Планирование деятельности аппарата представительного органа муниципального образования через применение принципов СМК

В одной из моих статей1 была рассмотрена возможность применения системы менеджмента качества (СМК), как одного из средств, с помощью которого органы местного самоуправления могут планировать и осуществлять свои действия, направленные на удовлетворение потребностей и ожиданий общества.

Деятельность аппарата представительного органа муниципального образования должна быть планируемой и в дальнейшем реализованной .

Предполагается, что орган местного самоуправления формирует краткосрочный и среднесрочный планы или программу работ по предоставлению своих услуг. Если процессы, необходимые для эффективной реализации сформированных и утвержденных плана или программы, будут несовершенны, такие план или программа не гарантируют, что потребности и ожидания общества будут полностью учтены.

Цель настоящей статьи – рассмотреть цикл "Планируй - Делай -Проверяй - Действуй" (PDCA), практически обеспечивающий реализацию всех принципов системы менеджмента качества согласно ГОСТ Р ИСО 90012015 «Системы менеджмента качества. Требования».

Схематично цикл для СМК в целом выглядит следующим образом:

Цикл PDCA можно кратко описать так:

- планируй - разработка целей системы и ее процессов, а также определение ресурсов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой организации, определение и рассмотрение рисков и возможностей;

• -    делай - выполнение того, что было запланировано;

• -    проверяй - мониторинг и (там, где это применимо) измерение процессов, продукции и услуг в сравнении с политикой, целями, требованиями и запланированными действиями и сообщение о результатах;

• -    действуй - принятие мер по улучшению результатов деятельности в той степени, насколько это необходимо.²

Что такое план для деятельности аппарата представительного органа муниципального образования? В конечном итоге – согласованный и утвержденный документ, содержащий в себе одну или несколько целей, которые должны быть достигнуты в результате реализации ряда мероприятий, для которых определены сроки, ресурсы и ответственные. План («Планируй») – руководство к деятельности. Если в установленные сроки план выполнен с достижением поставленных целей – деятельность результативна. Поэтому на стадии разработки плана необходимо максимально определить всевозможные риски и возможности, которые позволили бы достичь поставленные цели.

На стадии выполнения того, что запланировано – «Делай» -осуществляется непосредственная деятельность по реализации мероприятий, запланированных с учетом имеющихся возможностей в части любых ресурсов (материальных и нематериальных).

В практической деятельности нередко возникают моменты и ситуации, в силу которых могут возникнуть отклонения от намеченных результатов. Поэтому стадия цикла «Проверяй» необходима при отслеживании (мониторинге) реализации запланированного, соотнесении с тем, насколько могут быть достигнуты цели, сообщении (отчете) о результатах. В этом смысле идет также мониторинг определенных ранее, на стадии планирования, рисков и возможностей.

Любая деятельность может и должна быть проанализирована с точки зрения улучшения ее результативности. За деятельность по улучшению отвечает стадия цикла «Действуй».

Анализ выполнения плана на предполагаемую результативность (ожидаемый результат) обычно всегда дает свидетельства для принятия мер по улучшению. Улучшения также планируются в виде комплекса мероприятий в той мере, насколько это возможно (например, откорректировать процентный показатель, формулировку действий, перераспределение ответственности и полномочий).

Применение рассмотренного цикла PDCA в организации деятельности аппарата представительного органа муниципального образования гарантированно приблизит к более эффективному решению проблемы повышения уровня доверия граждан к федеральным, региональным органам и органам местного самоуправления.

На систему менеджмента качества влияют существующие Политика, цели, методы работы, в том числе организационные, и доступность ресурсов органа местного самоуправления. Поэтому каждая система менеджмента качества органа местного самоуправления будет по-своему уникальной. Важно не детальное описание методов реализации системы менеджмента качества, а описание действий, которые могут привести к эффективным, последовательным и устойчивым результатам. Система менеджмента качества должна быть настолько простой, насколько это возможно, чтобы функционировать наилучшим образом. Должны быть понятны способы выполнения Политики и целей в области качества работы органа местного самоуправления.3

ИСО 9001 устанавливает, что для успешности организации необходимо, чтобы управление организацией было систематическим и прозрачным по всем видам её деятельности. Это особенно верно для органов местного самоуправления, где прозрачность и ответственность перед гражданами жизненно важны для обеспечения их доверия. Успех будет достигнут при создании комплексной системы менеджмента качества, направленной на удовлетворение потребностей и ожиданий всех заинтересованных сторон. Система менеджмента качества органа местного самоуправления должна охватывать все действия и процессы, влияющие на её способность удовлетворять требования граждан и других заинтересованных сторон, например, вышестоящих органов власти.4