Автоматизация процесса согласования тендерных закупок с помощью бизнес -приложения SAP Fiori

В условиях современной деловой среды, где конкуренция становится все более острой, эффективное управление процессом закупок играет ключевую роль в успехе любого предприятия. Тендерные закупки являются одним из наиболее значимых этапов в цепочке поставок, определяя не только стоимость продукции или услуги, но и качество, сроки и надежность поставщика.

Однако, процесс согласования тендерных закупок традиционно ассоциируется с рядом вызовов, таких как длительные сроки, частые задержки, а также возможные ошибки и несоответствия. Традиционные методы управления этим процессом, включая ручное согласование и обработку бумажной документации, могут быть неэффективными и подвержены риску человеческих ошибок.

В настоящее время многие организации все еще полагаются на устаревшие методы согласования, такие как обмен электронными письмами или даже бумажной почтой. Это может привести к ситуации, когда согласование тендерных закупок затягивается из-за того, что люди уходят на обед или не доступны вовремя для согласования. Такие задержки могут привести к упущению потенциальных закупок, потере клиентов и ущербу репутации компании.

В свете этих вызовов возникает необходимость в разработке инновационных подходов к управлению процессом согласования тендерных закупок. Одним из таких подходов является использование современных информационных технологий и бизнес-приложений, таких как SAP Fiori.

SAP Fiori представляет собой современную платформу, которая обеспечивает интуитивно понятный пользовательский интерфейс и мощные функциональные возможности для автоматизации бизнес-про-цессов. Внедрение SAP Fiori в процесс согласования тендерных закупок может значительно повысить эффективность, ускорить сроки выполнения и повысить прозрачность этого важного этапа в цепочке поставок.

В данном исследовании мы сосредоточимся на возможностях автоматизации процесса согласования тендерных закупок с использованием бизнес-приложения SAP Fiori. Мы рассмотрим ключевые аспекты этого процесса, выявим существующие проблемы и узкие места, а также предложим методику оптимизации и улучшения с помощью SAP Fiori. Наша цель - предложить эффективное и инновационное решение, способствующее повышению эффективности управления тендерными закупками и обеспечивающее конкурентные преимущества для бизнеса.

Описание возможностей инструмента SAP Fiori для процесса согласования биз-нес-процессов компаний

SAP Fiori представляет собой инновационную платформу, спроектированную для повышения эффективности бизнес-процес-сов и улучшения пользовательского опыта.

В контексте согласования бизнес-процес-сов компаний, SAP Fiori предлагает ряд мощных возможностей, которые позволяют автоматизировать и оптимизировать этот важный этап в управлении предприятием. Ниже приведено описание основных возможностей инструмента SAP Fiori для процесса согласования бизнес-процессов:

Интуитивно понятный пользовательский интерфейс: SAP Fiori обеспечивает пользователей удобным и интуитивно понятным интерфейсом, что делает процесс согласования более простым и эффективным. Пользователи могут легко найти необходимые задачи, просматривать информацию и принимать решения без необходимости дополнительного обучения.

Мобильная доступность: Одним из ключевых преимуществ SAP Fiori является его мобильная совместимость. Пользователи могут получать уведомления о задачах для согласования и принимать решения непосредственно через мобильные устройства, что позволяет ускорить процесс согласования и обеспечить его непрерывность даже вне офиса.

Персонализация и адаптивность: SAP Fiori позволяет пользователям настраивать интерфейс в соответствии с их индивидуальными потребностями и предпочтениями. Это включает в себя возможность добавления на рабочий стол персонализированных плиток, создание собственных рабочих списков задач и просмотр только необходимых данных.

Аналитика в реальном времени: SAP Fiori предоставляет доступ в реальном времени аналитики и отчетности, позволяя пользователям получать актуальную информацию о статусе и динамике процесса согласования. Это помогает принимать более информированные решения и оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах.

Интеграция с другими системами: SAP Fiori легко интегрируется с другими системами предприятия, такими как SAP ERP, SAP S/4HANA и другими, что обеспечивает единый и централизованный доступ к данным и процессам. Это способствует улучшению согласования между различными подразделениями и структурами компании.

В целом, SAP Fiori представляет собой мощный инструмент для автоматизации и оптимизации процесса согласования биз-нес-процессов компаний. Его интуитивный интерфейс, мобильная доступность, персонализация, аналитические возможности и интеграция с другими системами делают его незаменимым решением для современных предприятий, стремящихся к повышению эффективности и конкурентоспособности.

Реализация построения бизнес-прило-жения в SAP FIORI для согласования участия в тендерах

Первым шагом в реализации будет создание плитки на главном экране SAP Fiori. Плитка будет содержать общий обзор ключевых показателей процесса согласования участия в тендерах. Для этого создадим плитку, которая будет отображать общее количество тендеров, требующих согласования, и будет служить входной точкой для пользователей.

Выбор KPI значений:

Для создания информативной плитки выберем два ключевых показателя эффективности (KPI), которые помогут отслеживать текущее состояние процесса согласования участия в тендерах:

KPI 1: Количество тендеров без решения ответственного сотрудника:

Этот показатель позволит отслеживать количество тендеров, которые еще не были обработаны ответственным сотрудником. Это поможет контролировать текущую нагрузку и обеспечить своевременное реагирование на необработанные тендеры.

KPI 2: Количество тендеров без решения тендерного комитета управляющей компании:

Этот показатель будет отображать количество тендеров, которые требуют решения тендерного комитета управляющей компании. Это позволит оперативно выявлять тендеры, ожидающие финального согласования, и ускорять процесс принятия решений (рис. 1).

Тендеров без моего решения

О без решения ТК: 11

Рис. 1. Плитка Fiori

Следующим шагом, после выбора KPI значений необходимо настроить интеграцию с данными, которые содержат информацию о тендерах и их статусе. Для этого будем использовать соответствующие источники данных в SAP, в рамках примера используется интеграция с SAP CRM, чтобы получать актуальную информацию о тендерах и их текущем статусе (рис. 2).

Тендеры на согласовании (§)

Решение                          v I

Номе... v Поиск              Q

Сбытовая организация: УК

Ответственный менеджер: Фионин И.А.

ЭТП:

Организатор: МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТ...

НМЦК: 206 885,28 Руб

Время на подачу заявки: 00:00:00

Сбытовая организация: УК

Ответственный менеджер: Фионин ИА.

ЭТП:

Организатор: ПАО "ЗВЕЗДА"

НМЦК: 0,00 Руб

Время на подачу заявки: 00:00:00

Рис. 2. Репликация данных по тендерам

Для каждого тендера предоставим пользователю возможность согласовать или отклонить участие. Реализуем с помощью кнопок рядом с каждым тендером в списке.

После того как пользователь примет решение (согласовать или отклонить), приложение обработает действие и запишет изменение в БД CRM с помощью дистанционного функционального модуля (ФМ).

Если тендер был согласован, его статус должен быть обновлен соответственно, а если было принято решение об отклонении, также осуществляются соответствующие действия, например, уведомление ответственного сотрудника (рис. 3).

Детализация тендеров

Согласователь                          Решение

Комментарий                          Дата и время решения

Фионин ИА                          Согласовано

29,02.2024 08:37

Рис. 3. Детализация тендеров

При принятии решения важно предусмотреть возможность указания причины согласования/отклонения участия для будущего анализа «утраченных» тендеров (рис. 4).

Итоговый ракурс согласований в SAP Fiori представляет собой динамический интерфейс, в котором пользователи могут просматривать список тендеров, требующих согласования, и принимать решения по каждому из них. Этот ракурс получает данные о тендерах из CRM и отображает их в удобном формате, который обеспечивает прозрачность и эффективность процесса согласования тендерных закупок.

<  @ ^ Тендеры на согласовании ’

Q g ®

Тендеры на согласовании ®                                                                                   Детализация тендеров

Сбытовая организация: УК

Ответственный менеджер Фионин ИА

ЭТП:

Организатор: МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТ ,

НМЦК: 206 365.26 Руб

Время на подачу заявки; 00:00:00

Согласователь                           Решение                                Комментарий                          Дата и время решения                    Принять решение

29.02.2024 06:37

Кратте данные Общие данные

32312298565 - поставка стальных труб для нужд МУП "Жилспецсервис" г. Брянска в 2023 году

Сбытовая организация: УК

Ответственный менеджер: Фионин ИА

ЭТП:

Организатор: ПАО "ЗВЕЗДА"

НМЦК: 0,00 Руб

Время на подачу заявки: 00:00:00

Сбытовая организация: УК

Ответственный менеджер: Фионин ИА

ЭТП:

Организатор: Акционерное общество "О...

НМЦК: 0,00 Руб

Время на подачу заявки: 00:00:00

Общие данные вид закупки: 223 ФЗ

Регион; 32 ■ Брянская обл.

Наименование (ЭТП):

НМЦК.'Размер обеспечения. 206 885.28 Руб / 0.00

Тендерный администратор: Фионин ИА

Организатор

Наименование: МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

' ЖИЛСПЕЦСЕРВИС Г БРЯНСКА

Код CRM/Код ERP:

ИННЖПП/ОГРН 3250066190 г 325701001 /

ФИО ионтагтного лица:

Данные сбытовой организации

Сбытовая организация; УК Ответственный менеджер; Фионин ИА

Сумма участия: 10.00

Наценка от суммы участия: 0.00

Документы

Покупатель

Код СЯМ         КодЕЙР

№ Справки Д.. Статус справки Сумма по спр .. Лимит          Срок лимита Номер догов.,. Статус догов .

Рис. 5. Ракурс согласований по тендерам

Итоговый ракурс согласований в SAP Fiori представляет собой значительное улучшение по сравнению с традиционным согласованием по электронной почте. Вот несколько основных преимуществ и автоматизированных функций итогового варианта:

• 1.    Удобство и централизация данных: В отличие от согласования по электронной почте, где информация разбросана по

• 2.    Прозрачность и доступность: Итоговый вариант обеспечивает прозрачность процесса согласования за счет визуального отображения статуса каждого тендера и общего количества тендеров в системе. Это позволяет пользователям оперативно оценивать текущую ситуацию и принимать информированные решения.

• 3.    Быстрота принятия решений: Функци-

• ональные элементы принятия решения в итоговом варианте позволяют пользователям мгновенно согласовывать или откло-
• процесс принятия решений и сокращает время, затрачиваемое на согласование.

• 4.    Автоматизация процессов: В итоговом варианте автоматизированы многие аспекты процесса согласования, такие как загрузка данных из CRM, обновление статуса тендеров после принятия решения и автоматическое уведомление ответственных лиц. Это уменьшает ручной труд и риск возникновения ошибок.

разным сообщениям и документам, итоговый ракурс согласований предоставляет централизованный список тендеров с краткой и расширенной информацией о каждом из них. Пользователи могут легко найти все необходимые данные в одном месте.

Таким образом, итоговый вариант представляет собой современное и эффективное решение для согласования участия в тендерах, обеспечивая удобство, прозрачность, быстроту и автоматизацию процессов, что делает его значительно превосходящим вариантом по сравнению с согласованием по почте.

нять участие в тендерах. Это ускоряет