Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий

Документационное обеспечение управления является важной частью процессов управления и принятия управленческий решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Чтобы достичь экономического роста, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, а прежде всего оперативностью осуществления, стоимостью и степенью сложности.1

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это напрямую влияет на качество принятия управленческих решений.

Внутренний документы проходят ни одну стадию обработки, а целый ряд, таких как: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Как показывает статистика, наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов создает все условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контрольза широким кругом документов, при этом структурные подразделения освобождаются от целого ряда дублирующихся операций.2

К счастью, на сегодняшний день обстановка с информационными технологиями в России далеко не самая худшая. На данный момент среди способов, направленных на совершенствование технологий документооборота выделяются две основные группы: совершенствование технологии и сокращение объемов. К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении, т.е создание учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработки рациональных систем, составление оперограмм и документограмм. Этот метод все же считается основным, т.е метод моделирования.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизации работы осуществляется с использованием персональных компьютеров (ПК) и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе. АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети, имеющей доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационной базе документов.

К современным техническим средствам автоматизации управленческой деятельности, к примеру, относятся:

• 1)    Электронные пишущие машинки;

• 2)    Текстообрабатывающие системы;

• 3)    Копировальные машины;

• 4)    Средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации;

• 5)    Средства для обмена информацией.³

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив.

Так, например, существует система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow». Эта система предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения.

Она отслеживает и фиксирует процесс движения документов, с учетом времени и им исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от

преднамеренного или же случайного вмешательства.

Таким образом, в связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Подводя итоги, можем сделать следующие выводы: информационные технологии развиваются крайне стремительно, а так же вместе с ними развивается и система документооборота и документационного обеспечения. Перспективы развития системы управления документами также положительны.