Организация деятельности предприятия с использованием информационных технологий

Для того, чтобы передавать данные о деятельности предприятия и его положении высшему уровню управления и производить взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями компании, необходимо достаточное количество технических средств связи и современной электронно-вычислительной техники и других.

У каждого управленческого звена есть определенные потребности, в результате которых вырабатываются управленческие решения. Чтобы сформировать какое-либо управленческое решение информация, поступающая в звено, должна быть максимально конкретной. К такой информации предъявляются следующие требования:

• -    по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

• -    по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

• -    по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений [1].

Крупнейшие корпорации, сталкиваются с рядом проблем, из-за того, что их подразделения многопрофильны, и территориально распределены по различным местам планеты. Это связано с:

• -    Отсутствием организационной целостности в подразделениях компании, в частности, единого понимания сущности бизнес-процессов, одинаковой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативносправочной информации.

• -    Трудностями планирования деятельности во всех уровнях управления, доставки каждому из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.

• -    Недостаточной актуальностью данных о финансово-хозяйственной деятельности корпорации и подразделений.

• -    Высокой трудоемкостью сбора информации территориально-распределенных подразделений. Например, бухгалтерий учет, каждое из подразделений ведет свои, "неполные" балансы, из-за чего, появляется множество ошибок в данных, их несогласованность и разнородность.

• -    Отсутствием своевременных и подлинных данных о расчетах с потребителями и поставщиками, а также — подразделениями корпорации [2].

Для решения выше поставленных проблем необходима разработка и внедрение информационных технологий, такие технологии, основываются на электронных средствах коммуникаций и вычислительной техники.

В современном мире, информационные технологии, представляют собой универсальный инструмент управления организациями, действующими во всех сферах человеческой деятельности. Основными функциями современных информационных технологий управления предприятиями являются, сбор, хранение, поиск, систематизация и обработка необходимой информации, выработка новых данных, решение конкретных задач. Перед информационными технологиями ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоёмкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции над большими массивами данных, но и получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Среди основных направлений развития современных информационных технологий в обеспечении эффективного функционирования и развития можно выделить:

• 1.    Автоматизация документооборота.

• -    Документация, хранящаяся на компьютерах, дает некоторые преимущества, а именно, расходы на бумагу, бланки, канцелярские товары существенно сокращается;

• -    дорогостоящие средства защиты от несанкционированного доступа, например, сейфы, не слишком необходимы, потому что, предоставление доступа к файлам ограничивается для определенного круга лиц с помощью паролей и т.п.;

• -    поиск необходимого файла становится гораздо быстрее;

• -    в процессе поиска можно найти документ по ключевым словам, в папках, по названию, типу и т.д.;

• -    можно организовывать совместную работу нескольких работников или подразделений над документами;

• -    время создания документа уменьшается благодаря включению в него текста из других файлов и возможности редактирования уже существующих данных [3].

• 2.    Коммуникации . Чтобы предприятие хорошо функционировало необходимы коммуникации. К ним относится система электронной почты, предусматривающая передачу данных (электронных документов и сообщений) с помощью Интернета.

• 3.    Управление технологией производства. С помощью компьютеров и микропроцессоров в настоящий момент функционируют полуавтоматические и автоматические линии, созданные для автоматизированного производства продукции. Данные линии позволяют освободить работников, чтобы они решали другие, более сложные задачи, повысить качество и объем выпускаемой продукции.

• 4.    Автоматизация бухгалтерского учета и планирования . Бухгалтерский учет необходим каждой организации, и сейчас везде он ведется с помощью компьютеров. Это необходимо бухгалтерам, чтобы они смогли совместно работать; получать необходимые статистические данные и исключать недочеты в вычислениях.

• 5.    Автоматизация банковских операций . На данный момент Созданы системы банковских операций бухгалтерии предприятия.

Так же существуют такие услуги сети Интернет, использование разной научной и технической информации из многочисленных источников.

К коммуникациям относятся телеконференции, с помошью которых можно организовывать разговоры в реальном времени с людьми, находящимися в разных местах планеты [4].

Связь компьютера компании с компьютером банка может осуществляться как с использованием телефонных линий, так и через Интернет.

Преимуществами «электронного банкинга» являются, повсеместное и своевременное осуществление банковских операций и отсутствие необходимости личного присутствия в банке [5].

Подводя итог, следует отметить, что развитие информационных технологий, представляет собой прогресс, влияние которого сказывается на всех областях жизни человека. Прогресс затрагивает все сферы человеческой деятельности, это касается и компаний. С появлением информационных технологий, работа в компаниях значительно упростилась, и ускорилась. Стало проще вести документы, общаться и передавать информацию.

Впереди новые информационные открытия и изобретения, это значит, что работать будет проще и будут появляться новые товары и услуги.

• 1.    Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2006. – 216. С

  Кисляков Ю.Н.., Слуднов А.В. Информационные технологии Управления персоналом:. – Новосибирск: СибАГС, 2005. – 146 с.

• 2.    Хорошилов А.В., С.Н. Селетков Мировые информационные ресурсы Издательство: Питер; 176 стр., 2004 г.

• 3.   Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А.

• 4.   Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и

  управлении: Учебник. Издание 4-е, перераб. и доп. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2005г.

• 5.    Козырев А.А., Юдин А.П. Информационные технологии в экономике: конспект лекций. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000г.

Доронина; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007.

«Экономика и социум» №12(31) 2016