Трансформация нормативно-правового закрепления термина «документ» в условиях информационного общества

Значимость любого документа зависит от его юридической силы, которая, в свою очередь, предопределяется формой представления и нормативным оформлением содержащейся в нем информации, а, следовательно, от связанной с ней технологической процедурой документирования. Именно через документ устанавливаются пределы его действий по кругу лиц, в пространстве и во времени, и, сам по себе, несет определенное символическое значение [1, с. 45]. Отсюда вытекает необходимость четкого официального закрепления понятия «документ».

Развитие информационных технологий быстро и радикально влияет на структуру и содержание нормативно-правовой основы документационной деятельности, а также на понятийный аппарат. Проследим трансформацию понятия «документ» в российском законодательстве.

В первом государственном стандарте – в ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – документ получил определение, как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» [2, с. 13], что было не только не актуально уже в 70-е гг. ХХ в., но и не верно, поскольку документ не являлся и не является средством закрепления информации, а понятие «документированная информация» было попросту распространено на сферу традиционной формы документа. ГОСТ 16487-83 [3] был призван учесть и ликвидировать ошибки предшественника. В нем документ – это «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Данное определение вызвало научные дискуссии в силу тесной связи документа с материальным носителем. Эволюция документа действительно шла по пути изменения внешней формы носителей информации, но исследователи справедливо полагали, что в определении должны найти отражение важнейшие для сферы делопроизводства понятия: «цели до-кументоведческой деятельности», «реквизиты документа», «носитель» (созданный как для сохранения информации и самого документа, так и в понимании «информационного ресурса»). В ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ [4] «документ» и «документированная информация» были уравнены по смыслу. Также, нашла отражение важная особенность документа: наличие реквизитов, позволяющих его идентифицировать. Последовательность нормативной логики отразилась и в создании ГОСТа Р 51141-98 [5], дающего такое же определение понятия документа.

С 2004 г., в соответствии с ГОСТом Р 52292-2004 [6], документ назван «объектом информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенным для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды». Таким образом, документ определен через его основную функцию – донести коммуникативную информацию. Четко наметилась тенденция трактовки термина в соответствии с его целевым назначением, как средством коммуникации. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» трактовал документ как «информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности» [7], т.е., документ в трактовке этого источника представлялся в узком значении, как результат деятельности лиц, причастных к управлению, и имеющий юридическую значимость в официальных институтах государства.

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» 2009 г. [8] формулировка понятия «документ» была изменена в соответствии с пониманием документа, в более узком смысле, как «акта нормотворчества органа власти или другого юридически значимого физического лица». С этого момента, следует вести отсчет дискуссиям о понимании документа в узком и широком значении, затронувшим не только научные издания в области документоведения, но и сферу законодательного и нормативно-правового регулирования.

Поскольку в таких сферах, как юриспруденция и делопроизводство, многозначность трактовок нельзя считать достоинством, то логической и взвешенной тенденцией современного законодательства является направленность на функционально-практическое понимание термина документ, с точки зрения юридически значимого официального источника информации, имеющего ценность как информационно выраженное управленческое решение.

По мере развития информационных технологий появляется термин «электронный документ». Официальное понятие «электронный документ» дается Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [9], как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Документированная информация, по формулировке закона, представляет собой «зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель». Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [10] трактует электронный документ кратко, как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Официальные формулировки не позволяют сделать вывод об электронном документе, как акте, проходящем все стадии жизненного цикла – от создания до передачи на архивное хранение или уничтожения – в электронном виде.

Из анализа официально принятых современных терминов следует, что электронный документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, представленная в электронной форме. Под электронной формой законодатель имеет ввиду такое выражение содержания документа, которое пригодно для восприятия с помощью информационно-коммуникационных сетей человеком.

Далеко не все ситуации в понятийном аппарате Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ определены однозначно. Например, законодатель не устанавливает нормы, согласно которым можно было бы отнести операцию по перечислению денежных средств к понятию электронного документа по той причине, что данный документ создан для прочтения средствами автоматизации, а не человеком, и представляет собой электронную подпись лица, выразившего свою волю посредством ввода данных пин-кода, на основании которого происходит списание суммы, указанной продавцом, и ее зачисление на счет организации-продавца; аналогию можно провести и с осуществлением покупок с помощью платежной банковской карты. В данном случае, закон отражает только фиксирование момента окончания документом движения.

В приказе Верховного Суда РФ от 28.12.2016 г. № 252 «Об утверждении Порядка подачи в Арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа» электронный документ определен как «созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ» [11], т.е., документ, изначально созданный в электронной форме, и не существовавший на бумажном носителе. Такая трактовка связана с быстро трансформирующимся информационным пространством органов власти и переходом на безбумажные технологии. Но, однако, в практике работы органов власти имеется некоторое количество документов разных видов, создаваемых изначально именно в форме бумажного акта.

ГОСТом Р 52292-2004 определены три среды существования документа: аналоговая, электронная и цифровая. Под аналоговой средой понимается «среда физических объектов (явлений), представленных в виде непрерывных характеристик (физических величин)». Электронная среда определяется, как «среда технических устройств (аппаратных средств), функционирующих на основе физических законов и используемых в информационной технологии при обработке, хранении и передаче данных», а цифровая среда – как «среда логических объектов, используемая для описания (моделирования) других сред (в частности, электронной и социальной) на основе математических законов». В этом понимании среды существования документа следует исходить из того, что исполнить электронный документ в состоянии лишь человек. Данный вывод основан на том, что в соответствии с ФЗ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ электронный документ должен быть «пригодным для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин», то есть, не установлена разница между документом и его воспроизведением, хотя ГОСТ Р 52292-2004 подчеркивает: воспроизведение документа – это не сам документ.

Технологии, преобразующие документ при помощи бинарного кода в цифровую информацию, – не просто автоматизированные, они – цифровые, отличающиеся от аналоговых, которые просто позволяют создавать электронные копии бумажных документов. Восприятие документов человеком связано с работой в аналоговой среде. Цифровые документы читаются и воспринимаются компьютером, то есть они не созданы для прочтения, они созданы с помощью моделей, которые существуют в виде бинарных кодов.

С 01 марта 2014 г. введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.8–2013 [12], сводящий воедино терминологию двух смежных областей – делопроизводства и архивного дела. Стандарт трактует документ, как зафиксированную на носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.95–2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики » [13] называет оцифровкой технологии, позволяющие «создание копии аналогового документа в цифровой форме», и лишь выделяет существование электронного документа в цифровой форме.

Изменения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [14] ввели два объекта, включаемых в систему электронного документооброта: электронный документ и электронную копию документа. Понятие «электронный документ» оказалось неразрывно связанным с безбумажной технологией создания документа в информационной системе и наличием электронной подписи. Таким образом, сложилось двузначное понимание: в делопроизводстве – это юридически значимые документы, изначально созданные в электронном виде, в архивном деле – это документированная информация в цифровой среде, которая в конечном счете тоже может быть сведена к трем группам: документ, изначально созданный в электронном виде, копия электронного документа или электронная копия документа на традиционном носителе [15, с. 26]. Не стал решением проблемы Приказ Ро-сархива от 22.05.2019 г. № 71 «Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» [16], установивший виды возможных документов в органах власти: документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, что электронный документ в целом отвечает требованиям традиционного документа. Следовательно, его юридическая сила определяется теми же нормативами, что и традиционного документа, а именно: наличием необходимых реквизитов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению [17, с. 59]. Условиями придания электронному документу соответствующего юридического статуса, по мнению А.П. Курило, являются: «Гарантии неизменности содержания информации, оформление текста документа в соответствии с установленными законом или стандартом требованиями, снабжение документа необходимыми реквизитами, перечень которых определен законом или стандартом» [18, с. 60]. Следовательно, юридическая сила документа напрямую связана с легальной процедурой признания этой силы всеми субъектами правоотношений, регулируемых этим документом.

З.С. Лебедев предлагает следующее определение электронного документа: «Новый вид документа, информация, содержащаяся в котором, не отражена на материальном носителе, а существует в цифровом виде» [19, с. 114].

ФЗ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ не делает разделения между понятием «электронный документ» и его восприятием. В соответствии с этим актом, электронная форма понимается как вид, доступный для понимания человеком, так и вид, пригодный для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям, не учитывая, что это две совершенно разные формы представления информации. Существует множество документов, передаваемым по информационно-телекоммуникационным сетям, но при этом не доступных для человеческого понимания.

В силу изменения формы представления документа, актуально перейти к определению не электронного, а цифрового документа как информации, представленной набором элементов и средств автоматизации, выраженной с помощью бинарных кодов, преобразуемых компьютером в форму, пригодной для восприятия и производства запланированной информации, выполненной в соответствии с ней действий и позволяющей идентифицировать метаданные, которые в ней содержатся. По мнению Г.А. Двоеносовой, юридическую силу цифрового документа обеспечивают такие «достоверные сервисы», как электронная подпись, отметка времени, заверение полномочий подписанта, аутентификация (они включаются в метаданные) [20, с. 120].

Хотелось отметить, что законодательное закрепление понятия «цифровой документ», выступает реальной потребностью современной терминоси-стемы юриспруденции и документоведения. В понимании цифрового документа необходимо