Автоматизация процесса согласования тендерных закупок с помощью бизнес -приложения SAP Fiori
Автор: Фионин И.А., Пестерев Д.И.
Журнал: Международный журнал гуманитарных и естественных наук @intjournal
Рубрика: Технические науки
Статья в выпуске: 4-3 (91), 2024 года.
Бесплатный доступ
В статье рассматривается сущность процесса автоматизации процесса согласований в контексте применения его в тендерном процессе утверждения участия. Автор приводит возможности и преимущества, технологии SAP, демонстрирует процесс применения системы бизнес-проектирования SAP Fiori для автоматизации согласований. В заключении формируются выводы для дальнейших решений руководителей компании.
Тендерные закупки, автоматизация согласований, бизнес-приложение
Короткий адрес: https://sciup.org/170204952
IDR: 170204952 | DOI: 10.24412/2500-1000-2024-4-3-85-89
Текст научной статьи Автоматизация процесса согласования тендерных закупок с помощью бизнес -приложения SAP Fiori
В условиях современной деловой среды, где конкуренция становится все более острой, эффективное управление процессом закупок играет ключевую роль в успехе любого предприятия. Тендерные закупки являются одним из наиболее значимых этапов в цепочке поставок, определяя не только стоимость продукции или услуги, но и качество, сроки и надежность поставщика.
Однако, процесс согласования тендерных закупок традиционно ассоциируется с рядом вызовов, таких как длительные сроки, частые задержки, а также возможные ошибки и несоответствия. Традиционные методы управления этим процессом, включая ручное согласование и обработку бумажной документации, могут быть неэффективными и подвержены риску человеческих ошибок.
В настоящее время многие организации все еще полагаются на устаревшие методы согласования, такие как обмен электронными письмами или даже бумажной почтой. Это может привести к ситуации, когда согласование тендерных закупок затягивается из-за того, что люди уходят на обед или не доступны вовремя для согласования. Такие задержки могут привести к упущению потенциальных закупок, потере клиентов и ущербу репутации компании.
В свете этих вызовов возникает необходимость в разработке инновационных подходов к управлению процессом согласования тендерных закупок. Одним из таких подходов является использование современных информационных технологий и бизнес-приложений, таких как SAP Fiori.
SAP Fiori представляет собой современную платформу, которая обеспечивает интуитивно понятный пользовательский интерфейс и мощные функциональные возможности для автоматизации бизнес-про-цессов. Внедрение SAP Fiori в процесс согласования тендерных закупок может значительно повысить эффективность, ускорить сроки выполнения и повысить прозрачность этого важного этапа в цепочке поставок.
В данном исследовании мы сосредоточимся на возможностях автоматизации процесса согласования тендерных закупок с использованием бизнес-приложения SAP Fiori. Мы рассмотрим ключевые аспекты этого процесса, выявим существующие проблемы и узкие места, а также предложим методику оптимизации и улучшения с помощью SAP Fiori. Наша цель - предложить эффективное и инновационное решение, способствующее повышению эффективности управления тендерными закупками и обеспечивающее конкурентные преимущества для бизнеса.
Описание возможностей инструмента SAP Fiori для процесса согласования биз-нес-процессов компаний
SAP Fiori представляет собой инновационную платформу, спроектированную для повышения эффективности бизнес-процес-сов и улучшения пользовательского опыта.
В контексте согласования бизнес-процес-сов компаний, SAP Fiori предлагает ряд мощных возможностей, которые позволяют автоматизировать и оптимизировать этот важный этап в управлении предприятием. Ниже приведено описание основных возможностей инструмента SAP Fiori для процесса согласования бизнес-процессов:
Интуитивно понятный пользовательский интерфейс: SAP Fiori обеспечивает пользователей удобным и интуитивно понятным интерфейсом, что делает процесс согласования более простым и эффективным. Пользователи могут легко найти необходимые задачи, просматривать информацию и принимать решения без необходимости дополнительного обучения.
Мобильная доступность: Одним из ключевых преимуществ SAP Fiori является его мобильная совместимость. Пользователи могут получать уведомления о задачах для согласования и принимать решения непосредственно через мобильные устройства, что позволяет ускорить процесс согласования и обеспечить его непрерывность даже вне офиса.
Персонализация и адаптивность: SAP Fiori позволяет пользователям настраивать интерфейс в соответствии с их индивидуальными потребностями и предпочтениями. Это включает в себя возможность добавления на рабочий стол персонализированных плиток, создание собственных рабочих списков задач и просмотр только необходимых данных.
Аналитика в реальном времени: SAP Fiori предоставляет доступ в реальном времени аналитики и отчетности, позволяя пользователям получать актуальную информацию о статусе и динамике процесса согласования. Это помогает принимать более информированные решения и оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах.
Интеграция с другими системами: SAP Fiori легко интегрируется с другими системами предприятия, такими как SAP ERP, SAP S/4HANA и другими, что обеспечивает единый и централизованный доступ к данным и процессам. Это способствует улучшению согласования между различными подразделениями и структурами компании.
В целом, SAP Fiori представляет собой мощный инструмент для автоматизации и оптимизации процесса согласования биз-нес-процессов компаний. Его интуитивный интерфейс, мобильная доступность, персонализация, аналитические возможности и интеграция с другими системами делают его незаменимым решением для современных предприятий, стремящихся к повышению эффективности и конкурентоспособности.
Реализация построения бизнес-прило-жения в SAP FIORI для согласования участия в тендерах
Первым шагом в реализации будет создание плитки на главном экране SAP Fiori. Плитка будет содержать общий обзор ключевых показателей процесса согласования участия в тендерах. Для этого создадим плитку, которая будет отображать общее количество тендеров, требующих согласования, и будет служить входной точкой для пользователей.
Выбор KPI значений:
Для создания информативной плитки выберем два ключевых показателя эффективности (KPI), которые помогут отслеживать текущее состояние процесса согласования участия в тендерах:
KPI 1: Количество тендеров без решения ответственного сотрудника:
Этот показатель позволит отслеживать количество тендеров, которые еще не были обработаны ответственным сотрудником. Это поможет контролировать текущую нагрузку и обеспечить своевременное реагирование на необработанные тендеры.
KPI 2: Количество тендеров без решения тендерного комитета управляющей компании:
Этот показатель будет отображать количество тендеров, которые требуют решения тендерного комитета управляющей компании. Это позволит оперативно выявлять тендеры, ожидающие финального согласования, и ускорять процесс принятия решений (рис. 1).
Тендеров без моего решения
О без решения ТК: 11
Рис. 1. Плитка Fiori
Следующим шагом, после выбора KPI значений необходимо настроить интеграцию с данными, которые содержат информацию о тендерах и их статусе. Для этого будем использовать соответствующие источники данных в SAP, в рамках примера используется интеграция с SAP CRM, чтобы получать актуальную информацию о тендерах и их текущем статусе (рис. 2).
Тендеры на согласовании (§)
Решение v I
Номе... v Поиск Q
Сбытовая организация: УК
Ответственный менеджер: Фионин И.А.
ЭТП:
Организатор: МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТ...
НМЦК: 206 885,28 Руб
Время на подачу заявки: 00:00:00
Сбытовая организация: УК
Ответственный менеджер: Фионин ИА.
ЭТП:
Организатор: ПАО "ЗВЕЗДА"
НМЦК: 0,00 Руб
Время на подачу заявки: 00:00:00
Рис. 2. Репликация данных по тендерам
Для каждого тендера предоставим пользователю возможность согласовать или отклонить участие. Реализуем с помощью кнопок рядом с каждым тендером в списке.
После того как пользователь примет решение (согласовать или отклонить), приложение обработает действие и запишет изменение в БД CRM с помощью дистанционного функционального модуля (ФМ).
Если тендер был согласован, его статус должен быть обновлен соответственно, а если было принято решение об отклонении, также осуществляются соответствующие действия, например, уведомление ответственного сотрудника (рис. 3).
Детализация тендеров
Согласователь Решение
Комментарий Дата и время решения
Фионин ИА Согласовано
29,02.2024 08:37
Рис. 3. Детализация тендеров
При принятии решения важно предусмотреть возможность указания причины согласования/отклонения участия для будущего анализа «утраченных» тендеров (рис. 4).

Итоговый ракурс согласований в SAP Fiori представляет собой динамический интерфейс, в котором пользователи могут просматривать список тендеров, требующих согласования, и принимать решения по каждому из них. Этот ракурс получает данные о тендерах из CRM и отображает их в удобном формате, который обеспечивает прозрачность и эффективность процесса согласования тендерных закупок.
< @ ^ Тендеры на согласовании ’
Q g ®
Тендеры на согласовании ® Детализация тендеров

Сбытовая организация: УК
Ответственный менеджер Фионин ИА
ЭТП:
Организатор: МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТ ,
НМЦК: 206 365.26 Руб
Время на подачу заявки; 00:00:00
Согласователь Решение Комментарий Дата и время решения Принять решение
29.02.2024 06:37

Кратте данные Общие данные
32312298565 - поставка стальных труб для нужд МУП "Жилспецсервис" г. Брянска в 2023 году
Сбытовая организация: УК
Ответственный менеджер: Фионин ИА
ЭТП:
Организатор: ПАО "ЗВЕЗДА"
НМЦК: 0,00 Руб
Время на подачу заявки: 00:00:00
Сбытовая организация: УК
Ответственный менеджер: Фионин ИА
ЭТП:
Организатор: Акционерное общество "О...
НМЦК: 0,00 Руб
Время на подачу заявки: 00:00:00
Общие данные вид закупки: 223 ФЗ
Регион; 32 ■ Брянская обл.
Наименование (ЭТП):
НМЦК.'Размер обеспечения. 206 885.28 Руб / 0.00
Тендерный администратор: Фионин ИА
Организатор
Наименование: МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
' ЖИЛСПЕЦСЕРВИС Г БРЯНСКА
Код CRM/Код ERP:
ИННЖПП/ОГРН 3250066190 г 325701001 /
ФИО ионтагтного лица:
Данные сбытовой организации
Сбытовая организация; УК Ответственный менеджер; Фионин ИА
Сумма участия: 10.00
Наценка от суммы участия: 0.00
Документы

Покупатель
Код СЯМ КодЕЙР
№ Справки Д.. Статус справки Сумма по спр .. Лимит Срок лимита Номер догов.,. Статус догов .
Рис. 5. Ракурс согласований по тендерам
Итоговый ракурс согласований в SAP Fiori представляет собой значительное улучшение по сравнению с традиционным согласованием по электронной почте. Вот несколько основных преимуществ и автоматизированных функций итогового варианта:
-
1. Удобство и централизация данных: В отличие от согласования по электронной почте, где информация разбросана по
-
2. Прозрачность и доступность: Итоговый вариант обеспечивает прозрачность процесса согласования за счет визуального отображения статуса каждого тендера и общего количества тендеров в системе. Это позволяет пользователям оперативно оценивать текущую ситуацию и принимать информированные решения.
-
3. Быстрота принятия решений: Функци-
- ональные элементы принятия решения в итоговом варианте позволяют пользователям мгновенно согласовывать или откло-
- процесс принятия решений и сокращает время, затрачиваемое на согласование.
-
4. Автоматизация процессов: В итоговом варианте автоматизированы многие аспекты процесса согласования, такие как загрузка данных из CRM, обновление статуса тендеров после принятия решения и автоматическое уведомление ответственных лиц. Это уменьшает ручной труд и риск возникновения ошибок.
разным сообщениям и документам, итоговый ракурс согласований предоставляет централизованный список тендеров с краткой и расширенной информацией о каждом из них. Пользователи могут легко найти все необходимые данные в одном месте.
Таким образом, итоговый вариант представляет собой современное и эффективное решение для согласования участия в тендерах, обеспечивая удобство, прозрачность, быстроту и автоматизацию процессов, что делает его значительно превосходящим вариантом по сравнению с согласованием по почте.
нять участие в тендерах. Это ускоряет
Список литературы Автоматизация процесса согласования тендерных закупок с помощью бизнес -приложения SAP Fiori
- Громов А.И., Чеботарёв В.Г., Горчаков Я.В., Бойко О.И. Учебно-методический комплекс "Анализ и моделирование бизнес-процессов". Учебное пособие. - М., 2007. - 157 с.
- Джордан Джон. Контроллинг затрат на продукт с помощью решений SAP; Эксперт РП. - Москва, 2013. - 608 c.
- Зараменских Е.П. Управление жизненным циклом информационных систем. Монография. - Новосибирск: Издательство ЦРНС, 2014. - 270 с. EDN: SYIDAV
- Рид Джон, Доан Майкл. Настольная книга SAP-консультанта. Книга, которая расскажет, как добиться успеха в мире SAP; Эксперт РП. - Москва, 2008. - 288 c.
- Информационный портал компании SAP / SAPAG. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://help.sap.com/home (дата обращения: 24.03.24).
- Роберт И. Кабаков: R в действии. Анализ и визуализация данных на языке R (перевод с английского, 978-1-93518-239-9, 978-5-94074-912-7, 978-5-97060-077-1). ISBN: 978-1-935182-39-9