Внедрение бережливых технологий в деятельность профессиональной образовательной организации: управленческий аспект

Введение Современный период развития общества, по мнению ученых, имеет ряд характеристик, обусловленных многообразием факторов: нестабильность, неопределенность, сложность, неоднозначность протекающих процессов; глобализация, информатизация и цифровизация практически всех сфер жизни; интенсивное развитие информационных потоков, увеличение количества социальных институтов, воздействующих на человека; многообразие выбора и увеличение степени его свободы [1]. Постоянные изменения и нахождение в зоне риска становятся неотъемлемой частью функционирования профессиональных образовательных организаций, деятельности педагогических коллективов и административных команд. В этой связи представляется актуальным поиск механизмов, обеспечивающих не только устойчивое функционирование и деятельность ПОО, решение текущих задач, но и возможность постоянно создавать дополнительные преимущества, предвосхищая, опережая будущие изменения среды, экономики, общества, реализовывать открывающиеся возможности и снижать угрозы и риски. Управленческим командам и педагогическим коллективам ПОО важно уметь быстро ориентироваться в ситуации, принимать решения в самое короткое время, быстро находить ресурсы и исполнять задуманное, т. е. по сути, управлять изменениями, происходящими в сфере образования, на уровне одной организации. Теоретические подходы, научные концепции управления изменения- ми нашли отражение в трудах как зарубежных (И. Ансофф [2], Дж. Коттер [3], А. Маслоу [4], Ричад Р. Нельсон, Сидней Дж. Уинтер [5]), так и российских исследователей (С. И. Ашмарина [6], Б. Н. Герасимов [7], О. М. Павловец [8], Н. Г. Подвойская [9]).

Соглашаясь с мнением ряда ученых, что классические технологии управления в чистом виде уже не работают, можно говорить о синергии технологий управления, суть которой заключается в том, чтобы определенная совокупность элементов, действий давала, более высокий результат, чем каждый элемент или действие в отдельности [10]. При таком подходе актуализируются вопросы, с одной стороны, рационального использования в процессе функционирования и деятельности ПОО всех имеющихся ресурсов, совершенствования, оптимизации основных и вспомогательных процессов, минимизации рисков и потерь, а с другой стороны, ориентации на максимальное удовлетворение потребностей и запросов потребителей услуг (не только обучающихся, но и членов коллектива, работодателей, родителей).

В связи с этим коллективы ПОО стали обращаться к опыту внедрения в управление бережливых технологий, методы и инструменты которых позволяют в достаточно короткие сроки с наименьшими затратами кардинально изменить работу образовательной организации и повысить эффективность ее функционирования в несколько раз [11; 12].

Цель статьи — обобщить опыт внедрения ГБПОУ «Копейский политехнический колледж имени С. В. Хохрякова» бережливых технологий в управление профессиональной образовательной организацией и проиллюстрировать их внедрение в контексте полученных эффектов.

Материалы и методы исследования

Исследование проводилось посредством анализа практического опыта педагогического коллектива ГБПОУ «Копейский политехнический колледж имени С. В. Хохрякова» по внедрению в деятельность бережливых технологий (таких инструментов, как 5С, 5 «почему», канбан, картирование процессов и др.).

Для сбора информации применялось анкетирование членов коллектива колледжа, обучающихся, родителей, социальных партнеров, интервьюирование, опрос, беседы, наблюдение, изучение научной и специальной литературы, информации на официальных сайтах образовательных организаций, входящих в общественную организацию «Лига бе- режливых профессиональных образовательных организаций Российской Федерации»1.

Обработка полученных данных осуществлялась с использованием методов анализа, сравнения и обобщения информации, обсуждения идей и ключевых выводов.

Теоретические методы позволили определить концептуальные подходы к подбору инструментов бережливых технологий и выработать основные подходы к внедрению бережливых технологий в деятельность колледжа.

Результаты исследования и их обсуждение

Управление ПОО в условиях постоянных изменений характеризуется направленностью на рациональное использование имеющихся ресурсов, минимизацию потерь и сокращение возможных рисков, а управление изменениями и рисками как одно из направлений деятельности руководителей образовательных организаций и объединений стало самостоятельным предметом для исследования уже более десяти лет назад (А. А. Данилюк [13], О. Б. Искалиева [14], Е. В. Островский [15], О. А. Рябова [16]).

Изменения как объективные и неотъемлемые составляющие деятельности ПОО, на наш взгляд, могут быть планируемыми, непланируе-мыми и непредсказуемыми.

Планируемые изменения мы рассматриваем как систематические действия, направленные на преобразования, достижение конкретных целей и поставленных задач. Примером могут служить изменения, предусмотренные национальными, федеральными, региональными проектами, программой развития образовательной организации, а также иными долгосрочными или кратковременными проектами, инициированными самими ПОО.

Непланируемые, но предсказуемые изменения обусловлены внешними или внутренними факторами. Например, внедрение новых производственных технологий, изменения в законодательстве, смена общей парадигмы в определенной сфере деятельности могут повлечь за собой открытие новых специальностей, модернизацию материально-технической базы, изменение требований к кадрам, содержанию образования.

Непредсказуемые изменения — это ситуации, которые в экономике называют «черный лебедь» [17]; крайне редкие, труднопредсказуемые события, приводящие к глобальным изменениям в экономике и социуме. Примером такого «черного лебедя» для системы профессионального образования можно назвать пандемию COVID-19, которая потребовала быстрого перехода на реализацию образовательных программ с применением технологий дистанционного обучения.

Основная цель управления изменениями в ПОО — обеспечить быструю адаптацию к внешним условиям, устойчивое развитие и стабильное функционирование образовательной организации через оптимизацию основных процессов, совершенствование подходов к управлению кадрами и имуществом, формирование конструктивных способов взаимодействия с внешней средой и клиентами. Анализ источников и практический опыт показал, что достижению этой цели способствует внедрение бережливых технологий в деятельность ПОО.

Не вызывает сомнений утверждение, что бережливые технологии в образовании способствуют повышению эффективности всех внутренних процессов в ПОО, качества предоставления образовательных услуг, и, как следствие, наблюдается достижение высокой степени удовлетворенности как внешних, так и внутренних клиентов.

ГБПОУ «Копейский политехнический колледж имени С. В. Хохрякова» принимает участие в реализации проекта Челябинской области по внедрению бережливых технологий в региональной системе образования (приказ Министерства образования и науки Челябинской области от 30.09.2021 № 01/2488) с 2022 г., на базе колледжа организована работа проектного совета и проектного офиса, успешно реализовано 12 проектов по оптимизации процессов по разным направлениям деятельности. На основе анализа имеющегося опыта можно утверждать, что на эффективность применения бережливых технологий в деятельности ПОО влияют, как минимум, следующие три фактора:

– сформированность бережливого мышления у участников образовательного процесса: руководящих работников, сотрудников, педагогов, обучающихся. В фокус внимания руководителей ПОО входят командная работа, взаимозаменяемость и взаимная ответственность за результат, совместное принятие решений, адекватных ситуации, объективный анализ данных, сбалансированная система показателей, полное погружение всех заинтересованных лиц в оптимизируемые процессы, выстроенная система контроля результатов;

– наличие сбалансированной системы показателей (ССП), обеспечивающей стратегическое, тактическое и оперативное управление

ПОО на основе анализа имеющейся информации, данных, полученных в ходе мониторингов, оценочных процедур, обмена информацией между членами коллектива. ССП предполагает, что владение сотрудниками ПОО информацией в необходимом и достаточном объеме, понимание и принятие целей, задач организации и ее подразделений повышает их мотивацию, а административной команде позволяет гибко и своевременно реагировать на происходящие изменения внешней и внутренней среды;

– своевременность, актуальность, достаточность и достоверность информации о состоянии основных показателей эффективности процессов и доступ к ней сотрудников в режиме 24/7.

Рассмотрим каждый из факторов более детально.

Одним из условий минимизации потерь и успешности внедрения бережливых технологий в деятельность ПОО является формирование команды единомышленников. Отметим, что умение работать в команде в настоящее время фиксируется как необходимая компетенция сотрудника, работника, специалиста любого уровня, важный софт-скилл и часть корпоративной культуры организации (ФГОС СПО устанавливает требование формирования у выпускников ОК 4 Эффективно взаимодействовать и работать в коллективе и в команде1, Национальное агентство развития квалификаций обозначает эту ОК как одну из четырех интегративных компетенций, необходимых для занимания определенной должности [18]). Примерами организации командной работы в педагогическом коллективе могут быть методические объединения, временные творческие коллективы, цикловые комиссии, на уровне управления это — организация работы административной команды по принятию управленческих решений и реализации поставленных задач в контексте применения бережливых технологий, взаимодействия внутри команды проектов по оптимизации процессов.

Командная работа предполагает четкое понимание функционала друг друга в решении поставленных задач; взаимосвязь и зависимость достижения результатов от действий каждого участника команды; устанавливает зоны совместной и личной ответственности;

позволяет учитывать дополнительные возможности людей для их взаимозаменяемости.

Проиллюстрируем вышесказанное примером обобщенного распределения функционала директора, заместителей директора, на основе которого выстраивается спектр задач и взаимодействие с подчиненными сотрудниками, коллегами, партнерами при подготовке и организации мероприятий, образовательных событий, реализации оптимизируемых процессов (табл. 1).

Таблица 1

Должность	Функционал
Директор	Координация взаимодействия членов команды. Легитимация проектов, образовательных и иных событий, зон ответственности. Осуществление контроля. Взаимодействие с социальными партнерами
Заместитель директора по УР	Организация учебного процесса во время подготовки и проведения мероприятий. Подготовка распоряжений по студентам и преподавателям, распределение нагрузки. Организационное сопровождение
Заместитель директора по УМР	Методическое обеспечение, IT-сопровождение, организация повышения квалификации, стажировки (при необходимости). Взаимодействие со СМИ, ПОО, социальными партнерами. Организационное сопровождение
Заместитель директора по ВР	Организация работы волонтеров, сотрудников библиотеки. Взаимодействие со СМИ, социальными партнерами. Информационное сопровождение, фотовидеофиксация. Организационное сопровождение
Заместитель директора по УПР	Подготовка площадок на базе мастерских, лабораторий (при необходимости). Взаимодействие с работодателями, другими ПОО. Организационное сопровождение
Заместитель директора по ОВ	Подготовка материально-технической базы. Организация работы столовой (при необходимости), хозяйственной части, обеспечение санитарно-гигиенического состояния помещений. Взаимодействие с органами безопасности
Заместитель директора по ФЭР	Финансовое обеспечение

Распределение функционала директора, заместителей директора ПОО в командном взаимодействии

Формирование команды единомышленников позволило получить «бережливый эффект»: сокращение времени на распределение функций, полномочий, постановку задач при организации мероприятий; рациональное использование временных, кадровых, материальных ресурсов, минимизацию таких потерь, как ненужная обработка, ожидание, лишние движения людей, нереализованный потенциал сотрудников.

Повышению эффективности внедрения бережливых технологий в деятельность колледжа способствует сбалансированная система показателей как набор ключевых метрик, индикаторов, отражающих текущее состояние основных процессов в ПОО. Основная задача ССП — минимизировать затраты любых ресурсов при достижении стратегических, тактических и оперативных целей и задач [19].

Для формирования ССП на уровне колледжа:

• -    мы проанализировали те показатели, которые являются маркерами для определения эффективности функционирования ПОО (например, аккредитационные показатели, показатели федеральных и региональных мониторингов,

программы развития, отчета о самообследова-нии, независимой оценки качества образования, конкурсов для ПОО);

• -    обобщили полученные данные с позиций сбалансированности, доступности, релевантности, возможности количественного выражения показателей;

• -    объединили схожие показатели в группы;

• -    закрепили ответственных за достижение конкретных показателей с учетом функционала и должностных обязанностей сотрудников;

• -    определили контрольные точки мониторинга достижения показателей.

Полученный «бережливый эффект»: распределение ответственности за достижение показателей между руководящими работниками и членами коллектива обеспечило их включенность в аналитическую деятельность, обеспечило единое понимание легитимности требований по достижению показателей, сокращение времени не только на подготовку отчетной документации, сбор необходимых данных для оценки состояния процесса и принятия управленческих решений, но и на включение в работу новых показателей. Нами получен также непланируемый эффект: формирование у членов административной команды единого подхода к обработке массива данных, а также переход на планирование деятельности сотрудников и педагогического коллектива с учетом установленных показателей. Это обеспечивает консолидацию кадров, осознание сопричастности каждого члена коллектива к результативности и эффективности деятельности колледжа и взаимную ответственность за итоговые результаты, формирует стремление к бережливому использованию имеющихся ресурсов. В целом ССП позволяет системно координировать деятельность колледжа в каждом функциональном направлении, а также стандартизировать процессы.

Как показал опыт внедрения бережливых технологий в деятельность колледжа, на минимизацию потерь, успешность оптимизации процессов влияет качество информации, которая используется при принятии решений, а именно актуальность, своевременность, достоверность, достаточность необходимой информации, свободный доступ к ней сотрудников ПОО с возможностью одновременной работы в режиме онлайн. Исходя из анализа реализованных на базе колледжа проектов по оптимизации процессов можно утверждать, что основными инструментами, удовлетворяющими данным требованиям, являются инструменты Яндекс (яндекс-формы, яндекс-доски, яндекс-документ, яндекс-табли-ца и др.), рабочие чаты в мессенджерах или на образовательных платформах. Например, размещение на яндекс-диске текста отчета о са-мообследовании ПОО, отчета о выполнении показателей программы развития с открытым доступом к текстам данных документов ответственных лиц позволяет сократить временные затраты на внесение изменений в данные, на согласование документа, а также убирает такие потери, как: перепроизводство (излишние расходы на бумагу и тонер для распечатывания черновых вариантов отчетов); ожидание (у руководителя ПОО есть возможность просматри- вать документ и делать корректировки по ходу формирования текста); ненужная обработка (исключается копирование текста из одного файла в другой); транспортировка (отсутствует необходимость нести материалы в бумажном виде из одного учебного корпуса в другой).

Выводы

Проведенный анализ и обобщение опыта реализации на базе ГБПОУ «Копейский политехнический колледж имени С. В. Хохрякова» проектов по оптимизации процессов с применением технологий бережливого управления позволили сделать следующие выводы:

• -    применение бережливых технологий позволяет выявлять и устранять все виды потерь, которые существуют или возникают в процессе деятельности ПОО, что, в свою очередь, положительно влияет на качество предоставляемых услуг;

• -    носителями инноваций, новых идей, проектов являются люди, поэтому при внедрении технологий бережливого производства в деятельность образовательной организации целесообразно сформировать команду единомышленников, уделять внимание вопросам формирования бережливого мышления у всех участников образовательных отношений;

• -    эффективным методом управления при внедрении бережливых технологий, который позволяет системно координировать протекание всех процессов функционирования ПОО, основываясь на определенных показателях ее деятельности, является система сбалансированных показателей.

Сделанные нами выводы, безусловно, нельзя назвать исчерпывающими для характеристики значимости полученных результатов и эффектов внедрения бережливых технологий в деятельность профессиональной образовательной организации, однако надеемся, что приведенное нами обоснование будет полезно для специалистов, нацеленных на оптимизацию основных процессов функционирования ПОО.