнителей и ответственных лиц за организацию и контроль исполнения.

Планирование ВР является одной из важнейших составных частей всего процесса управления. Результатом деятельности планирующего органа является план, то есть заранее намеченная система мероприятий, предусматривающая определение задач, места, времени и персонала, последовательности и сроков выполнения работ, необходимых для проведения конкретных мероприятий. План выполнения мероприятий должен удовлетворять требованию гибкости, позволять оперативно перестраивать направленность деятельности, в нем должны быть учтены такие принципы планирования, как научность, реальность и оперативность.

Сущность планирования заключается в распределении задач между исполнителями, ресурсов в соответствии с предполагаемыми задачами, а также в подробном описании и согласовании предполагаемых действий [4]. Мероприятия ВР осуществляются на основании планирования как функции управления, посредством которой определяется и обеспечивается целенаправленное, динамичное и пропорциональное функционирование и развитие системы организационного управления ВР.

Основные управленческие работы, выполняемые на стадии планирования:

• •    анализ исходной информации;

• •    определение цели предстоящей деятельности;

• •    выявление проблем, мешающих достижению цели, выработке и принятию решений;

• •    разработка планов и организационных указаний по реализации решения.

План – это служебный документ, в котором определены главные задачи и основные мероприятия по их выполнению, порядок действий, перечень работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков выполнения и исполнителей, сроки их подготовки и проведения, конкретные исполнители, необходимые затраты времени и других ресурсов [5].

К основным задачам планирования ВР необходимо отнести:

• •    определение основных мероприятий, выполнение которых обеспечивает высокий уровень готовности по всем ее составляющим;

• •    согласование мероприятий по месту и времени проведения, привлекаемым силам и средствам, уровню управления.

Качество решения задач планирования ВР определяется:

• •    знанием руководителей реального его состояния;

• •    своевременной и конкретной постановкой задач, качественным планированием;

• •    систематическим участием руководителей в ее планировании;

• •    своевременной подготовкой и всесторонним обеспечением мероприятий;

• •    обоснованным применением средств автоматизации управления;

• •    применением комплексов программных средств для прикладного решения задач планирования.

На современном этапе планирование ВР ДЛОУ сталкиваются с проведением объемных вычислительных действий в условиях острого дефицита времени и с переработкой огромного объема информации. Из этого следует, что для реализации таких процессов в заданное время и с высоким качеством необходима четкая организация при выполнении работ, грамотное и своевременное планирование этого процесса.

Планирование ВР осуществляется на основании приказов и директив, решений соответствующих командующих (командиров, начальников), исходя из стоящих перед органами управления и формированиями задач.

Пример прикладного решения задачи планирования мероприятий воспитательной работы ...

Математический метод сетевого планирования и управления как инструмент планирования воспитательной работы

На современном этапе при прикладном решении задач планирования ВР ДЛОУ сталкиваются с переработкой значительного объема информации, проведением объемных вычислительных действий в условиях острого дефицита времени. Так как система ВР является сложной многоуровневой ОТС, функционирование которой осуществляется в стохастических условиях внешней среды, эффективное управление невозможно без использования информационных технологий (далее – ИТ), которые, в свою очередь, базируются на соответствующем математическом аппарате.

Применение метода СПУ при планировании ВР обусловлено рядом преимуществ, которыми он обладает по сравнению с традиционным планированием и управлением, предусматривающим использование линейных графиков.

В отличие от традиционного планирования и управления использование метода позволяет отображать любой объем предстоящих мероприятий с различным уровнем их детализации, устанавливать взаимосвязь между мероприятиями и определять рациональную последовательность их выполнения, обоснованно прогнозировать срок окончания всего комплекса мероприятий, координировать действия больших коллективов людей и своевременно принимать решения по устранению возникающих по различным причинам отклонений фактического хода мероприятий от плановых, правильно распределять новые или перераспределять имеющиеся ресурсы с целью сокращения времени выполнения всего комплекса мероприятий, а также проводить анализ различных вариантов плана предстоящих мероприятий и выбирать из них оптимальный по тому или иному критерию [6].

Метод СПУ позволяет оценивать узкие места ВР как процесса, вносить необходимые коррективы в его организацию, проводить его оптимизацию. При этом он позволяет решить следующие задачи:

• •    оценивать значимость отдельной операции для достижения конечной цели ВР как процесса;

• •    прогнозировать сроки выполнения предстоящих мероприятий и всего их комплекса;

• •    оценивать влияние изменения первоначальных планов на время выполнения всего комплекса мероприятий;

• •    выбирать (находить) по некоторому критерию из множества возможных (альтернативных) планов наилучший;

• •    управлять ВР как процессом, то есть оперативно принимать решения с использованием этих планов в случае возникновения внеплановых (нештатных) ситуаций [7].

Система календарного планирования и контроля Ms Project как информационная система

Все мероприятия ВР могут быть представлены в виде наглядной схемы – сетевого графика, который состоит из двух основных элементов – работ и событий (см. Рисунок 1).

К основным характеристикам сетевых графиков относятся ранний t ( i ) и поздний t ( i ) сроки наступления события, резерв времени наступления события Δ t ( i ), полный R _п ( i , j ) и свободный R _с ( i , j ) резервы времени выполнения работ, время выполнения всего комплекса работ сетевого графика Т _к.р .

Рисунок 1. Обозначения сетевого графика

Источник: составлено авторами.

Функционирование системы ВР как сложной ОТС осуществляется в стохастических условиях внешней среды, поэтому эффективное управление ею невозможно без использования ИТ. Современный этап развития системы управления характеризуется широкомасштабным внедрением АИС на всех уровнях ее управления, и к настоящему времени накоплен богатый опыт их применения для автоматизации как всего процесса управления, так и отдельных его функций.

По мере усложнения процессов функционирования сложных систем при их планировании возникают новые задачи, решение которых с использованием линейных графиков является крайне затруднительным или невозможным. Для решения таких задач могут быть использованы сетевые модели.

Сетевая модель может быть представлена:

• •    сетевым графиком;

• •    в табличной форме;

• •    в матричной форме;

• •    в форме диаграммы на шкале времени (диаграммы Ганта).

Преимущество сетевых графиков и временных диаграмм перед табличной и матричной формой представления состоит в их наглядности. Однако это преимущество исчезает прямо пропорционально тому, как увеличиваются размеры сетевой модели. Для реальных задач сетевого моделирования, где речь идет о многочисленных работах и событиях, вычерчивание сетевых графиков и диаграмм теряет всякий смысл.

В настоящее время для планирования и управления сложной ОТС используются специальные информационные системы, называемые системами календарного планирования и контроля . Одной из наиболее популярных систем данного класса является MS Project – программа, предназначенная для планирования и управления проектами [8]. Она обеспечивает поддержку разработки планов функционирования ОТС, распределения ресурсов, отслеживания прогресса и анализа объемов работ и позволяет объединить одновременно в себе как возможности сетевых графиков, так и достоинства формы диаграммы на шкале времени (диаграммы Ганта).

Пример прикладного решения задачи планирования мероприятий воспитательной работы ...

Диаграммы Ганта (ленточные диаграммы) являются одним из наиболее популярных и эффективных представлений календарного плана. Диаграмма имеет две области – область выполняемых задач и временную шкалу. Область выполняемых задач (левая часть диаграммы) представляет собой перечень задач (мероприятий), которые должны быть выполнены. При необходимости в данную область может быть включена дополнительная информация: сведения об исполнителе, контролирующем органе, отметка о выполнении и др. В правой части диаграммы каждая задача (мероприятие) отмечается в виде отрезка на горизонтальной временной шкале. Начало, конец и длина отрезка соответствуют началу, окончанию и длительности мероприятия. В настоящее время диаграмма Ганта является общепринятым стандартом представления планов в управлении и используется в большинстве АИС, применяемых для управления сложными ОТС.

На Рисунке 2 представлен пример перспективного плана ВР в форме диаграммы Ганта, выполненный в АИС MS Project .

Рисунок 2. Пример перспективного плана ВРв MS Project Источник: составлено авторами.

Планы в форме таблиц и ленточных графиков пригодны для многих задач планирования ВР, отличаются своей компактностью и наглядностью. Такие планы разрабатываются как с применением штатных офисных средств, так и с применением АИС планирования и контроля, владение которым может существенно облегчить сам процесс управления, но не заменить остальные его составляющие.

Заключение

Таким образом, необходимость применения ИТ в планировании мероприятий ВР в современных условиях не вызывает сомнений. Предложенный в статье подход направлен на совершенствование одной из наиболее распространенных ИТ управления – АИС календарного планирования и контроля.

Навыки ее применения позволят должностным лицам органов управления самостоятельно осваивать новые ИТ, правильно формулировать задачи, решаемые с их использованием, а также определять границы их применения для решения задач управления организационно-технической системой в целом и задач планирования воспитательной работы в частности.