Система оптимизации управления на предприятии с применением метода дефектных ведомостей

В процессе развития экономической нестабильности в мире перед различными организациями стоит множество задач, важнейшей из которых является перестройка системы управления и ориентация на устойчивое развитие.

Управление организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. «Управлять – значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», – так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль [5].

Заметим, что в любой организации есть проблемы управления. Многие из них связаны с историческим укладом и общим уровнем цивилизации и культуры, но есть и более простые причины: недостаток образования или знания, а также сложность самого предмета.

Представим себе организацию, в которой действует множество работников. Организация настолько велика, что контакт каждого с каждым не возможен. То есть, договориться о согласованной работе невозможно, даже если бы такое желание возникло.

Однако работники выполняют свои функции, в результате которых появляется продукция. Например, каждую минуту с конвейера сходит автомобиль.

Между тем, работу крупного автомобильного завода обеспечивают десятки и сотни тысяч людей, участвующие в многономенклатурном производстве. Наблюдая за работой конвейера, кажется, что все происходит так естественно. Очевидно, что отлаженное производство возникает не сразу, а постепенно. Десятилетиями поколение за поколением, рабочие разных специальностей, инженеры, дизайнеры, экономисты, управленцы – сотни специалистов в совместном труде отлаживают свое мастерство и организационные формы взаимодействия [1].

Чем больше производство, чем сложней продукт, и чем больше специализирующихся звеньев участвуют в его создании, тем сложнее задачи управления и тем теснее связаны результаты коллективного труда с качеством функции управления. Почему множество известных фирм с богатой историей постепенно сокращали производство, уступая конкурентам, а потом разорились? Почему другие, менее известные, пошли в гору и заняли место потерпевших поражение на рынках товаров и услуг?

Если система управления не развивается адекватно росту масштабов производства и не преодолевает возникающие проблемы за счет совершенствования качественных характеристик организации, ее ждет банкротство – это закон рыночной экономики.

Одна из наиболее общих причин болезней современных предприятий определяется как структурно-функциональная неупорядоченность, которая проявляется в разрыве связей между структурообразующими элементами: целями, задачами, экономическими условиями, технико-технологическим базисом, функционально-поведенческим укладом и др.

Эти фундаментальные основы, когда они не согласованы, провоцируют множество отклонений, проблемных и конфликтных ситуаций, неэффективное использование ресурсов, экономические провалы и банкротство. Между тем, большинство руководителей организаций вместо того, чтобы сосредоточиться на вопросах приведения оргструктурных факторов в соответствие друг другу, тратят время на устранение ситуаций, которые порождаются их несоответствием.

Эффективность организационной структуры поддерживается постоянным регулированием, адаптацией ее конфигурации и пропорций к множеству изменений внешних и внутренних (структурообразующих) факторов, к которым относятся [2]:

• •      Цены и спрос на товары и услуги, сырье, материалы, стоимость рабочей силы,

налоги;

Банковские процентные ставки;

Административное законодательство;

Технология производства, включая оборудование;

Численность, квалификация, образование, способности работников;

Производительность персонала и техники;

Производственные площади, всевозможные нормативы и многое, многое другое.

Для решения этой проблемы необходимо ответить на следующие вопросы:

• •      Как связать множество разнокачественных факторов с параметрами

организационной структуры?

• •      Как согласовать деятельность персонала и подразделений?

• •      Как сделать организационную структуру информационно прозрачной?

• •      Каков порядок перехода к новой организационной культуре?

• •      Как готовить кадры для новых организационных условий?

Без ответов на эти вопросы трудно добиться предсказуемых результатов.

Предлагаемые в настоящее время методы решения основных проблем управления не обеспечивают устойчивое развитие организаций и не позволяют осуществлять комплексное управление их деятельностью в условиях турбулентности экономической среды.

Это обусловливает необходимость разработки целостного научно-обоснованного подхода к формированию стратегии устойчивого развития организаций.

Целью исследования является обоснование теоретических положений и разработка методических и практических рекомендаций, обеспечивающих устойчивость организаций на основе применения метода бездефектного управления.

Помочь в ответах на вышеуказанные вопросы поможет использование дефектных ведомостей:

Сфера строительства:

Дефектная ведомость – это акт визуального осмотра помещения (объекта), подлежащего ремонту. Документ является обоснованием расходов организации на ремонт соответствующего помещения (объекта). Дефектная ведомость составляется обычно в форме таблицы.

Юридический словарь:

Дефектная ведомость – вспомогательный промежуточный документ, составляемый при наличии изъянов, недостатков (брака) в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя.

Морской словарь:

Дефектная ведомость — опись неисправностей в материальной части судна, требующей ремонта.

Словарь бизнес-терминов:

Дефектная ведомость – перечень изъянов, недостатков (брака) готовой продукции, составляемый производителем, продавцом или покупателем товара.

На основании вышеуказанных определений можно дать обобщенное определение:

Дефектная ведомость – это документ, в котором учтены недостатки, которые впоследствии необходимо устранить.

Таблица 1. Пример дефектной ведомости

№	Дефекты	Потери трлн. руб. (ГВт)
1	Отсутствие стратегии и систем управления для парирования глобальных угроз и перехода к устойчивому инновационному развитию на основе фундаментального закона развития Жизни;	8,5 (85)
2	Отсутствие системы государственной идеологии сохранения развития Жизни как космопланетарного явления;	9,5 (90)
3	Отсутствие единой национальной учетно-расчетноплатежной валютной системы, приводящее росту денежной массы, необеспеченной реальной мощностью, ослаблению рубля и росту упущенных возможностей;	10,5 (95)
4	Отсутствие обоснованной нормативной базы управления устойчивым инновационным развитием страны в мире в условиях глобальных угроз;	11,5 (100)

Рис. 1. Схема перехода из существующего состояния в необходимое состояние

С помощью грамотно составленной дефектной ведомости можно найти способ решения проблем любого типа, в том числе и проблем управления. Но только в дефектной ведомости управления не все так прозрачно, как, например, в дефектной ведомости по строительству и ремонту.

Пусть X – это ожидаемый результат или цель, Х’ – это тот показатель, который мы получили, из этого можно определить дельту, или размер дефекта ∆ = Х - Х′ .

Таблица 2. Описание существующего состояния и желаемого состояния на примере ИТ-организации, в период с 01.06.2015 по 01.12.2015

№	Месяц	Что есть? (млн. руб.)	Что необходимо? (млн. руб.)	Потери
1	Июнь	11,7	15	-3,3
2	Июль	12,8	15	-2,2
3	Август	11	15	-4
4	Сентябрь	23,7	30	-6,3
5	Октябрь	30,2	40	-9,8
6	Ноябрь	35,5	45	-9,5

Таблица 3. Полный список дефектов ИТ организации

№	Наименование дефекта
1	Брак оборудования
2	Нечеткое понимание зон ответственности
3	Отсутствие четкой структуры управления
4	Отсутствие системного подхода в работе склада
5	Резкий спад закупки оборудования организациями
6	Отсутствие квалифицированных кадров
7	Технические причины, независящие от сотрудников
8	Зависимость от курса доллара

Таблица 4. Дефектная ведомость за июнь

№	Наименование дефекта	Значение, руб.
1	Нечеткое понимание зон ответственности	130000
2	Отсутствие квалифицированных кадров	500000

3	Отсутствие системного подхода в работе склада	220000
4	Технические причины, независящие от сотрудников	150000
5	Резкий спад закупки оборудования организациями	2300000

Таблица 5. Дефектная ведомость за июль

№	Наименование дефекта	Значение, руб.
1	Нечеткое понимание зон ответственности	130000
2	Отсутствие квалифицированных кадров	200000
3	Отсутствие системного подхода в работе склада	120000
4	Технические причины, независящие от сотрудников	150000
5	Резкий спад закупки оборудования организациями	1600000

Таблица 6. Дефектная ведомость за август

№	Наименование дефекта	Значение, руб.
1	Нечеткое понимание зон ответственности	130000
2	Отсутствие квалифицированных кадров	200000
3	Отсутствие четкой структуры управления	450000
4	Технические причины, независящие от сотрудников	200000
5	Резкий спад закупки оборудования организациями	3020000

Таблица 7. Дефектная ведомость за сентяб рь

№	Наименование дефекта	Значение, руб.
1	Нечеткое понимание зон ответственности	130000
2	Отсутствие квалифицированных кадров	200000
3	Отсутствие системного подхода в работе склада	120000
4	Технические причины, независящие от сотрудников	250000
5	Резкий спад закупки оборудования организациями	3500000
6	Зависимость от курса доллара	2100000

Таблица 8. Дефектная ведомость за октяб			ь
№	Наименование дефекта	Значение, руб.
1	Нечеткое понимание зон ответственности	230000
2	Отсутствие квалифицированных кадров	300000
3	Отсутствие системного подхода в работе склада	220000
4	Технические причины, независящие от сотрудников	250000
5	Резкий спад закупки оборудования организациями	2800000
6	Зависимость от курса доллара	5000000
7	Отсутствие четкой структуры управления	1000000

Таблица 9. Дефектная ведомость за ноябрь

№	Наименование дефекта	Значение, руб.
1	Нечеткое понимание зон ответственности	230000
2	Отсутствие квалифицированных кадров	300000
3	Отсутствие системного подхода в работе склада	220000
4	Технические причины, независящие от сотрудников	250000
5	Резкий спад закупки оборудования организациями	2100000
6	Зависимость от курса доллара	6000000
7	Отсутствие четкой структуры управления	400000

Для устранения дефектов единственным возможным решением представляется использование системы СПУТНИК-СКАЛАР-Скалар, которая была разработана советским учёным Побиском Георгиевичем Кузнецовым [2].

Рис. 2. Трёхмерная модель системы СПУТНИК-СКАЛАР-Скалар

Скалар, объединившая дерево целей процесса разработки с сетевым графиком их достижения. Минимальная нагрузка на вершины дерева целей включала информацию о документах по четырём секторам: КТО, ЧТО, КОГДА и КАК, и по связям с другими вершинами. Этого было достаточно, чтобы отслеживать процесс развёртывания плана, согласования связей между его частями и возврата, а если такое согласование невозможно, то возврата к предыдущему шагу процесса. Для облегчения «ручной» работы с большими картами хода разработки предусматривалась раскраска секторов разными цветами [4].

Эффективное управление организацией исключает бессистемную подготовку информации для руководителей. Системная подготовка информации по всем выполняемым работам и темам высвобождает внимание и время руководителей с текучки и аврального режима работы для решения основных научных и технических проблем, для стратегического и тактического планирования и управления.

Наличие системного руководства дисциплинирует коллектив, приучая каждого правильно формулировать цели своей работы, понимать ее место в общей программе деятельности, следить за своевременным окончанием каждого этапа работ, сокращает время выполнения больших проектов на 5 – 15% без увеличения затрат (а в некоторых случаях и с сокращением затрат до 5-10%), повышает производительность труда (эффективность деятельность) организации и подчинённых до 38%.

Решение этого круга вопросов обеспечивается системами целевого планирования и управления «СПУТНИК-СКАЛАР» и «Скалар» [3].

Т аблица 10. В опросы и ответы на основные вопросы

№	Кто	Что	Когда	Где	Сколько	Как	От кого что	Кому что

Расписав каждый дефект в таблице, приведенной выше, мы наглядно сможем понять, как устранить каждую из присутствующих в управлении неточностей, и уже на основании данного анализ сможем выработать конкретные рекомендации руководителю по оптимизации системы управления у него на предприятии.