Информационные технологии в деловых коммуникациях

Информация - это сведения, сообщения, дан- её результативность можно наблюдать через от- ные, определяющие уровень знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи. В управленческой деятельности информация необходима для анализа и принятия того или иного решения. На сегодняшний день информационный менеджмент - это, безусловно, важная сфера деятельности.

Предметом деловой коммуникации являются события, проблемы и договоренности в бизнесе, рассматриваемые как широкая сфера деятельности, направленной на извлечение прибыли.

Рассматривая управление предприятием, Р.Г. Мумладзе, И.Д. Афонин, А.И. Афонин и В.А. Смирнов считают, что «коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации, передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам, и институтам за её пределами» [7, 21].

Система управления становится основополагающей частью деловых коммуникаций, поскольку у предприятия существует видимая или невидимая связь с потребителем. Иными словами, система управления составляет внутреннюю коммуникацию между теми бизнес-процессами, которые непрерывно протекают на предприятии, а внешняя коммуникативная связь отражает взаимодействие предприятия с потребителем, а ветную реакцию потребителя в виде выручки от продаж (рис. 1).

Виды деловой коммуникации предприятия в сочетании могут дать высокую результативность в практической деятельности при оптимальном управлении бизнес-процессами. Внутренняя коммуникация позволяет достичь взаимосвязи и взаимодействия всех бизнес-процессов через сотрудников, которые являются субъектами управления на каждом этапе деятельности предприятия.

Таким образом, для таких процессов необходима организация структуры сбора, контроля входящей информации, ее распространения и анализа для прогноза ожиданий потенциальных и действующих клиентов, а также обеспечения всех бизнес - процессов необходимой информацией [6, 47].

В задачи информационных технологий в деловых коммуникациях входят:

• -    создание информационной системы на предприятии на основе готовых решений или разработки собственных;

• -    обеспечение информационных систем (далее - ИС) необходимым обслуживанием и перспективами дальнейшего развития;

• -    создание структуры работы с информацией на предприятии;

• -    эффективное пользование информацион- - управление человеческими ресурсами и ка-ными системами;                             питалом в рамках процессов работы с информа

цией;

- обеспечение защиты в рамках работы ИС [4].

Рис. 1. Виды деловой коммуникации на предприятии (Types of business communication at the enterprise)

Управление информационными ресурсами компании предполагает организацию процессов сбора, хранения, поиска, анализа, обработки, структурирования, перемещения, преобразования, использования данных и опирается на быстро развивающиеся IT и средства коммуникаций. Поддержка перечисленных процессов требует создания «необходимых и достаточных условий институционального и инфраструктурного характера», то есть не только использования современных IT, но и построение новых бизнес-моделей для управления предприятиями и реализации мероприятий по обеспечению кибербезопасности и защите корпоративной информации [6, 28].

Одно из средств автоматизации 1Т-процессов - это «1С:1Т1Т», система, которая позволяет автоматизировать все основные ITSM-процессы. Существенным преимуществом системы являет ся то, что это отечественное ПО, которое позволяет просто интегрироваться с другими учетными системами «1С».

Несмотря на то что ITSM описывает подходы к оптимизации ИТ-деятельности, эти подходы можно применять абсолютно в любых других сферах. Возникает вопрос: как понять эффективность IT-процесса, как его измерить? Процесс, в свою очередь, обладает определенными характеристиками. Характеристики процесса:

• -    измеримость

• -    определенный, ценный результат

• -    ориентация на заказчика

• -    определенные триггеры, запускающие процесс.

Использование информационных систем в виде CRM-приложений позволяет предприятию повысить устойчивость процессов сбыта продукции, генерируя эффективность стратегии ин- новационной модернизации посредством снижения таких негативных факторов внешней среды, как неопределенность взаимоотношений предприятия с потребителями [9, 29].

Web-сервисы, являясь системными программными инструментальными средствами, существенным образом влияют на эффективность модернизационной стратегии, что достигается за счет качественного информационного обеспечения реализуемых бизнес-процессов.

Стратегия инновационной модернизации интегрирует различные виды деятельности, включая проектную, технологическую и организационную подготовку производства, в результате чего у предприятия формируется инновационная подсистема.

Ее формирование начинается с появления элементов технологических инноваций (продукта и технологии), характеристики которых отвечают целям модернизации - выпуску продукции, качество которой обеспечивает конкурентоспособность предприятия в новых условиях деятельности. С целью повышения качества проектных разработок и сокращения сроков их выполнения предприятие интегрирует в свою деятельность системы автоматизированного проектирования. Они охватывают непосредственно процессы проектирования и процессы выполнения инженерных расчетов [6, 33].

В первом случае используется класс CAD-систем (Computer Aided Design), во втором применяются CAE-системы (Computer Aided Engineering).

Для обеспечения эффективности стратегии инновационной модернизации необходимо придать ей комплексный характер. Это, в частности, предполагает изменение существующих на предприятии организационно-производственных структур.

Создаваемые в рамках модернизационной стратегии организационно-производственные структуры должны соответствовать требованиям высокотехнологичного производства, поэтому для автоматизации технологических процессов предприятие ориентирует свою модернизационную стратегию на использование САМ-систем (Computer Aided Manufacturing) [1, 29].

В этом случае становится целесообразным применение производственных структур, сочетающих высокий уровень автоматизации и гибкости технологических процессов. Такими структурами могут стать, например, роботизированные комплексы.

Механизм поддержки жизненного цикла технологических инноваций, создаваемых предприятием в рамках реализации модернизационной стратегии, ориентируясь на CALS-технологии, предполагает использование информационных технологий и различных информационных систем.

Это могут быть системы, предназначенные для управления:

• -    производственными процессами (Manufacturing Execution System - MES-системы);

• -    процессами планирования потребностей в материалах (Material Requirements Planning -MRP-системы);

• -    процессами интеграции в единую систему производственных, трудовых, финансовых ресурсов и активов (Enterprise Resource Planning -ERP-системы);

• -    информацией о продукции (Product Data Management - PDM-системы);

• -    взаимоотношениями с потребителями (Customer Relationship Management - CRM-системы) [1, 33].

Руководителю нужна информационно -управляющая система, предназначенная для сбора, обработки и выдачи информации, с целью принятия управленческих решений и контроля их выполнения.

Основные платформы для коммуникаций: социальные сети, форумы, блоги, сервисы мгновенных сообщений. Наиболее популярные из них Facebook, Одноклассники, ВКонтакте, Instagram, WhatsApp. На сегодняшний день социальные сети выступают способом рекламы товаров и услуг и имеют наборы инструментов для рекламации.

Автоматизированная система управления (АСУ) - комплекс аппаратных и программных средств, а также персонала, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия.

АСУ применяются в различных отраслях. Термин «автоматизированная», в отличие от термина «автоматическая», подчеркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. АСУ с Системой поддержки принятия решений (СППР) являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений.

Одним из решений задачи по внедрению информационных технологий для оптимизации работы компании является «Delans» - комплексный программный продукт, разработанный на базе 1С: Управление небольшой фирмой под индивидуальные запросы компании.

Программный комплекс автоматизирует весь цикл процесса доставки: от загрузки заказов в базу до анализа доставки.

Функциональные возможности «Delans» приведены в таблице 1.

Внедрение АСУ в компанию способствует решению задач: оптимизации работы курьеров, созданию и ведению клиентской базы, автоматизации процесса оформления заказов, ведению складского учёта, ведению бухгалтерского учета, управлению ассортиментом, управлению персоналом.

Таким образом, применение информационных технологий в бизнесе помогает автоматизировать процессы на предприятии, что приводит к сокращению издержек, позволяет устранить человеческий фактор, который может приводить к искажению информации.

Корпоративная почта - незаменимый помощник для бизнеса и лицо организации: она помогает привлекать клиентов, вести переписку с контрагентами и партнерами, моментально обмениваться важными документами, макетами и прочими файлами, гарантирует своевременное получение важной информации, выполняет функцию автоответчика [4; 6-8].

Таб. 1. Функциональные возможности «Delans» (Functionality "Delans")

Автоматизация доставки	-    обработка заказов: присвоение статусов, загрузка и выгрузка перечня заказов из Excel и т.д. -    распределение заказов на активных курьеров - гибкая настройка зон для работы курьера -    отслеживание местоположения курьеров онлайн -    автоматическое добавление цены доставки и дополнительных услуг в заказы
Учет и статистика	-    интеграция с онлайн-кассами -    ведение управленческого учета и взаиморасчетов с контрагентами -    учёт возвратов и наложенных платежей -    ведение учета по собственному складу (товары на ответственном хранении) и складу-партнёру -    работа с другими учетными системами (API-интеграция) -    сквозная аналитика
CRM (управление взаимоотношениями с клиентами)	-    создание собственной базы контрагентов -    ведение карточек клиентов: отслеживание взаимодействия от первого звонка до покупки -    прослушивание телефонных разговоров -    сохранение документов - выставление счетов в 1 клик -    отправка писем на e-mail

Корпоративная почта позволяет отделить личную переписку сотрудников от служебной, что позволяет минимизировать отвлекающие от работы моменты. Кроме того, корпоративная почта позволяет руководству компании контролировать переписку сотрудников и управлять потоками информации, снизить зависимость от человеческого фактора [2; 9].

При управлении информационными ресурсами компании важнейшими задачами на предприятии принято считать следующие:

• -    управление информационными потребностями;

• -    управление данными и процессами работы с ними;

• -    управление информационным обслуживанием;

• -    управление информационными системами;

• -    управления IT-инфраструктурой предприятия и постоянный мониторинг ее состояния;

• -    управление архитектурой предприятия и ее развитием;

• -    управление 1Т-проектами.

Основными задачами управления бизнесом становится получение данных о его состоянии в реальном времени и управление на их основе экономических процессов.

Кроме того, чрезвычайно важно синхронизировать стратегические и операционные задачи бизнеса с развитием и текущей эксплуатацией ИС предприятия, а также построением архитектуры информационных систем в условиях постоянно изменяющегося ландшафта бизнес-процессов.

Таким образом, от качества управления информационными ресурсами зависит реализация корпоративной стратегии, конкурентоспособность и финансовая состоятельность предприятия.

• 1.    Александров, Д. В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 224 с.

• 2.    Бажин, Д. В., Чалкова, А. О., Богданова, Ю. 3. Модели управления // Актуальные вопросы науки и хозяйства: новые вызовы и решения. Сборник материалов L Международной студенческой научно-практической конференции. - Тюмень, 2016. - С. 508-510.

• 3.    Богданова, Ю. 3. Инновационные методы преподавания русского языка и культуры речи в неязыковом вузе // Перспективы науки. - 2019. - № 3 (114). - С. 68-71.

• 4.    Мумладзе, Р. Г., Афонин, И. Д., Афонин, А. И., Смирнов, В. А. Деловое общение: учебник. - М.: Русайнс, 2017. -176 с.

• 5.    Богданова, Ю. 3. О совершенствовании риторической компетенции у специалистов технического профиля // Гуманитарные и социальные науки. - 2019. - № 5. - С. 220-227.

• 6.    Богданова, Ю. 3. Тренинг профессионально-ориентированных риторики, дискуссии и общения. - Саратов, 2018. - 131 с.

• 7.    Венделева, М. А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров. Люберцы: Юрайт, 2016. - 462 с.

• 8.    Потапова, И. Н., Фатеева, И. А. К вопросу о теории обучения, основанной на ведущем канале восприятия, переработки и хранения информации // Проблемы современного педагогического образования. - 2019. - № 65-3. - С. 110-114.

• 9.    Izuymov, I. V., Sadykova, Н. N., Liman, I. A., Korenkova, S. I., Ignatova, Y. V., Bogdanova, Ju. Z. Economic and legal review of pretrial warning of insolvency in foreign legislation // Man in India. - 2017. - T. 97. - № 20. - P. 475-493.

INFORMATION TECHNOLOGY IN BUSINESS COMMUNICATIONS

Yulia Z. Bogdanova, candidate of philological Sciences, associate Professor.