Порядок оценки и мотивация поставщиков ОАО "Красноярский завод холодильников "Бирюса"

Широкий спектр закупочной деятельности порождает непростые проблемы в отношениях с поставщиками. К числу этих проблем относятся высокий уровень дефектности (несоответствие предъявляемым требованиям) и неудовлетворенность потребителей конечной продукцией. Очевидно, что система управления предприятием будет работать эффективно только тогда, когда материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия и все ресурсы, необходимые для получения конечной продукции, будут поставляться бездефектными [1].

Жесткие требования рынка заставляют пересматривать традиционные отношения «заказчик–поставщик». Необходимы методы, предупреждающие возникновение сложных проблем в их отношениях, а также реализация лозунга «Вместе сделаем, вместе выиграем». Для большинства компаний отношения с поставщиками становятся критическим фактором. При этом многие из них практически не проводят оценку эффективности своего сотрудничества. Взаимоотношения с поставщиками – это самые важные взаимоотношения из всех тех, которые поддерживает организация. Тремя основными аспектами этих взаимоотношений являются выбор, общение и исполнение [1].

Основной задачей руководителей и специалистов ОАО «Красноярский завод холодильников „Бирюса“» («КХЗ „Бирюса“») является установление партнерских отношений с поставщиками для взаимного повышения результативности и эффективности процессов, создающих ценность. Решение этой задачи требует изучения, понимания и применения предприятием современных методов управления поставщиками.

Для повышения ценности и успеха предприятия при совместной деятельности с поставщиками необходимо оценивать и выбирать последних на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями предприятия. Должны быть установлены критерии отбора, оценки и переоценки поставщиков, а также вестись и сохраняться записи о результатах оценки и всех необходимых действиях, вытекающих из оценки. Предприятию необходимо вовлекать поставщиков в процесс проектирования и разработки в целях распространения знаний и результативного и эффективного улучшения процессов выпуска и поставки продукции, обеспечивающих ее соответствие установленным требованиям. Важной и неотъемлемой частью также является признание и поощрение усилий и достижений поставщиков, их стимулирование к внедрению программ, направленных на постоянное улучшение их деятельности и к участию в других совместных инициативах по улучшению деятельности предприятия.

Отношение предприятия к своим поставщикам напрямую влияет на то, как его поставщики к нему относятся. Многие организации утверждают, что они выстраивают партнерские отношения со своими поставщиками. Однако в большинстве случаев это не больше чем риторика. Некоторые крупные корпорации о сознают свою власть над поставщиками и часто используют ее в своих целях. Большинство организаций установили неписаные правила поведения своих сотрудников по отношению к поставщикам. Эти правила и убеждения в значительной степени воздействуют на оценку эффективности работы поставщика.

В настоящее время проблема качества весьма важна не только для потребителя конечной продукции, но и для ее производителей. При этом, чем больше комплектующих изделий используется при изготовлении конечной продукции, тем больше судьба этой конечной продукции, а следовательно, и выпускающего ее предприятия зависит от качества продукции поставщиков.

Именно поэтому ОАО «Красноярский завод холодильников „Бирюса“» придает особое значение работе с поставщиками. И подтверждением тому может служить тот факт, что в текущем году проведена первая конференция по качеству с поставщиками предприятия, на котором был провозглашен главный принцип работы с поставщиками: «Наш по ставщик – тот, кто занимается постоянным совершенствованием своей системы качества на основе международных стандартов (МС) ИСО серии 9000 с учетом приоритетности требований потребителя».

Задача внедрения на Красноярском заводе холодильников «Бирюса» системы качества на основе МС ИСО 9001 определила необходимость пересмотра многих аспектов взаимодействия с поставщиками и приведения деятельности предприятия в соответствие с требованиями раздел 4.6 «Закупки» этого стандарта. Одним из элементов, претерпевших значительные изменения, стала оценка поставщиков.

Служба качества поставок дирекции по качеству ОАО «КЗХ „Бирюса“» в течение нескольких лет создавала систему оценки поставщиков. Эта работа была развернута с целью реализации политики руководства предприятия в области качества и проводилась в рамках проекта по совершенствованию системы качества ОАО «КЗХ „Бирю-са“», направленного на создание и совершенствование общей методологии руководства качеством, развитие взаимоотношений с поставщиками, внедрение статистичес- ких методов контроля и управления качеством продукции и процессов, внедрение новых информационных технологий.

Раздел этого проекта, охватывающий взаимоотношения с поставщиками, – один из самых важных, поскольку качество холодильной техники, производимой предприятием, в значительной мере зависит от качества поставляемых комплектующих. Данный раздел охватывает широкий спектр работ – от совершенствования методов контроля и правил приемки до адаптации и внедрения элементов QS-9000.

Для обеспечения функционирования системы качества ОАО «КЗХ „Бирюса“» разрабатываются новые методы, документы, программные средства. В частности, требования п. 4.6.2 «Оценка субподрядчиков» МС ИСО 9001 реализуются путем выполнения ряда процедур, среди которых важнейшее место занимает оценка поставщика.

Эффективная работа поставщика означает, что поставка будет осуществлена вовремя, с заданным уровнем качества, в необходимом количестве, в установленные сроки и по оптимальной цене. Накладки и перебои случаются у всех, главное, чтобы это не стало системой.

В настоящее время на заводе ОАО «КЗХ „Бирюса“» действует интегрированная система оценки качества поставщиков по ряду критериев. Оценка действующих поставщиков производится отделом материально-технического снабжения (ОМТС) один раз в год по итогам работы с ними. Указанные в договоре (контракте) качество, стоимость, сроки поставки, условия оплаты сравниваются с фактическими, взятыми из отгрузочных и платежных документов. По результатам оценки каждый из по ставщи-ков условно получает одну из четырех категорий [1]:

• –    А – полностью удовлетворительная (незначительные отклонения коммерческого или технического вида);

• –    В – в основном удовлетворительная (незначительные отклонения коммерческого или технического вида; требуется оставление за собой права изложения своей точки зрения или корректирующие действия);

• –    АВ – условно удовлетворительная (серьезные отклонения, допуск на поставку только по особому разрешению);

• –    С – неудовлетворительная (без явных изменений не заслуживает внимания, в противном случае – проведение мероприятий по улучшению качества).

Для отмеченных выше категорий определен базовый набор управляющих воздействий: для полностью удовлетворительных поставщиков – поощрительные акции, для неудовлетворительных – меры управления различной степени жестко сти и санкции, вплоть до отказа от закупок для поставщиков категории С.

По действующей системе оценки качества поставщики предприятия ОАО «КЗХ „Бирюса“» делятся на допущенных и недопущенных к серийным поставкам.

• –    недопущенные – это поставщики, которые в результате проведения текущей оценки получили оценку С, а также неудовлетворительные заключения технических служб. С данными поставщиками проводятся мероприятия по улучшению качества поставляемого материала либо сотрудничество прекращается.

• –    допущенные поставщики – поставщики, которые в результате проведения текущей оценки получили оценки А, В, АВ, а также положительные заключения технических служб. В разряд допущенных поставщиков также могут быть внесены и поставщики с оценкой С – это поставщики-монополисты, с которыми составляются мероприятия по улучшению качества поставляемых материалов без прекращения работы с ними.

Проводя оценку поставщика и фиксируя ее формально, имеет смысл следовать правилу Парето 80/20: 80 % расходов предприятия приходится на 20 % поставщиков. Это именно те поставщики, чью эффективность необходимо отслеживать с помощью системы оценки. Обратная связь с остальными поставщиками будет менее формальной и выразится в повторных заказах или прекращении отношений. Важно, чтобы предприятие не сделало систему оценки слишком сложной и трудной в управлении.

Система оценки поставщика разрабатывалась долго и сложно, что обусловлено в основном организационными причинами. Необходимо было продумать и создать процедуры взаимодействия различных подразделений ОАО «КЗХ „Бирюса“», обучить персонал, обосновать и внедрить методы применения результатов оценки в контрактных ситуациях, т. е. превратить методические разработки в инструмент анализа самых разнородных данных о поставщике, получаемых из различных источников, создать механизмы применения результатов анализа для улучшения деятельности служб предприятия, а также качества внешних поставок (рис. 1).

Чрезвычайно важная часть работ – налаживание взаимодействия с поставщиком, т. е. с объектом исследования и оценки. Методика оценки, а особенно ее результаты, обсуждались на многочисленных встречах с поставщиками. И в настоящее время можно утверждать, что система оценки поставщика заняла прочное место среди инструментов, применяемых в работе по повышению качества как на ОАО «КЗХ „Бирюса“», так и у поставщиков.

Внедрение новых методов оценки поставщиков выгодно как для предприятия, так и для его деловых партнеров. Эта оценка – не только средство для сравнительного анализа предприятий-поставщиков и оказания обоснованного давления на неудовлетворительных поставщиков. Она позволяет оперативно выявлять тенденции в показателях качества продукции поставщиков и своевременно предпринимать корректирующие действия, акцентирует внимание на качестве и помогает отслеживать динамику его изменения. Использование методики оценки поставщиков означает не только появление нового инструмента, но и выход на качественно новый уровень во взаимоотношениях сторон – уровень современных подходов к идентификации, осмыслению проблем качества, надежности и совместному их решению в процессе сотрудничества, а не противостояния [2].

Значительные средства ОАО «КЗХ „Бирюса“» были вложены в создание информационной системы оценки поставщиков, позволяющей с минимальными затратами времени и труда вести непрерывный мониторинг деятельности поставщика в области качества по всем интересующим аспектам. Система способна автоматизированно выполнять ежемесячные расчеты оценок, определять категории поставщиков, ранжировать их как по интегральным, так и по частным оценкам; она позволяет исследовать деятельность групп или отдельных поставщиков, просматривать исходные данные, обработка которых приводит к формированию оценки, и т. д. Программное обеспечение входит в заводскую информационную систему как полноправный и чрезвычайно важный компонент. Совокупность показателей и оценочных шкал является динамичной системой, подвергаемой периодическому пересмотру с последовательным ужесточением требований. Этот пересмотр проводится с учетом всех накопившихся замечаний, при этом корректируются состав показателей и оценочные шкалы. Таким образом, создание и внедрение методики оценки поставщиков завершено, а ее применение документировано.

Поставщики предприятия ОАО «КЗХ „Бирюса“» оцениваются по следующим критериям:

• –    качество (наличие сопроводительной документации, качество продукции на входном контроле, состояние упаковки, маркировки);

• –    время (сроки поставок, их гарантированность, готовность к поставкам, соблюдение сроков, гибкость поставок);

• –    цена (условия оплаты и условия поставок, кредитоспособность, скидки, страховка);

• –    сервис (межфирменная коммуникабельность, запросы, консультации, готовность к кооперации, готовность к удовлетворению необходимых пожеланий);

• –    общие критерии (имидж, производственная мощность, политика продаж, наличие транспортных коммуникаций) [1].

Показатель качества поставщика отражает любые проблемы, возникшие после приемки продукции как на производственной линии, так и в условиях эксплуатации. В соответствии с оценками качества различные дефекты могут определяться по-разному, а именно: отсутствуют, отдельные, повторяющиеся, критические, главные, недостаточно, полностью непригодно. Представим шкалу и критерии (показатели), по которым оценивается поставщик с указанием весомости каждого критерия (см. таблицу).

Каждый рассматриваемый критерий (показатель) оценивается по шестибалльной шкале. С этой целью значения анализируемого критерия (показателя) в натуральных единицах измерения ранжируются для всех поставщиков. Худшему значению критерия (показателя) присваивается 0 баллов, лучшему – 6 баллов. Балльная оценка j -го критерия (показателя) для i -го поставщика определится по формуле [3]:

Б j = 1 + Nj - Nxygj (10 -1), (1) N луч j N худ j где Бij – балльная оценка анализируемого j-го критерия (показателя) для i-го поставщика; Nij – значение анализируемого j-го критерия (показателя) для i-го поставщика в натуральных единицах измерения; Nхуд j – худшее значение анализируемого j-го критерия (показателя) среди всех поставщиков в натуральных единицах измерения; Nлуч j – лучшее значение анализируемого j-го критерия (показателя) среди всех поставщиков в натуральных единицах измерения.

Приказы, распоряжения, реше мя л

Требования ГОСТ Р ИЗО ИО' , мероприятия по результатам е наг и за i c-p:o--xni

Руководства го качеству С1

со сгсрсны высшего руковщк-ва CZ

OMTC

СлХ'НТбЭ качества

ОЫТС

A-0

n

Е II

и

Mk -<

JJ

Оценка и мотивация поставщиков ________ЛО

М1

Персона! i СЛОТ ^=ТПГПу Л! I |ЕЙ квалификации

Вздемке гмстра питнзштн П'

Г| II 1 h > 1 ,ЛН ,41 1 II- •; । ■.".■	I ■ "г М I -К 1 -Г
Н J\T. -: Ьч -Г т.	-.-.Г ,.|..1 х.-.еот

Няяпяимп: «Оионо и мптипянмя постят цикли к

ПСГЗВЩИ ш ОАЭ ■ КЗА хБнрмал

М2

Инфраструктура (п ^пенники программнсе соеспече-ме, средство связи, канцелярия, LJ >ЖЗб| ис jGcliichci ИС и .д )

Рис. 1. SADT-диаграмма процедуры «Оценка и мотивация поставщиков»

Представим графическую иллюстрацию применения метода интерполяции для балльной оценки критериев (рис. 2): для случая, когда худшее значение критерия (показателя) меньше лучшего значения (например, сокращения срока поставок) (рис. 2, а ), и для случая, когда худшее значение критерия (показателя) больше лучшего значения (например, цена продукции, другие ценовые показатели) (рис. 2, б) . Балльная оценка анализируемого j -го критерия (показателя) для I -го поставщика находится в интервале 0 < Б. < 6 [3].

Каждому критерию (показателю) присваивается коэффициент весомости в j , отражающий относительную значимость критерия (показателя). Коэффициенты в j формируются экспертно с учетом достижения целей оценки. При установлении коэффициентов весомости необходимо соблюдение условия, при котором сумма коэффициентов весомости всех критериев (показателей) должна быть равна единице:

n

!в _у- = 1,                        (2)

j = 1

где n - число рассматриваемых критериев (показателей).

Суммарная оценка i-го поставщика определяется по формуле nn

Z Б -j = Z ( в _у Б _у ) ^ 6,                (3)

j = 1          j = 1

где E j. - балльная оценка j -го критерия (показателя) для i -го поставщика; в j — коэффициент весомости j -го критерия (показателя); n - число рассматриваемых критериев (показателей).

Итак, каких же результатов достигло ОАО «КЗХ „Би-рюса“» в результате внедрения методики оценки и мотивации поставщиков? Функционирующая автоматизированная система оценки поставщиков дает руководителям и персоналу полную, достоверную и систематизированную информацию о качестве поставок. Автоматически формируемый рейтинг поставщиков в совокупности с данными о качестве продукции и его динамике, предоставляемыми с необходимой степенью детализации, применяется персоналом службы качества поставок дирекции по качеству и подразделений дирекции по закупкам для принятия тактических и оперативных решений. Набор мер управления, принимаемых в отношении постав-

а

б

Рис. 2. Применение метода интерполяции для балльной оценки критериев: а - N х _уд j >  N_лу ч_j ; б - N х _уд >  N _луч

Фактор Баллы 6 5 4 3 2 1 0 Суммарная оценка Б-j, балл Очень хорошо Хорошо Скорее хорошо Нейтраль но Скорее плохо Плохо Очень плохо Дефекты отсутствуют Отдельные дефекты Повторяющиеся дефекты Критические дефекты Главные дефекты Недостаточно Полностью непригодно 30 % Качество 25 % Время 20 % Цена 15 % Сервис 10 % прочие 2 100 % n Z Б» j=1 У щиков, допускающих дефекты в поставляемых изделиях, зависит от оценки – статуса предприятия-поставщика в глазах потребителя – ОАО «КЗХ „Бирюса“». В настоящее время решается вопрос о взаимоувязке результатов оценки поставщиков при работе по контрактам и оптимизации распределения объемов поставок. Отдел материально-технического снабжения уже распределил объемы поставок на 2008 г. с учетом предложенных цен, условий поставки, интегральной оценки поставщиков и уровня качества закупаемых комплектующих и материалов.

Эффективность разработанной системы оценки поставщиков выразилась в росте их активности в области повышения качества продукции, расширения сферы взаимодействия с потребителем, внедрения передовых методов управления производством и качеством, в разработке и внедрении систем качества на базе международных стандартов ИСО серии 9000.

Методика оценки поставщиков завоевала признание и на общероссийском уровне – среди производителей холодильной техники и их поставщиков. В 2008 г. ОАО «КЗХ „Бирюса“» приняло решение распространить методику в отрасли и применять оценки в качестве критерия при выборе кандидата на получение специальной премии «Лучший поставщик года» (рис. 4).

Рис. 4. Процедура определения лучшего поставщика

Появление новой традиции по результатам работы в течение года награждать поставщиков специальными дипломами «Лучший поставщик ОАО «КЗХ „Бирюса“» положительно сказывается на результатах деятельности предприятия, так как качество услуг или продукции предприятия, а соответственно и его конкурентоспособность, в большей степени зависят от качества работы его поставщиков.

Подводя некоторые итоги, можно сделать вывод, что усилия разработчиков не были напрасны – создана система, востребованная многими предприятиями, и не только в области производства холодильной техники. Система оценки поставщиков представляет собой именно метод, а следовательно, она вполне переносима и на другие от- расли промышленности. Кроме того, как и любой другой метод, эта система открыта для внесения изменений и способна к развитию.