Разработка сервиса формирования электронных документов по шаблону

Документы и документооборот является неотъемлемой частью жизни, каждого человека, бизнеса, государства. Большая часть документов составляется по определенным формам, образцам и шаблонам.

Однако, заполнение шаблонов вручную может быть трудоемким и подвержено ошибкам. Поэтому существуют различные инструменты, которые позволяют автоматизировать процесс создания документов по шаблону. К таким инструментам относятся программы для создания и хранения шаблонов, а также программы для автоматического заполнения шаблонов данными из базы данных или других источников.

Создание документов по шаблону предполагает использование заранее подготовленных шаблонов, которые содержат определенную структуру, форматирование и элементы документа. Это может быть шаблон для письма, договора, отчета, справки или любого другого типа документа. Использование шаблонов позволяет значительно сократить время на создание документов, так как не нужно каждый раз форматировать текст и добавлять необходимые элементы. Результаты работы могут быть применены в различных организациях для повышения эффективности работы с документами. Автоматизация процесса создания документов по шаблону позволяет сократить время на создание документов, снизить вероятность ошибок и обеспечить единый стиль документов. Это особенно важно для организаций, которые работают с большим объемом документов и нуждаются в быстром и точном создании документов.

Для формирования документов будем использовать такие технологии как: Java, Spring, Apache Poi. Данные технологии позволяют создать быстрый обработчик запросов, с помощью которого мы можем заменять подстановочные символы на реальные данные. Для хранения документов будем использовать документо ориентированную база данных Minio, с ее помощью мы можем хранить и извлекать шаблоны в формате docx. Взаимодействие с Minio будет осуществляться при помощи http-запросов.

Рассмотрим пример формирования документов по шаблону

Рис. 1 Шаблон документа для формирования

После загрузки документа в Minio, необходимо отправить запрос в сервис формирования документов для замены шаблонных данных в документе в формате JSON.

"documentTemplateType": "REFERENCE", "documentMetadata" : { "company": "ООО Огранизация", "ogrn": "123456789", "phone": "89999499493", "address”: "г. Воронеж улица Цветочная дом 5 офисЗ", "userid": "67e22bd2-2f95-4el2-ad45-29bO8ddd0a28", "date": "19-02-2023", "number": 3, "name": "Иванов Иван Иванович", "startDate": "14-04-2019", "jobTitle": "разработчик", "oficerJobTitle": "Генеральный директор", "oficerName": "Васильев Василий Васильевич" }

Рис. 2 Данные для заполнения шаблона в формате JSON

При формировании документа нам необходимо получить шаблон документа и сопоставить все данные из него реальным данным из json. Для этого необходимо пройтись в цикле по каждому слову в документе и если оно начинается с символа ${ необходимо сопоставить его с полученными данными. В случае если данные не были получены в шаблон будет подставлен пустой символ.

Для ускорения получения документа применим механизм кеширования, как готовых документов для получения пользователями, так и шаблонов, что позволяет снизить нагрузку на базу данных, а также на процессор сервера.

После замены всех подстановочных элементов получим на выходе готовый документ в формате docx.

Вставка Рисование Конструктор Макет Ссылки Рассылки

Q Расскажите

Liberation... v 14 v Д' Д да v Д> — v v Е- v «= +=    *|    ^

Ж К Ч v х. Х‘ A v У? v A v ^ = ^ =   ; = v О v ЕЙ „      Стили Панель

--                  ГТМЛАИ

ООО Организация

ОГРН 12345689

г. Воронеж улица Цветочная дом 5 офисЗ

Тел.89999499493

СПРАВКА

20-11-2022

Дана Иванов Иван Иванович, в подтверждение того, что он с 14-04-2019 по настоящее время работает в ООО Организация на должности разработчик.

Ежемесячный должностной оклад Иванов Иван Иванович, составляет 30000 рублей.

Настоящая справка подлежит предъявлению по месту требования.

Генеральный директор        Васильев Василий

ООО Организация Васильевич

Должность

ФИО руководителя

о; «КОМПАНИЯ

Рис. 3 Сформированный документ

ца 1 из 1 Число слов: 65 Ц? русский

Данный документ готов для печати или дальнейшего использования в электронном виде.

Автоматизация формирования электронных документов по шаблону является важным направлением оптимизации документооборота в бизнесе и государственных структурах. Предложенное решение на базе Java, Spring и Apache POI позволяет эффективно генерировать документы, минимизируя ручной труд и снижая количество ошибок. Использование

Minio для хранения шаблонов и механизмов кеширования обеспечивает высокую производительность и масштабируемость системы.

Реализованный подход демонстрирует значительное ускорение процесса создания документов, а также обеспечивает единообразие их оформления. Внедрение подобных решений в организации позволяет сократить временные и финансовые затраты на работу с документами, что делает его перспективным для дальнейшего развития и интеграции с другими системами электронного документооборота.