Реализация системы учета персонала малого и среднего бизнеса с помощью телеграм-бота

Одной из основных проблем современного ведения малого и среднего предпринимательства является момент контроля работы устроенного персонала на рабочем месте, трудовых площадках, локациях или удаленных мест работы, например из дома.

Зачастую это приводит к достаточно серьезным проблемам недоработок, неисполнительности заказов и нарядов или же элементарному упущению договоренных сроков исполнения проектов [1]. Помимо этого, присутствуют опоздания, пропуск трудового периода или даже намеренная ложь о присутствии или работе.

Разберем несколько примеров таких проблем, которые могут показаться знакомыми предпринимателям.

Выездная группа по ремонту и отделке квартир и частных домов получила на исполнение заказа материалы и срок, равный трем дням. На момент завершения срока выясняется, что отделочные работы не выполнены. Бригадир группы поясняет, что это связано с тем, что работники опаздывали на объект или, наоборот, работали в вечерне-ночную смену, которая никак не нормировалась.

Менеджер внешних, разъездных продаж перестал выполнять план по объезду партнерских организаций, вследствие чего упали продажи в секторе по этому направлению. При разговоре с руководителем выяснилось, что менеджер слишком поздно начинал рабочий день (у таких сотрудников рабочие дни не нормированы), из-за чего он упускал представителей партнёров, принимающих решения на местах. После повторного разговора стало понятно, что требуется контроль начала и завершения рабочего дня сотрудника. Чаты с руководителем или классические диалоги в мессенджерах не помогают, так как менеджер не всегда начинает работу вовремя.

Таких примеров можно привести достаточно много и, несмотря на скромность такой проблемы, это выливается в упущение контроля рабочего коллектива, разлад и привыкание сотрудников к такой манере соблюдения рабочего графика [3].

Есть ряд традиционных методов решения схожих проблем, как материальные, так и управленческие. Это могут быть штрафы, фиксация в CRM-системах, объяснительные, отработки, изменение графика и так далее. Но все они рано или поздно упираются в проблему разработки методов фиксации рабочего времени и явки на исполнение задач.

Однако с приходом новых технологических возможностей появляются необычные и эффективные методы решения классических проблем [4]. Бумажное делопроизводство трансформируется в электронный документооборот, безопасность обеспечивается путем доступа через биометрические интрасети, а для постоянной связи и общения сотрудники заменяют телефон и электронную почту на мессенджеры.

Сами мессенджеры становятся с каждым годом все более и более функциональными. Именно через один из таких мессенджеров - Telegram (рус. - Телеграмм) можно создать новый инструмент решения управленческих проблем, в том числе проблемы учета трудового времени.

Благодаря ассортименту инструментов Телеграмм (далее - ТГ) можно создать и разработать персональный чат-бот под каждую компанию или предприятие.

Чат-бот - заранее запрограммированное дерево ответов на вопросы пользователя, выступающее как универсальная система взаимодействия. Чат-боты создаются и подстраиваются под необходимые администратору чат-бота задачи, например, получение оперативной информации, внесение публикаций, FAQ или же проведение автоматических диалогов с пользователем.

На функционал такого чат-бота в ТГ можно возложить фиксацию и подсчет рабочего времени сотрудника, запрос и выполнение каждодневных задач, повременное выполнение отчетных ответов.

Через систему можно вносить фото-подтверждение явки на рабочее место, а также ввести настройку о постоянном фото -подтверждении какого-либо рабочего момента.

Немаловажным моментом является тот факт, что создание чат-ботов в Телеграмм является крайне дешевым для предприятий малого и среднего бизнеса, часть сервисов по созданию таких ботов представляют свой функционал бесплатно либо за небольшие деньги.

Однако для разработки чат-бота и решения повседневных задач именно этим инструментом следует разработать алгоритмы, по которым будет собрана система в Телеграмме.

Для начала следует определиться - какие именно процессы сейчас могут быть перенесены в электронный формат. Например, те процессы, которые сотрудники делают циклично или постоянно [3].

Далее надо подумать над зонами роста, которые требуют автоматизации, - в случае контроля деятельности персонала это учет рабочего времени.

Необходимо продумать механизм использования сотрудниками кнопок чат-бота или слов-тегов, на которые бот будет реагировать. Лучше всего для этого подходит подготовка и описание процесса использования чат-бота в формате блок-схем и их связей, как это показано на рис. 1.

После прохождения всех подготовительных этапов следует создать непосредственно бота, а следом поэтапно внедрять систему в коллектив, тестируя ее сначала на группах и отделах, которые вызывают большее доверие руководства. Это связано с тем, что такие группы должны предоставить более корректную обратную связь для фиксации первичных проблем.

После тестирования необходимо внедрить систему чат-бота на всю организацию.

Данный метод позволит четко и корректно отслеживать все необходимые параметры учета человеческого ресурса, свести к минимуму риски потери рабочего времени, а также стать платформой для расширения возможностей, автоматизации и цифровизации трудовых процессов предприятия.

Введение личного номера

Меню

Запрос отпуска

Запрос справок

Нарушение ТБ

Отметка о присутствии

- Начало/заверение смены

2■НДФЛ

Зарплатная ведомость

Фотофиксация на рабочем месте I J

Сообщить о нарушении

---------------------->

Фиксация проекта

Выбрать адрес

Фотофиксация проекта

Рис. 1. Ппример блок-схемы, для внедрения чат-бота Телеграмм