Архивы и волонтерство: сотрудничество в сохранении истории

Архивное волонтерство является одним из наиболее востребованных направлений безвозмездной деятельности в зарубежных странах. Начавшись как эпизодическое привлечение неравнодушных граждан для помощи сотрудникам учреждений, архивное волонтерство за несколько десятилетий преобразовалось в систематически выстроенную программу, предполагающую рекрутинг, подготовку, оформление договорных отношений, мониторинг вовлеченности, степени удовлетворенности работой и ставку на более содержательные и серьезные задачи.

У большинства отечественных архивных учреждений в настоящее время отсутствует опыт реализации проектов с участием добровольческого актива, что актуализирует изучение деятельности архивов США, направленной на создание активного сообщества, привлечение новой аудитории, укрепление доверия и формирование общедоступного учреждения [1, с. 54].

Благодаря проводимой десятилетиями политике открытости архивы США разрушают множество сложившихся стереотипов в отношении данных ранее закрытых учреждений со сложным доступом и избранностью самих посетителей. И, конечно же, сегодня работа с волонтерами ě одна из важнейших задач архивных служб страны. От правильного выстраивания отношений с помощниками- добровольцами зависит устойчивое развитие архивов, продвижение социально значимых проектов, расширение перечня услуг для посетителей [9, с. 318].

Заинтересованность в помощи архивных волонтеров продиктована несколькими обстоятельствами. Прежде всего, волонтеры представляют собой значительный экономический ресурс, позволяя оптимизировать затраты на проведение мероприятий и реализацию проектов архива. Помимо этого, значительная экономия средств организации связана с вовлечением волонтеров в работу с посетителями архива и предоставлением определенного перечня услуг (консультирование, помощь в читальном зале с сайтом архива, работа с электронным каталогом и др.) [5, с. 11]. Речь также идет и о привлечении волонтеров к работе с архивными документами в офлайн-или онлайн- форматах.

Для большинства архивных учреждений США работа с добровол ь-ными помощниками ě это часть миссии и стратегии развития, ключевое направление деятельности, понимание важности которого разделяется коллегами и руководством. Потребность архивных учреждений в безвозмездной помощи чаще всего определена и стремлением сбалансировать за ее счет существующие кадровые, материально- технические и ресурсные дефициты.

Во-вторых, волонтеры оживляют и «очеловечивают» архив, тем самым создавая особую атмосферу, обеспечить которую силами штатных сотрудников невозможно в силу их занятости и погруженности в технические процессы. Так, для оказания дружеской поддержки и формирования особого эмоционального фона на событийных мероприятиях, работы в читальных залах учреждений архивные волонтеры подходят больше, чем оплачиваемые сотрудники.

И наконец, волонтеры содействуют продвижению миссии и ценностей архивных учреждений, проводимых мероприятий и реализуемых проектов архива. Волонтерство формирует активное сообщество вокруг учреждения, группу тех, кто может поддержать и поучаствовать, когда это нужно. Добровольные помощники становятся своеобразными амбассадорами организации в своем окружении. За счет многочисленности сторонников и друзей архива эффект влияния на общественное мнение обретает значительный масштаб и становится еще одним весомым аргументом в пользу привлечения волонтеров.

Волонтеры архивных учреждений США ě люди разных возрастов и профессий. Однако преобладают две возрастные группы ě молодежь и люди старшего возраста [11].

Согласно реализуемой политике архивов США, участие волонтеров в учреждениях возможно на следующих условиях [12, с. 7ě8]:

ě волонтерство ě это непрофессиональная помощь, но способная изменить качественным образом работу архивных учреждений, сделать их более открытыми и доступными для посетителей;

ě выстраивать с волонтерами отношения на паритетных началах;

ě обеспечить волонтерам поддержку и обучение;

ě поощрение и признание волонтеров;

ě недопустимо приравнивать волонтеров к сотрудникам архива с точки зрения требований и ответственности;

ě волонтеры не могут выполнять обязанности штатных сотрудников архива.

Архивы находятся в постоянном поиске волонтеров, заинтересованных в продолжительном сотрудничестве с учреждением, разделяющих его политику, декларируемые ценности и правила. Чтобы сотрудничество было продуктивным, в волонтерах должны сочетаться исследовательский интерес, увлеченность темой исторического наследия страны и желание популяризировать ее, рассказывать, делать доступными свои открытия.

Функции архивных волонтеров	Содержание деятельности
Работа с документами	Помощь в сохранении архивных документов и материалов, в том числе в проведении работ по реставрации и консервации. Помощь в каталогизации и инвентаризации архивных фондов. Проведение научных исследований и составление отчетов о содержании архивных документов. Работы по цифровизации архивных документов и созданию электронных архивов.
Работа с посетителями	Помощь посетителям в поиске необходимых документов и материалов в архиве, оформлении заказа, в работе с электронным каталогом. Знакомство с правилами работы в архивах и обращением с документами.
Просветительская и образовательная деятельность	Помощь в проведении образовательных программ, формирование интереса к историческому наследию страны.
Подготовка и организация событийных мероприятий	Навигация и управление потоками посетителей. Эмоциональная поддержка, создание дружеской атмосферы, оказание помощи в поиске локаций, информирование о правилах поведения на площадках архивного учреждения.
Управление волонтерами	Координация помощников-^добровольцев на событийных мероприятиях. Контроль выхода на позиции, оперативный поиск замен. Обучение новых волонтеров и стажеров работе в архивах. Реализация мотивационных мероприятий. Участие в распределении сервисов и ресурсов. Сопровождение добровольных помощников на протяжении всего срока безвозмездной деятельности.
Информационное сопровождение	Фотосъемка, обработка фото, формирование фотобанка мероприятий / проекта. Подготовка и публикация постов в социальных сетях и на сайтах. Ведение аккаунтов в социальных сетях. ЅММ-продвижение.
Экскурсионная деятельность	Помощь в разработке программ образовательных экскурсий и мероприятий для школьников и студентов. Проведение экскурсий по архивам для посетителей.

Анализируя сферу занятости добровольных помощников в архивах, отмeтим, что перечень волонтерских ролей приблизительно одинаков для большей их части и подразделен на несколько функциональных направлений деятельности.

В целом функции архивных волонтеров отличаются разнообразием и зависят от их навыков и интересов, наличия свободного времени, формы занятости (онлайн и офлайн). Так, Бостонский городской архив предлагает следующие возможности для участия в безвозмездных социальных практи-ках։ работа с посетителями в справочном зале, с каталогом, каталогизация документов. Государственный архив США (г. Вашингтон) реализует программу виртуального волонтерства «Гражданский архивариус», которая расширяет доступ к своим историческим документами для общественности. Архивом создана специальная группа поддержки с целью сопровождения онлайн-участников в процессе работы с документами [10]. В 2013 г. нью-йоркский некоммерческий архив музыки ARChive of Contemporary Music (ARC) объединился с организацией Internet Archive, которая с 1996 г. собирает видео-, аудио-, графические и текстовые материалы из Интернета. Совместными усилиями был создан «The Great 78 Project» по сохранению старых грампластинок из коллекции Internet Archive [8]. Волонтеры помогали с оцифровкой и каталогизацией этих записей, чтобы сохранить их для будущих поколений. Волонтеры Департамента архивов и истории штата Миссисипи работают в администрации учреждения в таких отделах, как служба архивов и документации, служба сохранения исторического наследия, программ и коммуникаций, а также Музейном отделе. Еще один архивный проект, получивший высокую оценку в обществе, ě проект «The Freedmen’s Bureau Project» («Бюро вольноотпущенников») Государственного архива США ě был запущен в 2015 г. После завершения Гражданской вой ны, в марте 1865 г., правительством США было создано Бюро по делам беженцев освобожденных и оставленных земель для оказания помощи четырем миллионам освобожденных рабов на Юге, чтобы помочь им перейти от состояния рабства к вольноотпущенникам. Согласно статистическим данным, за годы работы над проектом 15 750 добровольцами было проиндексировано в цифровом формате более 1 млн записей։ реестры браков, трудовые договоры, больничные журналы и др. [10].

Знаковая роль в формировании актуального образа архивного волонтерства принадлежит Национальному управлению архивов и документации (NARA), заложившему основу современного волонтерского менеджмента в архивной сфере, обеспечив качественный скачок в уровне компетенций его участников до возведения его в ранг ведущих социальных трендов. Управление предоставляет общественности множество возможностей для приложения добровольческого труда [3]. Boлoʜтep NARA ě это гражданин США старше 16 лет с определенным набором знаний и навыков для выполнения конкретных задач. Так, работа с посетителями архива требует от волонтера владение коммуникативными навыками и умение работать в команде с сотрудниками и другими членами команды для достижения совместных целей. Для работы с архивными документами необходимы такие навыки, как ответственность, внимательность к деталям и аккуратность, владение компьютером. Волонтеры- экскурсоводы должны уметь грамотно рассказывать, иметь хорошую дикцию и выразительную интонацию, быть общительными и коммуникабельными, организованными и ответственными.

Кандидат в волонтеры NARA должен заполнить заявку волонтера на сайте архива, принять участие в собеседовании с координатором волонтерской программы. Далее ě посетить 2-часовой ориентационный тренинг для волонтеров. Как только кандидаты проходят все необходимые этапы отбора, координатор по итогам собеседования предлагает несколько вакансий на выбор и организует встречу непосредственно с заказчиком в лице сотрудников архива. [6]. NARA ʙ paботе с волонтером делает ставку на долгосрочное сотрудничество, ожидая, что он будет уделять работе не менее 100 часов в год на протяжении как минимум 2-х лет. Особое внимание в системе архивного волонтерства в Управлении уделяется мотивации и поощрению своих добровольных помощников. Практикуются ежегодные мероприятия признания, проводятся образовательные программы, и тематические экскурсии, вручаются благодарственные письма и др.

Архивные учреждения США активно популяризуют онлайн- волонтерство. Пандемия COVID-19 актуализировала цифровую сферу приложения добровольческого труда. Волонтеры помогают архивам с оцифровкой документов, индексацией материалов и другими немаловажными задачами, которые могут быть выполнены удаленно. Благодаря деятельности помощников-добровольцев увеличивается «штатный» состав архивных учреждений и ускоряется процесс обработки документальных материалов. Виртуальное архивное волонтерство не требует физического присутствия в учреждениях, предусматривает удобный график работы, расширяет географию и число помощников в деле сохранения документов исторического наследия страны. Один из ярких примеров виртуального волонтерства ě цифровой проект NARA «Transcription Challenge» по расшифровке архивных документов (письма 36-го президента США Линдона Джонсона и его супруги Леди Берд Джонсон, интервью со свидетелями трагических событий 11 сентября 2001 г., материалы о Лексингтонском и Конкордском сражениях и др.). Присоединиться к проекту в 2015 г. мог любой желающий, владеющий английским языком. За неделю сплоченной команде волонтеров предстояло «оживить» несколько тысяч страниц архивных документов. Как итог, благодаря работе цифровых помощников было расшифровано 1396 документов. Этот проект положил начало ежегодной акции «Sunshine Week», в течении которой привлекается внимание общественности к теме свободного доступа к информации, хранящейся в многочисленных архивах США. Жители страны приглашаются к расшифровке сотен рассекреченных документов.

Волонтеры в рамках проекта «Digital Public Library of America» с 2013 г. помогают в создании онлайн- библиотеки, которая предоставляет доступ к цифровым копиям книг, статей, фотографий, карт и других исторических документов [4]. Участники проекта помогают со сканированием и индексацией, загрузкой документов в базу данных, с переводом на другие языки, тем самым расширяя потенциальную целевую аудиторию библиотеки. Только за несколько лет работы 5 250 виртуальных помощников архива Смитсоновского института полностью расшифровали более 113 016 страниц документов.

Еще один пример. Государственный архив США запустил онлайн- проект электронных писем «Архивы дома», регулярно информируя всех желающих о мероприятиях и событиях в учреждении, о доступных ресурсах и волонтерских вакансиях.

Проводимые волонтерами тематические мероприятия содействуют всестороннему развитию и самореализации подрастающего поколения, формируют интерес молодежи к архивному делу, к истории своей страны. Гости учреждения под руководством «мудрых наставников» ě лучших специалистов госархива и их помощников- волонтеров ě могут не только взглянуть на архив изнутри и окунуться в мир истории своей страны, но и получить и закрепить первые профессиональные навыки архивной работы [2]. Так, «Ночь в архиве» ě ежегодная культурно- образовательная акция Государственного архива США в Вашингтоне, в ходе которой музей учреждения работает до позднего вечера и в ночные часы. В рамках мероприятия архивисты при содействии волонтеров представляют насыщенную программу, которая позволяет участникам мероприятия совместно отправиться в увлекательных мир истории своей страны. Акция проходит в формате квеста, гости получают маршрутные карты и по мере прохождения пути знакомятся с историческими персонажами и фактами. Кроме того, госархив предлагает широкую линейку программ интерактивных мероприятий по организации семейного досуга и совместной деятельности при работе с документальными материалами [7].

Таким образом, за последние годы наблюдается устойчивый рост числа граждан, участвующих в деятельности архивных учреждений США, расширяющих масштабы реализуемых ими проектов и программ, перечень предлагаемых посетителям услуг.