Анализ существующей системы отбора торговой компании "Байкал"

В настоящее время одним из актуальных вопросов для каждой организация является повышение кадрового потенциала. Создание эффективной системы управления персоналом становится приоритетной задачей, направленной на удовлетворение кадровых потребностей компании: как в количественном, так и в качественном отношении. Эффективность любой компании обусловлена качеством работы ее сотрудников, в котором важную роль играет их профессионализм. Уровень профессионализма может рассматриваться как совокупность личностных и коллективных знаний сотрудников, интеллектуального потенциала организации. Следовательно, для развития интеллектуального потенциала необходимы постоянные и значительные инвестиции в развитие персонала организации.

Одним из ключевых компонентов кадровой системы является политика предприятия по отбору персонала, так как она играет важную роль для достижения миссии и целей организации.

Процесс управления персоналом, во многих организациях далек от технологичности: лишен четкого регламента и системы правил, определяющих, как должны решаться ключевые вопросы управления. В основном управление персоналом опирается на интуицию и опыт специалистов по кадрам, приобретенный через пробы и ошибки, часто оборачивающиеся довольно значительными потерями для организации. Задача внедрения технологии является в настоящий момент очень актуальной в связи с переходом российских предприятий на работу в рыночных условиях, в которых жесткая конкуренция требует постоянного повышения профессионализма людей, работающих в организации.

Говоря о системе отбора, стоит отметить, что это одна из ключевых позиций, реализуемых структурными подразделениями компаний в области управления персоналом. Отбор персонала – это многоступенчатый процесс оценки кандидатов на наличие необходимых для занятия вакантной должности компетенций и выбора претендента, наиболее подходящего требованиям организации.

Отбор персонала производится с учетом оценки потенциала, индивидуальных характеристик, возраста работника, производственного стажа, квалификации и основывается на следующих принципах:

• •    соответствия (соответствие нравственных и деловых качеств претендентов требованиям замещаемых должностей);

• •    перспективности (учет таких условий, как определение продолжительности периода работы в одной должности и на одном и

• том же участке работы, возможности изменения профессии или специальности, состояния здоровья и т.д.);

• • сменяемости (лучшему использованию персонала должны способствовать внутриорганизационные трудовые перемещения, т.е. изменения места работников в системе разделения труда, а также смена места приложения труда работником в рамках организации) [7].

В целом требования к кандидату формулируются на основании должностной инструкции, квалификационной карты, модели компетенций и модели рабочего места.

Цель настоящего исследования з аключается в разработке мероприятий, повышающих эффективность системы отбора персонала компании. Для достижения цели исследования были использованы следующие методы : анализ первичных и вторичных документов для изучения нормативной базы компаний, регламентирующей проведение этапов процесса отбора персонала, беседа, тестирование, включенное наблюдение, анкетный опрос с кандидатами на вакансии, интервью с сотрудниками отделов по кадрам .

Базой настоящего исследования выступила торговая компания «Байкал», которая осуществляет следующие виды деятельности:

• •    производство, переработка строительных изделий и материалов;

• •    реализация строительных изделий и материалом оптом и в розницу;

• •    обработка закупленных товаров и продукции с целью изменения и повышения их потребительских качеств, в том числе отбор, группировка, оригинальная упаковка и иные формы;

• •    разработка, изготовление, ремонт, закупка и реализация товаров народного потребления, а также товаров производственно-технического назначения нестандартного оборудования.

Источниками формирования финансовых ресурсов предприятия являются прибыль, амортизационные отчисления, паевые и иные взносы членов трудового коллектива, а также кредиты и другие поступления, не противоречащие закону.

ООО «Байкал» осуществляет оптово-розничную торговлю строительно-отделочными материалами с 2004 года. В постоянном ассортименте находится свыше десяти тысяч наименований товаров различных отечественных и зарубежных производителей. В данной организации выстроена линейно-функциональная система управления.

Функции отдела кадров при приеме на работу основываются на предварительной беседе с кандидатом и направлением его на собеседование к руководителю подразделения, в которое намечен его прием. Отрицательное либо положительное решение руководителя подразделения представляет собой основание для приема на работу, или его отказа, никаких собеседований и тестирований, имеется в виду профессиональное собеседование, с данной кандидатурой не проводится.

В ходе положительного заключения руководителя подразделения отделом кадров оформляются необходимые документы, и готовится приказ директора о приеме на работу. Заключение договора между администрацией предприятия и принятым работником не практикуется, некоторым категориям работников, в основном инженерно-техническим, определяется испытательный срок, но, судя по тому, что за последние два года увольнения с формулировкой, как не выдержавший испытательный срок не было, то это пустая формальность.

Процедура отбора персонала проходит следующие этапы:

• -    в отдел персонала поступает заявка от начальника отдела о подборе персонала в устной или письменной форме. Составляется список требований к кандидату;

• —    менеджеры по персоналу начинают поиск кандидатов:

• а ) внутренний поиск. Рассматриваются кандидатуры работников компании. Уже работающие сотрудники являются более предпочтительными претендентами на вакантную должность.

• б ) внешний поиск. Он включает в себя размещение объявлений в газете “Из рук в руки”, по бегущей строке, на бесплатных тематических сайтах в Интернете.

Для планирования в ООО «Байкал» используют метод экспертных оценок. Он основан на мнении экспертов, а именно руководителей подразделений. Ими в отдел кадров подается план об объемах работ на планируемый период, заполняется карточка потребности по должностям по месяцам. Далее составляется план потребности в кадрах.

Обычно, если объем работ растет, то на предприятии стараются увеличить численность работников. Но это увеличение численности не всегда благоприятно сказывается на деятельности предприятия. Поэтому в ООО «Байкал» в таких случаях создают условия для существующих работников, чтобы они могли справиться с увеличивающимся объемом работ.

Также вакансии заполняются посредством выдвижений или переводов из своих внутренних источников, когда это представляется возможным. Но здесь следует помнить, что эффективное выполнение работником одной работы не всегда является гарантией такой же эффективности при выполнении другой работы вследствие отличия навыков, требуемых в новой должности.

В результате анализа системы отбора и найма персонала на предприятии были выявлены следующие недостатки:

• -    В компании на начальном этапе подбора персонала подается только заявка на подбор специалиста. Менеджер по персоналу, или руководитель подразделения, не составляет ни карту компетенции, ни квалификационную карту. Тем самым усложняется работа специалиста по персоналу при отборе резюме – в заявке пишутся только общие требования к кандидату, и в результате этого отсутствует более тщательный первичный отбор.

• -    Отдел по управлению персоналом использует только бесплатные варианты внешнего поиска. Объявления в газетах и по бегущей строке часто приводят к огромному наплыву кандидатов, большинство из которых не обладают требуемыми характеристиками. Разбор заявлений и первичный отбор превращается в длительное и трудоемкое мероприятие для специалиста по персоналу. Обладая только поверхностной информацией о качествах требуемого сотрудника, специалист по персоналу пропускает на следующий этап резюме кандидатов, которые были бы отсеяны составленными заранее картами компетенции или квалификационными картами.

• -    Работа с высшими учебными заведениями заключается в размещении объявлений на студенческих стендах. Компания не выезжает в учебные заведения, не проводит презентации компании. Также отсутствует сотрудничество с будущими выпускниками, заинтересовавшимися организацией.

• -    Компания не работает с частными агентствами по подбору персонала или с государственными агентствами занятости. Не смотря на то, что, частные агентства обеспечивают достаточно высокое качество кандидатов, их соответствие требованиям клиента и, тем самым, значительно облегчают дальнейший процесс отбора, политикой компании не предусматривается использование платных услуг по подбору персоналу.

• -    Конкурс резюме проводит специалист по персоналу, основываясь на должностной инструкции и заявке на подбор специалиста. Таким образом, он располагает минимальной информацией. Эффективность и качество работы специалиста по персоналу с собранной базой резюме зависит от того, насколько он осведомлен о специфики предлагаемой работы. На предприятии сложился очень субъективный процесс отбора персонала: не имея разработанного портрета идеального работника, специалист по кадрам ориентируется на свое представление о будущем работнике.

• -    В компании отсутствует четко сформированная система проведения собеседования. С претендентами на должности, которые не являются ключе-

• выми, чаще всего работает только отдел кадров, то есть начальник отдела не присутствует на собеседовании, полностью полагаясь на профессионализм менеджера по персоналу. Вопросы, задаваемые на собеседовании, не подготовлены заранее, весь процесс интервью проходит спонтанно.

• -    Тестирование на профессиональную пригодность проходят только претенденты на должности в технический отдел и отдел бухгалтерии. Отсутствует диагностика различных качеств и характеристик личности (темперамента, аналитических способностей).

• -    При приеме на работу значительная часть времени тратится на оформление различных бумаг, так как все документы заполняются в трех экземплярах. Поэтому процесс оформления человека в должности превращается в бумажную волокиту.

Выявленные недостатки указывают на то, что компания не уделяет достаточного внимания системе отбора и найма персонала, существующей на предприятии.

Для повышения эффективности системы отбора кадров предполагается решить такие задачи, как разработка рекомендаций по модернизации процесса отбора кандидатов, роста удовлетворенности трудом. Перечень проблем, выделенных в результате проведенного анализа, и проектные предложения по совершенствованию системы отбора персонала представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Проблемы системы отбора персонала и возможные мероприятия для их устранения

Недостаток/Проблема	Рекомендации по устранению	Документационное обеспечение	Ответственный
Отсутствует четко сформированная процедура проведения собеседования, не обозначены критерии отбора	Усовершенствовать процедуру проведения собеседования, а также предварительного отбора претендентов на основе четких критериев. На данном этапе необходимо разработать вопросы-кейсы, которые будут различны для соискателей с разным опытом работы и критерии оценки вопросов-кейсов.	Положение об отборе и подборе персонала	Менеджер по персоналу
Длительное время закрытия вакансии.	Планирование потребности в персонале и в соответствии с этим изменение схемы распределения расходов на подбор и отбор персонала	Положение об отборе и подборе персонала Разработка карты компетенций и квалификационных карт	Менеджер по персоналу совместно с руководителями отделов
Отобранные сотрудники в большинстве случаев не обладают нужными знаниями и навыками	Усовершенствование проведения собеседования, а также предварительного отбора претендентов (разработать рекомендации и стандартизированный бланк для проведения телефонного интервью)	Разработка схемы телефонного интервью, схема собеседования	Руководитель отдела персонала

Мероприятие 1. Разработка положения о подборе и отборе персонала. Это Положение необходимо для формализации подхода к найму персонала. Кроме того, положение о подборе и отборе персонала позволит привести к единому пониманию порядок отбора сотрудников в каждое из подразделений компании, поможет сотрудникам отдела кадров в координации своих действий с другими подразделениями.

Мероприятие 2. Разработка карты компетенции и квалификационной карты. Информация о требованиях к кандидату должна быть структурированной, приведенной в единую систему критериев и требований, профессиональных и личностных, к будущему сотруднику. Систему, учитывающую корпоративные установки компании относительно персонала, кадровой политики, особенности рабочего места, а также стратегические и текущие цели организации. Поэтому необходимо разрабатывать карту компетенции (профессиональный портрет, портрет идеального сотрудника) для каждой вакантной должности. В этом процессе должны участвовать менеджер по персоналу и руководитель соответствующего отдела. Именно портрет идеального сотрудника, а не квалификационная карта, значительно облегчит процесс отбора кандидатов на ключевую должность для специалиста по персоналу.

Мероприятие 3. Совершенствование системы проведения собеседования. Собеседование является наиболее широко применимым методом отбора кадров на ООО «Байкал», но отсутствует четко сформированная система его проведения. Поэтому подготовка к проведению отборочного собеседования, должна стать одной из составляющих мероприятий в рамках процесса отбора персонала. Для того чтобы сделать процесс отбора наиболее оптимальным, целесообразно использовать различные варианты проведения собеседований. Умение проводить различные виды собеседований предоставит дополнительные возможности для правильной оценки соискателей, а также позволит добиться высоких результатов работы.

Рис. .1. Рекомендуемая схема отбора на ООО «Байкал»

Посредством решения указанных проблем система выйдет на такой уровень функционирования, что сможет оказывать положительное влияние на достижение экономических и производственно-коммерческих целей организации.

Данную технологию отбора персонала можно рекомендовать специалистам по кадрам, HR-менеджерам.